S’accrocher à des pratiques de gestion des contrats dépassées revient à utiliser un vieux téléphone à l’ère des smartphones. Il est surprenant de constater que de nombreuses organisations continuent de s’appuyer sur des méthodes archaïques, inconscientes des coûts cachés et de l’inefficacité qu’elles perpétuent. Notre récente enquête auprès de 200 professionnels a révélé que 66 % des entreprises créent encore des contrats à l’aide de traitements de texte tels que MS Word ou Google Docs, ce qui témoigne d’une dépendance importante à l’égard d’outils qui ne sont pas spécifiquement conçus pour une gestion complète des contrats.

Les pièges des pratiques obsolètes en matière de gestion des contrats

1. Stockage décentralisé: L’enquête indique que 17 % des entreprises stockent les contrats sur des disques locaux, ce qui pose des problèmes d’accessibilité et de contrôle des versions. Cette approche fragmentée augmente le risque de perte ou d’obsolescence des contrats, ce qui complique les efforts de mise en conformité et de récupération.
2. Dépendance à l’égard du courrier électronique: Avec 65,67 % des entreprises qui s’appuient sur le courrier électronique pour réviser et finaliser les contrats, le risque de mauvaise communication et d’erreurs s’accroît. Les fils de courriels peuvent devenir alambiqués, ce qui rend difficile le suivi efficace des modifications et des approbations.
3. Suivi manuel: 32,67 % des entreprises continuent de suivre manuellement les échéances des contrats, ce qui augmente la probabilité de ne pas respecter les renouvellements ou les expirations, ce qui peut entraîner des pénalités financières ou la perte d’opportunités commerciales.

Le coût du retard

Selon World Commerce & Contracting (WorldCC), une mauvaise gestion des contrats peut éroder jusqu’à 9 % du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise.

Cette perte de valeur est due à l’inefficacité, aux erreurs et aux opportunités manquées inhérentes à des pratiques dépassées.

Forrester Research souligne que le marché de la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) évolue, les solutions modernes offrant des capacités bien supérieures aux méthodes traditionnelles.

Les organisations qui ne parviennent pas à s’adapter risquent de se retrouver dans une situation de désavantage concurrentiel.

Lire aussi : Qu’est-ce que la gestion des contrats ? Un guide complet

Adopter des solutions modernes

Pour abandonner les pratiques dépassées, envisagez les étapes suivantes :

1. Centraliser le stockage des contrats: Mettez en place un référentiel unifié pour que toutes les parties prenantes aient accès aux versions les plus récentes des contrats, afin d’améliorer la collaboration et la conformité.
2. Automatiser les flux de travail: Utiliser les systèmes CLM pour rationaliser le cycle de vie des contrats, de la création et de la négociation à l’exécution et au renouvellement, en réduisant les erreurs manuelles et en accélérant les processus.
3. Exploiter l’analytique: Les plateformes CLM modernes offrent des outils d’analyse permettant de contrôler les performances des contrats, d’identifier les goulets d’étranglement et de prendre des décisions stratégiques en connaissance de cause.

Conclusion

Gestion des contrats avec des méthodes dépassées n’est pas seulement inefficace, cela pose des risques significatifs pour les résultats de votre organisation. En adoptant des solutions modernes de gestion des contrats, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité, réduire les risques et se positionner pour un succès durable.

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