HubSpot est une plateforme de gestion de la relation client (CRM) robuste qui permet aux entreprises de rationaliser les ventes, le marketing et le service client. En intégrant la solution Oneflow pour les contrats numériques avec HubSpot, vous pouvez transformer la façon dont votre équipe gère les contrats et les workflows Hubspot. L’envoi, la gestion et le suivi des contrats directement dans HubSpot réduisent les tâches manuelles fastidieuses et créent une expérience utilisateur sans effort.
Avec l’intégration HubSpot x Oneflow, vous pouvez :
- Automatiser la création, l’envoi et la signature des contrats
- Synchroniser les données du contrat avec les enregistrements HubSpot et vice-versa (synchronisation bidirectionnelle)
- Suivre les mises à jour du statut du contrat directement dans HubSpot
- Gagner du temps et réduire les erreurs en éliminant la nécessité d’utiliser plusieurs outils.
Mais comment tirer le meilleur parti de cette intégration ?
Utiliser l’énorme potentiel des Workflows HubSpot, peut être une vraie chance pour votre entreprise. On vous explique tout.
Que sont les Workflows HubSpot ?
Les Workflows HubSpot permettent d’optimiser les processus contractuels. Les Workflows sont des outils d’automatisation conçus pour gagner du temps et rationaliser les opérations. En les combinant avec les capacités de contrat numérique de Oneflow, vous améliorez l’efficacité. Par exemple, vous pouvez
- Envoyer des e-mails de suivi
- Mettre à jour les valeurs de propriété dans les enregistrements (c’est-à-dire les transactions, les contacts, les entreprises)
- Assigner des tâches aux membres de l’équipe
Imaginez la génération et l’envoi automatiques d’un contrat dès qu’une affaire atteint une étape spécifique ou le déclenchement d’un rappel de renouvellement pour un contrat arrivant à expiration. Ces automatisations peuvent dynamiser votre processus de vente.
Configuration de l’intégration
Avant de plonger dans les Workflows, vous devez intégrer Oneflow à HubSpot:
- Installez l’application Oneflow : Visitez le HubSpot App Marketplace et recherchez Oneflow. Cliquez sur « Installer » et suivez les instructions pour connecter vos comptes HubSpot et Oneflow.
- Mettez en correspondance les propriétés : Synchronisez les propriétés pertinentes entre HubSpot et Oneflow. Cela permet de s’assurer que les informations relatives aux contrats, telles que les détails des clients, les montants des contrats et les conditions, sont transférées de manière transparente.
- Configurer des modèles : Dans Oneflow, créez des modèles de contrats adaptés à vos besoins. Ces modèles seront utilisés dans les flux de travail pour générer des contrats de manière dynamique.
Automatiser les processus contractuels avec les Workflows HubSpot
Une fois l’intégration mise en place, vous pouvez créer des workflows qui intègrent les fonctionnalités contractuelles de Oneflow :
Etape 1 : Définir le déclencheur
Commencez par identifier ce qui va déclencher le workflow. Les déclencheurs les plus courants sont les suivants
- Une affaire qui passe à une étape spécifique du pipeline, telle que « Proposition envoyée »
- La mise à jour d’une propriété d’un contact, comme « Contrat requis ».
- D’autres déclencheurs, tels que la modification du montant d’une affaire ou la soumission d’un formulaire.
Etape 2 : Ajouter des actions
L’éditeur de workflows HubSpot vous permet d’ajouter des actions pour automatiser votre processus. Lors de l’intégration avec Oneflow, ces actions peuvent inclure :
- Créer un contrat: Générer automatiquement un contrat en utilisant des modèles prédéfinis dans Oneflow. Remplir le contrat avec les données du compte ou du contact depuis HubSpot.
- Envoyer pour signature: Envoyer le contrat aux participants et initier le processus de signature directement dans le workflow.
- Ajouter un participant: Ajouter des participants au contrat en se basant sur les « contacts » de HubSpot.
- Obtenir les détails du contrat: Obtenir des détails sur le contrat comme le statut du contrat
- Supprimer le contrat: Supprimer le contrat
- Obtenir la liste des contrats: Obtenir la liste des contrats sur un objet HubSpot
Étape 3 : Tester le flux de travail
Testez toujours votre flux de travail avant de le déployer. Assurez-vous que les bons modèles sont utilisés, que les champs de données sont populated correctly, and actions execute as expected.
Cas pratiques d’utilisation des Workflows HubSpot avec Oneflow
1. Envoi automatisé de propositions
Lorsqu’une affaire atteint l’étape « Proposition » :
- Générer automatiquement une proposition en utilisant un modèle Oneflow
- La remplir avec les détails de l’affaire (par exemple, le nom du client, le montant, la description du produit)
- Envoyer la proposition pour signature électronique
- Notifier le commercial de l’envoi de la proposition et suivre le statut dans HubSpot.
2. Renouvellement des contrats
Pour les contrats récurrents, créez un flux de travail basé sur un point de données HubSpot pour :
- Identifier les affaires ou les contacts dont les contrats approchent de l’expiration
- Générer un contrat de renouvellement et l’envoyer au client pour signature
- Notifier le gestionnaire de compte si le renouvellement est signé ou si un suivi est nécessaire.
3. Ventes sans contact
Pour les formulaires qui sont remplis, créer un workflow basé sur un point de données HubSpot pour :
- Générer un devis Oneflow via Workflows après qu’un formulaire HubSpot ait été rempli
- Envoyer le contrat au client pour signature
- Une fois le contrat signé, envoyer automatiquement un suivi tel que le DPA et le contrat client.
4. Créer des commandes prêtes à être signées lors de l’envoi d’un formulaire
Utiliser des flux de travail pour :
- Créer automatiquement des commandes sur la base de la soumission d’un formulaire sur votre site web
- Ajouter au contrat les données collectées dans le formulaire
Pour plus d’informations, veuillez consulter notre Centre d’aide.
Avantages de l’intégration des contrats digitaux de Oneflow avec les Workflows HubSpot
1. Processus de vente rationalisés
L’automatisation des tâches répétitives permet à votre équipe commerciale de passer moins de temps sur l’administration et plus de temps à conclure des affaires.
2. Réduction des erreurs
La synchronisation des données entre HubSpot et Oneflow élimine le risque d’erreurs de saisie manuelle.
3. Amélioration de l’expérience client
L’envoi rapide de contrats professionnels et sans erreur renforce la crédibilité de votre marque et permet aux clients de dire « oui » plus facilement.
4. Une meilleure visibilité
Le suivi de l’état des contrats dans HubSpot donne à votre équipe une vision en temps réel du pipeline de vente, ce qui permet une meilleure prise de décision.
Conseils pour réussir
- Maintenez les modèles à jour : Révisez et mettez à jour régulièrement vos modèles Oneflow pour vous assurer qu’ils reflètent les termes et la marque actuels.
- Tirez parti de la personnalisation : Utilisez les propriétés de HubSpot pour personnaliser les contrats de manière dynamique, créant ainsi une expérience client sur mesure.
- Contrôler les performances du flux de travail : Utilisez les outils d’analyse de HubSpot pour suivre les performances de vos flux de travail et apporter les améliorations nécessaires.
- Formez votre équipe : Assurez-vous que votre équipe de vente comprend le fonctionnement de l’intégration et la façon de résoudre les problèmes courants.
Réflexions finales
L’intégration des contrats digitaux de Oneflow avec les Workflows HubSpot change la donne pour l’optimisation des processus de vente. En automatisant les tâches et en assurant un flux de données transparent entre les plateformes, vous gagnerez du temps, réduirez les erreurs et améliorerez la satisfaction de vos clients. Commencez dès aujourd’hui et libérez tout le potentiel de vos processus de gestion des ventes et des contrats.
