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Gestion de contrats

Ne modifiez pas les PDF, mais vos attentes !

Si vous êtes arrivé ici à la suite d’une recherche Google sur “éditer des PDF”, vous allez être déçu (et éclairé). Plutôt que de vous expliquer le processus souvent ardu de l’édition d’un PDF, le sermon de cet article est : rêvez plus grand et éditez vos attentes !

L’inconvénient des PDF

La vérité, c’est que les PDF sont des documents statiques et qu’ils ne vous rendent pas service. Toutes les données qu’ils contiennent sont piégées ; transférer les informations qu’ils contiennent n’importe où ailleurs peut être comme faire sortir du sang d’une pierre. En règle générale, si vous souhaitez modifier votre PDF, vous devrez revenir à votre document d’origine dans Word, Google Docs, etc.

Une fois les modifications apportées, le document devra être à nouveau exporté au format PDF. Si l’on considère que de nombreuses modifications seront probablement apportées à un document (et en particulier à un contrat) avant d’aboutir à une version finale, ce processus peut s’avérer très fastidieux. Vous vous demandez toujours comment modifier un PDF ?

L’alternative à l’édition d’un PDF ?

Bien que l’édition de PDF puisse sembler être la solution la plus simple, il existe de nombreuses autres options qui peuvent vous faire gagner du temps et vous épargner des frustrations. L’une de ces solutions, en ce qui concerne les contrats, est l’utilisation d’une plateforme de gestion des contrats numériques comme Oneflow.

Oneflow est une plateforme basée sur le cloud qui vous permet de créer et de gérer des contrats numériques sans avoir besoin d’éditer des fichiers PDF. Avec Oneflow, vous pouvez facilement créer et personnaliser des contrats à l’aide d’une interface “glisser-déposer”, ce qui facilite l’ajout ou la suppression de clauses, la modification de la mise en forme, etc.

Vous pouvez également gérer le contrôle des versions en toute simplicité. L’historique complet des modifications apportées à un contrat, y compris le nom de l’auteur et la date des modifications, est à portée de main. Il est ainsi facile de suivre les modifications et de s’assurer que tout le monde travaille à partir de la version la plus récente d’un contrat.

Un autre avantage de l’utilisation de Oneflow est qu’il vous permet de rationaliser votre flux de travail. Vous pouvez envoyer des contrats pour signature électronique, suivre la progression du contrat et recevoir des notifications lorsque le contrat a été signé. Vous pouvez ainsi gagner un temps précieux et économiser des ressources, car vous n’avez plus besoin d’imprimer, de signer et de numériser des documents.

Laptop on sofa displaying the Oneflow website - there's no need to edit PDF

Toujours pas convaincu ?

1. Adapté aux mobiles

PDFs just aren’t built for viewing on mobile devices. ThLes PDF ne sont tout simplement pas conçus pour être visualisés sur des appareils mobiles. Ils ne répondent pas du tout et il faut zoomer sur le document pour le lire correctement. Ils ne sont pas très conviviaux. Les contrats numériques vous éviteront de devoir plisser les yeux, car ils sont réactifs et s’affichent parfaitement quelle que soit la taille de l’écran.ey’re entirely unresponsive and require you to zoom in on a document to read it properly. Not very user-friendly. Digital contracts will save you having to squint as they are responsive and look great regardless of screen size. 

2. Libérez vos données

Comme nous l’avons mentionné, les PDF sont essentiellement des images et sont conçus pour être lus uniquement. Les données qu’ils contiennent ne peuvent pas être facilement extraites ou utilisées ailleurs. En revanche, avec les contrats numériques, les données peuvent être facilement exportées, transférées et même synchronisées avec vos autres systèmes, tels que votre système de gestion de la relation client (CRM).

3. Le pouvoir de l’IA

Nous sommes très fiers de la dernière fonctionnalité innovante de Oneflow – AI Assist. Il s’agit d’un assistant de rédaction alimenté par l’IA qui donne à quiconque la possibilité de rédiger un contrat en quelques secondes. Sans quitter la plateforme. Tout ce que vous avez à faire est de fournir un aperçu du type de contrat que vous souhaitez rédiger et il créera un premier projet pour vous. Et le tour est joué !

Quels que soient vos besoins en matière de contrats, AI Assist est là pour vous aider. Il peut s’agir d’un contrat pour un nouvel appartement, d’un contrat de conseil ou même d’une offre d’emploi. Quelques critères approximatifs peuvent se transformer en un contrat à part entière en un seul clic. Il vous suffit de le relire, de faire les ajustements nécessaires et vous êtes prêt à partir.

Video of Oneflow's AI assist feature in action – no need edit PDF

4. Recherche de données spécifiques

S’il est possible de rechercher un mot ou une phrase dans un PDF si vous avez ajouté manuellement des champs contenant ces termes, vous ne pouvez toujours pas effectuer une recherche dans l’ensemble du document en une seule fois. Avec les contrats numériques, il n’est pas nécessaire d’ajouter des champs pour y parvenir. Tous les mots que vous souhaitez trouver peuvent être facilement recherchés et localisés.

Mieux encore, vous pouvez filtrer et rechercher par date, par mot-clé ou par étiquette dans tous vos contrats numériques en une seule fois – comme avec les fonctions d’une feuille de calcul.

5. Intégrité des documents

Un contrat au format PDF peut être modifié par d’autres personnes sans que vous en ayez nécessairement connaissance. Les modifications peuvent être effectuées sans laisser d’empreinte numérique que vous puissiez suivre. En revanche, l’utilisation de contrats numériques garantit à l’auteur un contrôle total sur les éléments qui peuvent être modifiés et sur les personnes qui peuvent le faire. Vous disposerez également d’une piste d’audit complète depuis la création du contrat. 

PDF

6. Minimiser les erreurs

Lors de la création d’un nouveau contrat PDF ou de l’édition de PDF en général, vous devrez très probablement revenir à votre fichier original (dans Word, par exemple). Une fois les modifications effectuées, vous devrez alors “enregistrer en tant que PDF”. Toutefois, rien dans ce processus ne permet de vérifier la présence d’éventuelles erreurs ou d’éviter que des passages importants du texte ne soient supprimés involontairement.

L’utilisation de modèles de contrats numériques permet à l’auteur de verrouiller les sections qu’il considère comme intégrales et de contrôler les parties qui peuvent être modifiées. Cela réduit le niveau de risque et d’erreur et garantit la conformité à vos règles et politiques internes.

7. Travaillez à partir d’une seule version… en temps réel !

La négociation d’un contrat implique souvent plusieurs parties prenantes. Lorsqu’on utilise des documents PDF, il est presque impossible de s’assurer que toutes les parties travaillent à partir de la même version et qu’elles sont au courant des commentaires et des modifications qui ont été apportés.

Avec les contrats numériques, tout est suivi et il n’est possible de travailler que sur la dernière version de votre document. Tous les utilisateurs sont également avertis lorsque quelqu’un a interagi avec le contrat.

Et le plus beau, c’est que la plateforme de Oneflow est basée sur le langage HTML. La plateforme Oneflow est basée sur HTML, ce qui signifie que vous pouvez modifier les contrats en direct, même après qu’ils ont été envoyés à la contrepartie. Essentiellement, vous n’aurez plus jamais à envoyer une nouvelle version d’un contrat, et toutes les parties seront en mesure de voir les changements en temps réel.

Plus besoin d’éditer des PDF !

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