La signature électronique pour la location de voiture permet de signer un contrat en quelques minutes, quel que soit l’endroit où l’on se trouve. Vous pouvez ainsi réserver des voitures de location, établir des factures et signer des contrats n’importe où et n’importe quand. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un smartphone ou d’une tablette et d’une signature électronique.
Avantages de la signature électronique pour la location de voitures
La signature électronique vous permet de gagner du temps par rapport à la signature manuelle du contrat. Cette façon de formaliser les documents est également pour les sociétés de location de voitures, car elle réduit les coûts d’impression des documents papier et les frais d’affranchissement. Elle améliore également la qualité du service à la clientèle.
Avantages de la signature électronique pour la location de voitures :
- Vous n’avez pas besoin d’être physiquement présent dans les bureaux de l’entreprise pour signer le contrat.
- Vous avez accès à tous vos documents en ligne
- Le contrat peut être rédigé et modifié à tout moment et en tout lieu.
- Vous envoyez un document signé numériquement par courrier électronique, ce qui vous permet d’économiser du temps et de l’argent sur les frais d’envoi.
- Les signatures numériques sont stockées dans des bases de données hautement sécurisées
- Accès facile aux documents à tout moment puisqu’ils sont stockés sur des serveurs en nuage.
- Protection solide des documents contre la perte ou d’autres types de vulnérabilités, car tous les documents sont stockés dans des serveurs en nuage.
- Réduction du risque d’erreurs, telles que la duplication ou la modification d’un document par les employés de l’entreprise qui fournit le service de location de voitures.
- L’exposition à la falsification est minimale, ce qui réduit le risque d’interception des documents par un tiers.
Le gestionnaire de flotte vous envoie simplement le contrat par courrier électronique. Il ne vous reste plus qu’à apposer votre signature numérique. Vous serez ensuite informé que l’accord a été soumis et vérifié par l’entreprise.
Comment commencer à utiliser les signatures numériques
Pour commencer à utiliser la signature électronique, vous devez d’abord choisir le logiciel qui vous permettra de signer des contrats de location de voitures en ligne.
Le principe de fonctionnement d’un tel service est extrêmement simple, depuis la réservation de la voiture jusqu’à la signature du contrat de location de voitures. Le logiciel génère automatiquement un fichier PDF du contrat, que vous recevrez par courrier électronique. Ensuite, vous pouvez gérer toutes vos réservations, contrats et factures en quelques clics.
Nombreux sont ceux qui s’intéressent également à la manière de créer une application dotée d’une fonction de signature numérique. Pour cela, vous devez contacter les développeurs pour qu’ils mettent en œuvre une telle fonctionnalité. Mais vous pouvez toujours intégrer une solution tierce.
Choix du logiciel
Pour choisir le logiciel de signature numérique le plus fiable, vous devez tenir compte des critères de base suivants :
- Flexibilité
- Évolutivité
- Sécurité juridique maximale
Il existe de nombreux services spécialisés destinés en particulier à la location de voitures en ligne. Examinons les options de ces logiciels, qui ont reçu le plus grand nombre d’avis positifs de la part des clients.
MyRent
MyRent est un logiciel basé sur le cloud destiné aux salles d’exposition et aux concessionnaires pour la réservation et la location de voitures différentes. La liste des principales fonctions du service comprend :
- Gestion des données clients
- Gestion de réservation de véhicules
- Création de contrats
- Traitement des paiements et facturation
- Calendrier de disponibilité des véhicules
- Liste de tous les documents uploadés précédemment
- Signature électronique
Ce logiciel vous permet de rechercher des véhicules et de vérifier leur disponibilité, de trouver rapidement un contrat de location et de créer des solutions non productives. Différentes versions de documents peuvent être rapidement téléchargées : données clients, contrats ou documents relatifs aux véhicules.
Il existe également une version mobile de ce service qui permet d’accéder facilement aux documents à tout moment. En outre, un client du service peut configurer cette application pour un autre client si nécessaire.
Vous pouvez être sûr que tous vos documents téléchargés dans cette application ne seront pas perdus. MyRent dispose d’une base de données locale qui stocke les données personnelles des utilisateurs jusqu’à ce qu’elles soient téléchargées avec succès sur le serveur.
Coastr
Coastr est une plateforme de location numérique riche en fonctionnalités. Son principe de fonctionnement est basé sur la technologie IoT. Cette solution est conçue pour une gestion efficace de toutes les opérations de location de voitures. Les utilisateurs peuvent également signer des contrats avec une signature numérique.
Les avantages du service Coastr :
Gestion efficace de tous les processus, de la réservation de la voiture à la facturation.
Application client permettant d’accéder à la plateforme sans clé
Gestion pratique des réservations
Sécurité totale et fiabilité des données
L’interface de la plateforme est conviviale car le site est hébergé sur Whitelabel +.
Fleet by Beem
Fleet by Beem est une solution cloud complète qui offre toutes les fonctionnalités nécessaires aux sociétés de location de voitures et à leurs clients. Cela inclut une fonction de signature électronique qui ne nécessite pas d’application mobile.
Les avantages du logiciel Fleet by Beem sont les suivants :
- Installation simple et rapide. Accès possible depuis n’importe quel PC ou tablette
- Interface intuitive
- Aucun contrat annuel n’est nécessaire pour utiliser toutes les fonctionnalités du service. Le paiement s’effectue mensuellement
- Gestion de la location. Vous pouvez louer une voiture et exécuter le contrat avec une signature numérique.
- Accords auto-complets. Le chef d’entreprise remplit les formulaires de contrat en une minute et vous les envoie pour signature.
- Interface multilingue. Outre l’anglais, il existe une interface en français.
- Paiements instantanés. Vous pouvez payer le loyer, le carburant et d’autres dépenses en un seul clic.
The software offers several configuration options, and there is a mobile app.
Yo!Rent
Yo!Rent est un logiciel basé sur le cloud qui rationalise les opérations des sociétés de location de voitures, des points de location et de leurs clients. Il prend en charge l’intégration avec des services en nuage tels que MailChimp, QuickBooks, Google Analytics et Shipstation pour une sécurité maximale des données.
Caractéristiques de Yo!Rent pour la location de voitures
- Convient à la location de voitures particulières, mais aussi de véhicules lourds et de bicyclettes.
- Il est possible de louer une voiture à la journée, à la semaine ou au mois.
- Vérification du permis et de sa sécurité
Le logiciel permet de gérer facilement les accords et de signer les contrats à l’aide d’une signature numérique.
Myrentcar
Myrentcar est un logiciel spécial de location de voitures qui augmente la productivité des sociétés de location de voitures et fait gagner du temps à leurs clients. Avec son aide, vous pouvez facilement gérer tous les aspects de la location de voitures, tels que les réservations, la création de contrats et la facturation en un seul clic.
Les avantages du logiciel Myrentcar sont les suivants
- Temps de déploiement optimisé
- Gestion des tarifs personnalisable
- Permet de créer tous les types de documents nécessaires (accords, contrats, factures, commandes)
- Outil de devis ergonomique
- Haut niveau de personnalisation
- Application Clickygo pour un covoiturage pratique, avec laquelle vous pouvez réserver vous-même une voiture 24 heures sur 24
Myrentcar est également un espace en ligne qui permet aux clients de gérer facilement toutes leurs réservations, leurs contrats et de payer leurs factures en quelques clics. Vous n’avez pas besoin d’installer une application de bureau ou mobile pour signer numériquement un accord ou un contrat. Vous pouvez effectuer toutes les opérations directement dans votre navigateur.
Rentgine
Rentgine est un logiciel qui vous permet de numériser entièrement le processus de location de voitures. L’interface conviviale est conçue de telle sorte que vous pouvez même signer un contrat à l’aide de votre smartphone.
Les principales caractéristiques de Rentgine sont les suivantes
Une location de voitures entièrement dématérialisée. Tous les documents, y compris votre carte d’identité, peuvent être soumis en ligne au responsable de la société.
Paiement des factures entièrement automatisé
Si vous n’avez pas de tablette, le gestionnaire vous enverra le contrat par e-mail. Vous n’avez plus qu’à confirmer le document à l’aide d’une signature numérique.
Oneflow
Oneflow est un logiciel qui contient tous les modèles prêts à l’emploi nécessaires pour les contrats de location de voitures. Toutes les fonctions sont disponibles en ligne (y compris la gestion des contrats depuis n’importe où dans le monde).
Avantages de Oneflow :
Il existe une fonction d’intégration rapide avec des services en nuage pour la sécurité des données et l’échange rapide de données.
Le contrat de location peut vous être envoyé par courrier électronique.
Les copies de tous les documents signés sont automatiquement stockées dans une archive numérique sécuriséeDigiLocker, où elles peuvent être consultées à tout moment.
Pour signer rapidement un contrat de location, procédez comme suit :
- Connectez-vous à votre compte Oneflow
- Trouvez le document dans vos dossiers ou téléchargez-en un nouveau
- Accédez à la personnalisation du modèle en utilisant le menu Outils
- Saisissez le texte et signez-le
- Si nécessaire, ajoutez plusieurs signataires (en utilisant leurs adresses email) et personnalisez l’ordre de signature.
- Spécifiez quelles personnes peuvent obtenir la version signée
- Ajouter une date d’expiration
Vous pouvez également utiliser des options supplémentaires pour limiter l’accès au modèle.
One-Shot Signature
One-Shot Signature est un service qui permet de signer instantanément n’importe quel document, y compris un contrat de location de voiture. Le principe de cette signature repose sur l’utilisation d’un certificat numérique. Il offre le plus haut niveau de sécurité juridique pour le document, y compris lorsque vous devez prouver l’authenticité de votre signature devant un tribunal.
Avantages du service One-Shot Signature :
- Simplicité d’utilisation
- Possibilité de travailler via l’API
- Interface utilisateur intuitive
- Indépendant du système d’exploitation ou de la plateforme que vous utilisez
- Sécurité basée sur l’informatique en nuage sans carte
- Garantie de confidentialité maximale
Tout document peut être signé à l’aide d’une tablette ou d’un smartphone : vous n’avez pas besoin d’installer d’applications supplémentaires.
Renthub
Renthub est un logiciel riche en fonctionnalités conçu pour faciliter la gestion de tous les processus d’entreprise, y compris la gestion des documents électroniques. La liste des fonctionnalités de Renthub comprend
- Gestion des réservations
- Création de contrats multilingues
- Personnalisation du texte et d’autres informations dans les documents créés
- Fonction de planification
- Des statistiques détaillées sont affichées sur le tableau de bord.
Vous n’avez pas besoin de vous rendre dans les bureaux de l’entreprise pour soumettre tous les documents nécessaires.
Pour rédiger un accord ou un contrat, il vous suffit d’envoyer un permis de conduire électronique et un document confirmant votre identité.
Par ailleurs, dans l’application, vous pouvez accéder à toutes les informations relatives à vos réservations précédentes. Les statistiques les concernant sont réparties par année et par services additionnels pour plus de commodité.
Trusted Onboarding Platform
La Trusted Onboarding Platform est une solution d’InfoCert basée sur le cloud qui est conçue pour dématérialiser entièrement le processus de location de voitures. Elle comprend une signature numérique qualifiée basée sur un certificat numérique.
Les avantages de la plateforme numérique Trusted Onboarding Platform sont les suivants :
- L’interface utilisateur la plus simple et la plus intuitive possible
- Pour signer un contrat, il vous suffit d’entrer un mot de passe à usage unique, qui vous sera envoyé sur votre téléphone.
- Vous pouvez publier des copies gratuites de vos factures en utilisant un format personnalisé.
- Création instantanée du contrat
Il existe plusieurs options pour vérifier l’identité d’un client.
L’intégration simple et intelligente des processus de signature électronique dans les systèmes existants est également disponible pour tous les utilisateurs.
Comment mettre en place une signature électronique pour la location de voitures ?
Pour mettre en place une signature électronique avant de signer un contrat, les entreprises de location de voitures utilisent des solutions informatiques dédiées.
Comment signer un contrat de location de voiture à l’aide d’une signature numérique ?
Quel que soit le logiciel choisi, la manière de procéder est globalement la même :
Le chef d’entreprise vous envoie le document par courriel et vous recevez une notification à ce sujet
Ouvrez ensuite le document PDF reçu ou un formulaire en ligne.
Apposez votre signature numérique
Confirmez l’insertion des informations à l’aide d’une coche, d’une case à cocher spéciale ou d’une image.
Vous recevez ensuite une autre notification confirmant que l’accord a été transféré et confirmé.
Ensuite, de nombreux services vous permettent d’obtenir une copie du document. Il convient de rappeler qu’une signature numérique ne peut être utilisée qu’une seule fois et ne peut être transférée sur un autre document. C’est ce qui garantit l’authenticité de l’accord signé avec elle (un tel document ne peut être falsifié).
Ce qu’il faut retenir
La signature numérique est un moyen pratique de signer un contrat de location de voiture sans se rendre physiquement au bureau. Il suffit d’un ordinateur personnel, d’une tablette ou d’un smartphone.
Une signature numérique possède des propriétés d’authenticité et d’irrévocabilité. En fonction du niveau de sécurité, une signature numérique peut être qualifiée ou non qualifiée. Le premier type est utilisé lorsque vous avez besoin d’un niveau maximal de sécurité juridique et de protection contre les accès non autorisés.
Si vous devez minimiser les risques, mais que vous n’avez pas besoin d’un niveau de sécurité élevé, vous pouvez utiliser un type simple ou un type non qualifié.
Biographie de l’auteur :
Dmytro Sokhach est entrepreneur et membre du 6-Figure Flipper Club. Il a fondé Admix Global (agence web) qui crée des sites web, les rentabilise et les vend en tant qu’entreprises.
