La gestion efficace des contrats est essentielle à la réussite de l’entreprise. Pourtant, de nombreuses sociétés sont confrontées à des flux de travail obsolètes qui entraînent des retards, des erreurs et des coûts inutiles.

Notre récente enquête auprès de 200 professionnels a mis en évidence certains défis majeurs en matière de gestion des contrats, notamment les processus manuels, les risques de non-conformité et les inefficacités dues à l’utilisation de plusieurs systèmes. En s’attaquant à ces problèmes, les entreprises peuvent rationaliser leurs flux de travail, réduire les risques et conclure des contrats plus rapidement.

Dans cet article, nous verrons comment des workflows contractuels améliorés peuvent transformer vos opérations et nous mettrons en évidence les principales conclusions du rapport pour vous guider vers des processus plus efficaces.

Le problème des workflows contractuels actuels

Notre enquête a révélé que le travail manuel domine toujours le processus de gestion des contrats. Un nombre impressionnant d ‘entreprises (66 %) utilisent des traitements de texte tels que MS Word ou Google Docs pour créer des contrats, et nombre d’entre elles les convertissent en PDF non modifiables avant de les signer. Cette approche manuelle entraîne plusieurs inefficacités :

• Problèmes de contrôle des versions: Plusieurs versions sont souvent enregistrées, ce qui rend difficile le suivi des modifications et l’assurance de leur exactitude.
• Retards d’approbation: Plus de 31 % des entreprises considèrent les délais d’approbation comme un obstacle majeur, ce qui ralentit la finalisation des contrats.
• Dépendance à l’égard du courrier électronique: 65,67 % des entreprises interrogées utilisent le courrier électronique pour réviser et approuver les contrats, un processus sujet aux erreurs et aux risques de sécurité.

Ces résultats soulignent à quel point des flux de travail obsolètes peuvent ralentir la productivité et augmenter le risque d’erreurs, en particulier dans les services qui évoluent rapidement comme les ventes, les ressources humaines et le service juridique.

Lire aussi : Tout ce qu’il faut savoir sur la gestion des contrats

Les conséquences de workflows contractuels inefficaces

Les inefficacités mises en évidence dans le rapport ne font pas que perdre du temps : elles ont un impact direct sur les résultats de l’entreprise. Voici quelques exemples :

1. Retard dans la conclusion des contrats
2. Selon le rapport, 39,67 % des contrats mettent une à deux semaines à être finalisés, et pour 7,33 % d’entre eux, le processus s’étend sur plus de quatre semaines. Ces retards empêchent les équipes de vente de conclure rapidement les contrats, ce qui entraîne des pertes de revenus et la frustration des clients.
3. Défis en matière de conformité
4. La sécurité des données et la conformité sont essentielles, pourtant 17% des entreprises stockent des contrats sur des lecteurs locaux, laissant les informations sensibles vulnérables aux violations et à la non-conformité avec des réglementations telles que le RGPD. Sans flux de travail sécurisés, le suivi et l’audit des contrats deviennent des défis majeurs.
5. Frustration due à la multiplicité des systèmes
6. 70,67 % des entreprises utilisent deux ou trois outils pour gérer les contrats, ce qui est source de confusion et d’inefficacité. Cette approche fragmentée fait non seulement perdre du temps, mais augmente également la probabilité d’erreurs, car les équipes s’efforcent de synchroniser les informations entre les différentes plateformes.

Comment l’amélioration des workflows contractuels résout ces problèmes

L’amélioration de vos workflows contractuels peut résoudre ces problèmes et améliorer considérablement vos processus d’entreprise. Voici comment :

1. Centraliser la gestion des contrats
2. En regroupant les processus contractuels sur une plateforme unique, vous pouvez éliminer les problèmes de contrôle des versions et vous assurer que toutes les parties prenantes travaillent sur le même document. Un système unifié réduit également le risque d’erreurs dues au passage d’un outil à l’autre, un problème courant mis en évidence par le rapport.
3. Automatiser les approbations et les rappels
4. L’automatisation des flux de travail accélère les approbations et garantit que les contrats sont finalisés sans allers-retours inutiles. Cela permet de répondre aux 31,33 % d’entreprises confrontées à des retards d’approbation et de faire avancer les contrats.
5. Améliorer la conformité grâce à un stockage sécurisé
6. Les plateformes centralisées offrent des solutions de stockage sécurisées et conformes au RGPD, ce qui permet de répondre aux 17 % d’entreprises qui stockent des contrats dans des endroits vulnérables tels que des lecteurs locaux. Le suivi automatisé des données facilite également le contrôle et l’audit de l’activité contractuelle.
7. Intégrer les systèmes pour des flux de travail fluides
8. L’intégration avec les plateformes de CRM ou de RH garantit que les données contractuelles circulent de manière fluide entre les systèmes, ce qui permet de résoudre les problèmes d’inefficacité signalés par 70,67 % des entreprises qui utilisent plusieurs outils. Cela permet de créer un flux de travail plus cohérent et plus productif.

Tirer profit de l’amélioration des workflows contractuels

L’amélioration de vos workflows contractuels ne consiste pas seulement à remédier aux inefficacités, mais aussi à ouvrir de nouvelles perspectives. Les entreprises qui adoptent des processus rationalisés bénéficient souvent des avantages suivants

• Un délai de clôture plus court: En automatisant les flux de travail et en réduisant les tâches manuelles, les équipes peuvent finaliser les contrats en quelques jours au lieu de plusieurs semaines.
• Moins d’erreurs: Les systèmes centralisés et la collaboration en temps réel éliminent les erreurs dues à des versions obsolètes ou à une mauvaise communication.
• Conformité renforcée: Le stockage sécurisé et le suivi automatisé réduisent le risque de non-conformité avec des réglementations telles que le RGPD.

Ces avantages vous permettent non seulement de récupérer les heures que vous auriez perdues en raison des processus existants, mais aussi d’améliorer l’expérience globale des clients et des employés.

Résumé

• Les workflows contractuels manuels, utilisés par 66 % des entreprises, entraînent des inefficacités, des retards et des risques de non-conformité.
• Les délais d’approbation, cités par 31,33 % des répondants, constituent un goulot d’étranglement majeur dans la gestion des contrats.
• Les entreprises qui utilisent des systèmes fragmentés (70,67 %) sont confrontées à une complexité inutile et à des taux d’erreur accrus.
• Des flux de travail rationalisés grâce à l’automatisation, au stockage centralisé et aux intégrations peuvent améliorer considérablement l’efficacité et réduire les risques.

L’amélioration de vos workflows contractuels vous aide à relever ces défis. Grâce à l’automatisation des workflows contractuels, vous pouvez créer un processus plus rapide et plus fiable qui responsabilise vos équipes et produit de meilleurs résultats.