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Hedin Bil

Contrôle, conformité et retour sur investissement en moins de 1 mois

10 timer

Mindre tid brugt på administration hver uge

<1 måned

Før positiv ROI blev opnået

3000+

Ansættelseskontrakter oprettet og signerede

Hedin Bil est un célèbre concessionnaire automobile avec un peu plus de 100 antennes à travers la Suède. Revendeurs et agents pour les plus grandes marques de voitures, les 3 300 collaborateurs du groupe ont mis la Suède en mouvement. Grâce à Oneflow, le service RH a pu travailler plus efficacement sur les contrats de travail. Au total, 10 heures par semaine ont été gagnées, en plus d’un contrôle total sur tous les contrats, et ce, sur une plateforme sécurisée et conforme au RGPD. 

“Ce document parviendra-t-il à la bonne personne ?”

Dans leur quotidien de Business Partner RH, le challenge principal de Elin Skoglund et Eva Ekström est de rester proactives pour aller de l’avant. Avec une croissance importante en un temps record, la mise en place des process et des habitudes a été plutôt difficile. Auparavant, les contrats de l’entreprise étaient signés à la main, ce qui au fur et à mesure est devenu ingérable : malentendus, versions différentes éparpillées, fautes de frappe… Tout cela devenait bien trop fréquent. En plus de tout ça, cette façon de travailler n’était pas conforme au RGPD. La gestion de plus de 3 000 collaborateurs, avec chacun plus d’un contrat lié, était devenue particulièrement chronophage. 

“ La rédaction, la transmission ainsi que la gestion des contrats pour un si grand nombre de personnes me faisaient perdre un temps fou. Dès que j’envoyais un contrat par la poste ou par e-mail, je sentais que je perdais le contrôle sur le process. Est-ce que ce document parviendra bien à la bonne personne ?”

Avec Oneflow, finie l’incertitude, bonjour la sérénité !

Pour ne pas se noyer dans la gestion des contrats, chez Hedin Bil, on avait vraiment besoin d’un système simplifié, flexible pour automatiser le système. Heureusement, Oneflow cochait toutes les cases :

  • Facilité d’utilisation
  • Création de modèles automatisés
  • Services client dédiés aux différents espaces de travail, utilisateurs et groupes d’utilisateurs
  • Possibilité de mettre en place des règles, par exemple la suppression automatique d’un contrat

Elin et Eva ont immédiatement commencé à utiliser Oneflow : une vraie bouffée d’air frais. Au fur et à mesure, elles ont étendu l’utilisation de Oneflow : aujourd’hui, elles s’en servent pour gérer les contrats de travail, les pièces jointes, les protocoles ainsi que tout document qui requiert une signature.

Eva est agréablement surprise par la souplesse du processus, de la mise en place aux premiers résultats. Souplesse, c’est vraiment le mot parfait pour résumer l’expérience de Hedin Bil avec Oneflow. En plus des RH, le service paie a également pu bénéficier de ces résultats, en recevant une notification à chaque signature de contrat de travail. 

“L’aspect 100 % numérique de Oneflow en fait une solution simple et flexible. Si je veux ajouter un signataire supplémentaire, je n’ai qu’à cliquer sur un bouton. Si je veux changer la date de début d’un contrat, je règle ça rapidement et je resoumets à signature. Tout ça sur mon navigateur.”

Une plateforme pour tous vos services

Créez, signez et gérer n’importe quel type de contrat

Contrats sécurisés et processus super rapides 

Il est indéniable que Oneflow a permis de faire gagner beaucoup de temps à Elin et Eva dans leurs tâches quotidiennes. Chaque erreur, chaque oubli dans les contrats peut être corrigé beaucoup plus rapidement, en un clic, ce qui leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier. Toutes deux peuvent également surveiller le statut d’un contrat et rester alertes en cas de retard dans la signature. 

“Depuis le premier jour, Oneflow nous a apporté sérénité et contrôle grâce à son bon aperçu de notre masse contractuelle à tout moment”, explique Elin

“Oneflow est véritablement une archive incroyable. Je peux naviguer dans l’historique contractuel de chaque collaborateur, pour voir qui a créé et signé chacun des contrats. En plus, le contrat ne peut ni être perdu ni mal rangé. Du point de vue RGPD, Oneflow est au top : c’est un circuit fermé.”

L’équipe estime avoir gagné 10 heures par semaine avec Oneflow. D’ailleurs, les contrats internes sont maintenant signés et finalisés en moins de 5 minutes !

Alors, est-ce qu’elles recommanderaient Oneflow à d’autres entreprises ?

“ Oui, sans aucun doute ! Oneflow est apprécié de tous, salariés comme responsables. ”