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Middlepoint

Une réorganisation totale de la gestion des contrats

85%

Mindre tid på admin

10x

Kortere tid til at underskrive

200+

Udfyldte roller hvert år

Comment alléger le process administratif hebdomadaire lié aux contrats de 80 à 90 % ? Middlepoint désespérait, jusqu’à la découverte de Oneflow.

Middlepoint est une entreprise de service aux bâtiments avec une grande qualité de service et plus de 200 contrats de travail par an. Pour une telle entreprise, le temps, c’est de l’argent.

Une solution zéro papier

Autrefois, Middlepoint gérait tous les contrats à l’ancienne, avec un papier et un stylo. Des centaines de contrats de travail étaient envoyés chaque année et pour chacun d’entre eux, l’équipe devait organiser une réunion pour le faire signer, puis l’imprimer et l’archiver dans des classeurs. Pour Pontus Esbo, le directeur général de Middlepoint, il était devenu absolument essentiel d’optimiser la gestion des contrats.

“Oneflow est bien meilleur que ses concurrents”

Pontus avait trois exigences principales concernant le recours à une plateforme d’automatisation de la gestion de contrats. Le choix allait obligatoirement se porter sur une solution intuitive et facile d’utilisation.

“Le problème de ce type de solutions, c’est qu’elles sont souvent très complexes d’utilisation. La moindre des choses si l’on veut utiliser une plateforme dans tous les services d’une entreprise, c’est que cette dernière soit facile d’utilisation. Nous avons bien étudié le marché jusqu’à trouver Oneflow, une solution clef en main. C’était tout simplement la meilleure parmi ses concurrents ” explique Pontus.

Une intégration impressionnante sur Teamtailor

Chez Middlepoint, on fut ravi de constater que Oneflow proposait une intégration native avec Teamtailor, logiciel RH utilisé au sein de l’entreprise. Les premiers résultats se sont avérés très encourageants. Pour Pontus, cette intégration a permis d’ajouter un niveau supplémentaire d’automatisation à leurs anciennes méthodes manuelles :

“On gagne un temps fou et le travail est tout de suite moins agaçant. Nous avons immédiatement constaté les résultats de cette superbe intégration, et ce, particulièrement au niveau du recrutement. Avant Oneflow, nous passions beaucoup trop de temps sur l’organisation et l’administration, de même qu’en réunions de signature. Nos délais sont maintenant colossalement réduits.”

L’administration des contrats, c’est dépassé

Middlepoint a connu une forte croissante depuis l’an dernier. Une gestion manuelle comme celle d’autrefois aurait obligé l’entreprise à recruter du personnel pour assurer les tâches administratives. Désormais, Oneflow a pris le relais sur les tâches fastidieuses, laissant au personnel du temps précieux pour se consacrer à la croissance de l’entreprise.

Parmi les valeurs de Oneflow, voici celles que Pontus apprécie particulièrement :

  • La traçabilité
  • Le niveau de contrôle
  • La simplicité
  • La facilité d’utilisation
  • L’accès facile depuis n’importe quel appareil
  • La flexibilité dans la mise en place

L’équipe a fait le choix d’une mise en place progressive de Oneflow. Tout d’abord, pour le service recrutement, Oneflow a permis l’automatisation de tous les contrats de travail, de la signature à l’archivage en passant par la gestion. Chez Middlepoint, on a tout de suite adoré les notifications push informant de l’échéance de certains contrats à durée déterminée. Avant Oneflow, toute cette gestion était faite manuellement. 

“C’est tellement agréable de savoir que Oneflow fait le plus gros du travail à notre place.”

Tous les contrats à un seul endroit

Après une mise en place réussie de Oneflow dans le service recrutement, Middlepoint a décidé de passer à la numérisation du process contractuel du côté clients et fournisseurs. L’équipe a directement importé tous les contrats clients et fournisseurs dans Oneflow afin qu’ils soient tous au même endroit. 

“ Nous avons enfin archivé tous les contrats créés et signés dans Oneflow.”

“Évidemment, je recommande Oneflow”

Pontus a donc atteint son objectif : optimiser la gestion des contrats chez Middlepoint. Grâce à Oneflow, l’équipe peut rester en alerte concernant les étapes des contrats, disposer d’un système d’archivage sécurisé ainsi que d’une excellente traçabilité des contrats. Et pour ne rien gâcher, l’interface utilisateur est tout simplement splendide et facile d’utilisation. À la question “Recommanderiez-vous Oneflow ?”, Pontus répond :

“Bien évidemment ! Si comme toutes les entreprises, vous avez de nombreux contrats (clients, fournisseurs, contrats de travail…), c’est vraiment la meilleure plateforme….”

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