La gestion des contrats
Quelle est la chose que toutes les entreprises du monde entier ont en commun ? Elles utilisent des contrats. Ils sont omniprésents au sein d’une entreprise. C’est pourquoi il est essentiel de disposer d’une plateforme et d’un processus de gestion des contrats appropriés.
Qu’est-ce que la gestion des contrats ?
Il s’agit du processus de gestion des accords que vous passez avec d’autres parties, que ce soit à titre individuel ou en tant qu’entreprise. Vous pouvez signer des contrats avec des partenaires, des vendeurs, des clients et tout simplement avec vos employés.
Mais la gestion des contrats comprend bien plus que cela comme administrer, renouveller, renégocier, exécuter et archiver vos documents. En gros, il s’agit de tout ce qui concerne les phases de pré-signature, de signature et de post-signature du contrat.
Gestion de contrats : Ne ratez aucune étape
La gestion d’un contrat comporte trois étapes. Il y a une phase de pré-signature, de signature et de post-signature.
Pré-signature
L’étape de pré-signature est celle où vous créez le contrat et le préparez à la signature. S’il s’agit d’un contrat numérique, vous pouvez utiliser un modèle prédéfini et placer toutes les informations requises à l’intérieur du contrat. Ensuite, vous l’envoyez à la contrepartie. Il est probable qu’il y ait des négociations dans les deux sens pour consolider et finaliser le contenu avant la signature.
Signature
Vient ensuite l’étape que tout le monde connaît, la signature. De nos jours, cela se fait généralement via une solution de signature électronique. En effet, l’acceptation et l’utilisation généralisée de la signature électronique a fait un bond considérable dans le monde entier.
Post-signature
L’étape de gestion et d’archivage. Une fois le contrat signé, il est ensuite stocké dans les archives de votre plateforme de gestion de contrats. On peut s’y référer à tout moment et y consulter l’accord, envoyer des révisions, des mises à jour ou des renouvellements, ou même le résilier. L’étape de post-signature du processus contractuel est une phase qui nécessite donc gestion et observation. Surtout si une entreprise travaille avec un grand nombre de contrats.
Pourquoi la gestion des contrats est-elle importante ?
La gestion des contrats est souvent négligée dans la gestion d’une entreprise. Comme évoqué précédemment, c’est un sujet caché et on n’en parle pas beaucoup. Pourtant, elle a un impact considérable sur pratiquement tous les aspects de votre activité. Une petite entreprise peut avoir des centaines, voire des milliers de contrats à gérer. Chacun d’entre eux est un accord distinct avec une entité distincte, que vous êtes tenus d’honorer.
Conséquences d’une mauvaise gestion des contrats
Imaginez que vous dirigez une scierie et que vous oubliez de renouveler le contrat avec votre principal fournisseur de bois. Vous n’êtes donc pas en mesure de vendre votre produit principal, ce qui entraîne une perte de revenus et vos clients se tourneront vers vos concurrents puisque vous n’avez pas de bois. C’est un problème évitable avec une bonne gestion de vos contrats.
Les conséquences d’une mauvaise gestion des contrats peuvent être ressenties à l’échelle de l’entreprise, mais les avantages d’une bonne gestion peuvent constituer une manne d’avantages pour tous.
Conseils pour mieux gérer vos contrats
Voici quelques conseils pour vous assurer que vos contrats sont gérés correctement :
- Conservez tous vos contrats dans une plateforme centralisée
- Utilisez une plateforme qui s’intègre nativement à votre CRM ou à d’autres systèmes.
- Optez pour un protocole documenté afin de gérer chaque étape de vos contrats, de la pré-signature à la post-signature.
- Appropriez-vous votre processus contractuel et mettez en place des rappels et notifications.
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FAQ sur la gestion des contrats
Qu’est-ce qu’une plateforme de gestion des contrats ?
Une plateforme de gestion des contrats est un endroit où vous pouvez contrôler et gérer tous vos contrats en un seul endroit. Il s’agit d’un centre pour toutes vos activités liées aux contrats, telles que la création, l’envoi, la modification, le stockage et la gestion de ceux-ci. Toutes les personnes qui travaillent sur les contrats au sein de votre organisation peuvent accéder à ce guichet unique.
Pensez à une plateforme GRC (Gestion de Relation Client), mais pour vos contrats. Une plateforme de contrats peut s’intégrer de manière transparente à votre GRC. Vous pouvez ainsi traiter vos contrats au sein de votre GRC, ce qui rend la gestion de vos contrats encore plus facile et rationnelle.
Oneflow est un exemple de plateforme de gestion des contrats. Il s’agit d’une solution qui vous permet de créer, modifier, envoyer, négocier, signer et stocker vos contrats en un seul endroit.
Pourquoi la gestion des contrats est-elle importante ?
Les contrats sont bien souvent un sujet caché et on en parle peu, malgré le fait qu’il concerne de nombreux départements dans l’entreprise. Une petite entreprise peut avoir des centaines, voire des milliers de contrats à gérer. Chacun d’entre eux est un accord distinct avec une entité ou personne distincte. En ce qui concerne la signature électronique, il s’agit de contrats légaux et exécutoires, que vous êtes tenu d’honorer.
Le fait d’avoir autant d’accords avec un grand nombre de tiers devient une tâche énorme en soi à administrer et à traiter correctement. Le fait de ne pas renouveler correctement un contrat, d’en négocier un nouveau ou de ne pas le conserver correctement peut avoir de graves conséquences sur vos résultats, le moral de vos employés ou la confiance de vos clients dans votre service.
Par exemple, imaginez que vous dirigez une scierie et que vous oubliez de renouveler le contrat avec votre principal fournisseur de bois. Vous n’êtes donc pas en mesure de vendre votre produit principal, ce qui entraîne une perte de revenus et vos clients se tourneront vers vos concurrents puisque vous n’avez pas de bois. C’est un problème tout à fait évitable avec une bonne gestion de vos contrats.
Qui utilise les plateformes de gestion des contrats ?
Tous les départements de toutes les entreprises, grandes ou petites, peuvent utiliser la gestion des contrats. Mais ce sont surtout les équipes et les services qui traitent un grand nombre de contrats, comme les ventes, les RH, les finances, le service juridique et les achats, qui en bénéficient.
Ventes
Les équipes de vente utilisent les plateformes de gestion des contrats pour accélérer leurs processus de vente. En automatisant les flux de travail liés aux contrats et les propositions de vente, les équipes de vente peuvent consacrer leur temps à la vente plutôt qu’à l’administration des contrats.
RH
Grâce à une plateforme de gestion des contrats, les équipes des RH peuvent transformer les candidats en employés plus rapidement. Elles peuvent envoyer des contrats de travail automatisés et avoir un contrôle total sur tous les contrats liés aux employés.
Approvisionnement
Les équipes chargées des achats contrôlent et accélèrent leurs longs processus contractuels en utilisant une plateforme de gestion des contrats. Elle leur permet de raccourcir le délai de signature et de rester au fait des cycles de vie des contrats.
Juridique
Les plateformes de gestion des contrats facilitent la vie des équipes juridiques. Elles leur garantissent que seule la dernière version d’un modèle est disponible et que les contrats sont facilement accessibles.
Que devez-vous rechercher dans une plateforme de gestion des contrats ?
Il y a plusieurs choses à avoir à l’esprit lorsque vous recherchez une plateforme de gestion des contrats :
- Prend-elle en charge les contrats HTML véritablement numériques ou seulement les PDF standard ?
- S’intègre-t-elle à vos systèmes d’entreprise ?
- Est-elle facile à utiliser ?
- Quel type d’accueil et d’assistance offre-t-elle ?
- Les serveurs sont-ils basés en Europe ou non ?
- Quelles fonctions de sécurité offre-t-il ?
Quelles questions devez-vous poser avant d’acheter une plateforme de gestion des contrats ?
Avant d’acheter une plateforme de gestion des contrats, vous devez demander au fournisseur comment il gère la sécurité. Posez-lui les questions suivantes :
- Quelle est leur approche du GDPR ?
- Quel est le recours à des tiers ?
- Comment gèrent-ils le contrôle d’accès ?
- Comment travaillent-ils avec la continuité des activités et la gestion des incidents ?
“De nombreuses solutions de signatures électroniques peuvent être intégrées à Upsales. Malheureusement, la plupart n’ont pas d’espaces de travail séparés permettant de créer et de gérer différents types de contrats (vente, gestion, RH), mais aussi de contrôler les accès en fonction des différents services de l’entreprise. Cette fonctionnalité était indispensable pour nous.”
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“J’ai tellement gagné en productivité. Avant, cela prenait tellement de temps d’envoyer un contrat pour signature. Maintenant, tout est numérique ! Les clients peuvent le signer immédiatement sur n’importe quel appareil : ordinateur portable, smartphone, tablette/iPad. Rien de plus simple !”
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