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Systembolaget

Regagner le contrôle en un claquement de doigts

17000+

Contrats signés

3000+

Vendeurs (et d’autres à venir !)

100%

En contrôle

Systembolaget est l’une des marques les plus appréciées des Suédois, avec une clientèle composée d’environ toute la population du pays. Avec un volume d’achats annuel de 120 000 euros et plus de 3 000 vendeurs dans l’équipe d’achats indirects, les contrats sont une grosse partie du quotidien de l’entreprise.

“Nous avions besoin d’un système plus efficace pour la gestion des contrats. Après avoir examiné sept fournisseurs en long, en large et en travers, nous avons choisi Oneflow.” Tor Myhrman, responsable des achats indirects, raconte la quête de Systembolaget vers une gestion simplifiée des contrats.

La fluidité du numérique

C’est en 2016, lors de la signature d’un contrat numérique, que l’équipe achat de Systembolaget a découvert la signature électronique. Ce fut une véritable révélation. C’est pourquoi ils ont commencé à étudier les solutions numériques de gestion de contrats.

“Afin de mettre en place un nouveau système de manière opérationnelle, nous devions absolument faire adhérer d’autres équipes”, explique Tor. 


Évidemment, il s’est tourné vers l’équipe RH. Avec 10 000 contrats à gérer chaque année, il était conscient que c’était l’équipe qui subissait le plus de difficultés dans la gestion des contrats. Leur réponse a été plus que positive puisqu’ils ont tout de suite adhéré à cette solution permettant une gestion contractuelle simplifiée.

Oneflow vous facilite la vie

Avec l’aval de l’équipe RH, Tor et son équipe ont commencé une étude de marché. Après avoir examiné sept solutions, petites et grandes, sous toutes leurs coutures, ils ont fait le choix de se tourner vers Oneflow.

Voici les trois raisons principales qui ont poussé Tor à choisir Oneflow :

  • Facilité d’utilisation
  • Création de modèles simple et rapide
  • Démarrage facile et en douceur

Du chaos total au contrôle intégral

Avant, chez Systembolaget, on se promenait dans les couloirs avec des parapheurs, à la recherche du directeur général et autres personnes importantes pour avoir une signature. En termes de suivi, il n’était pas toujours aisé de savoir où était chaque contrat. Aujourd’hui, l’entreprise a le contrôle total sur ses contrats, et ça s’est fait en un claquement de doigts !

“Non seulement Oneflow est facile d’utilisation, mais en plus, on constate immédiatement les bénéfices qu’il apporte.”, explique Tor.

Les digital contracts pour les équipes internationales

Oneflow est sécurisé, puissant et facile d’utilisation : construit sur mesure sans sacrifier l’ergonomie. Petites et grandes équipes y trouveront leur bonheur et de quoi faire grandir leur entreprise.

Bien plus que pour les achats

À ce jour, l’équipe achats de Systembolaget utilise Oneflow au quotidien, avec des milliers de contrats envoyés et signés depuis 2018.

Mais ce n’est pas fini : la magie de Oneflow s’est étendue au-delà de l’équipe achats. On commence à en ressentir les bénéfices au sein d’autres équipes, qui sont venues discuter avec Tor pour obtenir de l’aide avec la gestion de leurs contrats.

“Oneflow n’a pas seulement réduit les lenteurs administratives rencontrées par l’équipe achats. Cela a permis de régler bien d’autres problèmes et imprévus dans toutes les autres équipes de l’entreprise ”, raconte Tor.

Parmi les documents gérés avec Oneflow, on compte :

  • Les délégations de pouvoir pour la prévention des incendies dans 440 boutiques à travers le pays
  • Les protocoles des conseils d’administration
  • Les accords RGPD
  • Les validations de cartes magnétiques

Et votre business n’en sera que plus fluide

Bien que la collaboration avec Oneflow ait commencé avec l’équipe achats, cet outil est désormais entre les mains de tous les salariés de l’entreprise. Passionnés, Tor et son équipe font tout pour élargir l’utilisation de Oneflow au sein de l’entreprise.

Tor conclut : “Mon objectif est de garantir à Systembolaget ainsi qu’à mon équipe d’être toujours une référence en termes d’outils numériques.”