PrimeQ
Prendre le contrôle sur le chaos en connectant l’intégralité du flux de travail avec Upsales CRM
PrimeQ est un prestataire informatique en pleine croissance basé en Suède. Parmi ses services sur mesure, on compte la finance, la téléphonie et les logiciels d’entreprise. Offrir des services sur mesure demande une plateforme de signature électronique et de gestion de contrats très puissante, mais aussi flexible. Voilà pourquoi Claes Völcker, directeur général de PrimeQ, a choisi Oneflow.
Lors d’une visite à Stockholm, nous avons rencontré Claes Völcker dans les locaux de PrimeQ pour discuter de cette aventure de gestion numérique des contrats. Du fait de la multiplicité des secteurs d’activité chez PrimeQ, les services ne sont pas tous au même niveau de développement numérique. Le meilleur exemple est celui des services financiers et commerciaux, qui ont pris beaucoup de retard dans ce domaine.
“Avant d’introduire Oneflow, nous avions l’habitude de travailler à l’ancienne : papier et classeurs. Résultat ? Tous les contrats étaient à des endroits différents, ce qui nous empêchait de mettre la main sur la dernière version d’un contrat. Un vrai désordre, sur lequel nous souhaitions reprendre la main. ”
Plus d’efficacité dès la première seconde
Si aujourd’hui, chez PrimeQ, on est familier de l’outil Oneflow, cela n’a pas été de tout repos. Claes explique qu’en tout premier, ils ont créé et envoyé plus de 300 accords RGPD via Oneflow, pour recevoir plus de 90 % d’entre eux signés en tout juste 14 jours.
“Nous avons bien testé l’application à tous les niveaux en même temps, pour un résultat impressionnant et très professionnel. Sans Oneflow, nous aurions été très en retard en termes de conformité RGPD.”
La vue client intégrale sur le CRM Upsales
Après plus d’un an d’utilisation, PrimeQ a déjà constaté un grand nombre des effets positifs de Oneflow. Sans les allers-retours incessants, les délais se sont considérablement raccourcis. Désormais, ils peuvent très facilement corriger les erreurs de formulation, mais aussi celles concernant les missions, sans avoir à attendre trop longtemps avant que le contrat ne soit signé. Pour Claes, l’aperçu sur l’intégralité des contrats est bien meilleur, grâce aux archives interrogeables à tout moment. Par ailleurs, le flux de travail a largement été harmonisé du fait de l’intégration souple de Oneflow avec Upsales.
“Oneflow a réglé de nombreux problèmes pratiques. Désormais, on peut interroger une base de données classée par secteurs d’activité. En plus, nous avons tout associé à Upsales, notre CRM. De ce fait, nous disposons d’une excellente vue d’ensemble pour chaque client dans notre CRM, ainsi qu’une connexion directe avec tous les contrats signés qui le concernent. ”
“De nombreuses solutions de signatures électroniques peuvent être intégrées à Upsales. Malheureusement, la plupart n’ont pas d’espaces de travail séparés permettant de créer et de gérer différents types de contrats (vente, gestion, RH), mais aussi de contrôler les accès en fonction des différents services de l’entreprise. Cette fonctionnalité était indispensable pour nous.”
Claes Völcker
Directeur général
PrimeQ
Des fonctionnalités uniques, la priorité de Oneflow
Bien que souhaitant s’équiper d’une plateforme de signature électronique rapidement avant l’adoption du règlement RGPD, PrimeQ a tout de même pris le temps de faire une étude de marché. Ils ne regrettent leur choix à aucun moment. Parmi la longue liste des bénéfices directs de Oneflow, Claes insiste tout particulièrement sur la facilité d’utilisation de la fonctionnalité de commentaires.
“Encore hier, nous avons signé un contrat sur lequel travaillions depuis un bout de temps. Le client a détecté une formulation incorrecte et a tout de suite commenté sur le contrat. Au lieu de renvoyer tout un cycle de contrats et de perdre deux jours, tout était bouclé en 1 heure. ”
Selon lui, l’un des grands avantages de Oneflow est la possibilité de classer les contrats par espaces de travail, de restreindre ou d’assigner des permissions.
Claes conclut : “J’aurais pu me tourner vers bien d’autres outils de signature électronique disposant d’une intégration à Upsales. Malheureusement, la plupart ne proposent pas d’espaces de travail séparés, dans lesquels on peut créer et gérer différents types de contrats : vente, gestion, RH… mais aussi contrôler les autorisations selon les différents services de l’entreprise. Cette fonction était tout à fait indispensable à nos yeux.
Les contrats numériques, c’est magique
Il faut le voir pour le croire. Avec Oneflow, vous gérerez plus efficacement vos contrats, et nous allons vous le prouver !
