Hvis du ønsker å forstå det grunnleggende om innkjøp og hvordan du kan lage en effektiv innkjøpsstrategi, er denne innkjøpsguiden noe for deg. Vi tar et dypdykk i hva anskaffelser er, hvilke fordeler det gir, hvordan anskaffelsesprosessen foregår og hvilke ulike typer anskaffelser som finnes. Vi tar også en titt på hvilken rolle innkjøp spiller i virksomheten, og hvilke trinn og beste fremgangsmåter som skal til for å lykkes. Til slutt tar vi for oss fordelene og ulempene ved å bruke et innkjøpssystem, og de vanligste utfordringene du kan støte på når du kommer i gang.
1. Hva er innkjøp?
Enkelt sagt er innkjøp en prosess som går ut på å skaffe varer og tjenester. Disse varene og tjenestene kan omfatte råvarer, komponenter og ferdige produkter som trengs til produksjon av andre varer og tjenester. Men det kan også omfatte håndteringen av kontraktsforholdet mellom kjøperen og leverandøren av varer og tjenester.
Innkjøp er en integrert del av enhver organisasjon. Det hjelper organisasjoner med å nå sine mål og målsettinger. Anskaffelsesprosessen sikrer at organisasjonen får mest mulig valuta for pengene ved å skaffe de riktige varene eller tjenestene til riktig pris.
Les også: Oppdag de beste verktøyene for kontraktsadministrasjon – våre 10 favoritter!
2. Fordelene med innkjøp
Innkjøp gir mange fordeler for organisasjoner. Det bidrar til å redusere kostnader, minimere risiko og, viktigst av alt, maksimere fortjenesten. Det hjelper også organisasjoner med å spare tid.
Innkjøp hjelper organisasjoner med å forbedre forholdet til leverandørene, ettersom det fører til langsiktige samarbeidsavtaler. Dette fører igjen til bedre service og produkter av høyere kvalitet.
I tillegg hjelper anskaffelser organisasjoner med å sikre at de overholder lover og regler, for eksempel lokale miljø- og arbeidslover.
En annen stor fordel med anskaffelser er at de gjør det mulig for organisasjoner å holde seg oppdatert på de nyeste teknologiene og trendene. Det gjør det mulig for organisasjoner å holde seg i forkant av konkurrentene ved å bruke den nyeste teknologien.
3. Typer innkjøp
Det finnes ulike typer innkjøp. De omfatter blant annet
- Direkte innkjøp: Dette betyr at du kjøper fra én enkelt kilde. Det innebærer å velge ut og inngå kontrakt med én enkelt leverandør som kan levere det du trenger.
- Indirekte innkjøp: Dette innebærer å kjøpe fra flere kilder. Det innebærer å velge ut og inngå kontrakt med flere leverandører.
- Strategiske innkjøp: Dette innebærer innkjøp med vekt på langsiktige relasjoner. Det innebærer å velge og inngå kontrakter med leverandører som tilbyr best verdi, kvalitet og service på lang sikt. Det er da du sannsynligvis kommer til å forhandle om den beste prisen.
- E-innkjøp: Dette gjør innkjøpsprosessen digital. Det innebærer bruk av nettbaserte plattformer og verktøy for å kjøpe varer og tjenester.
- Omvendt auksjon: Dette skjer når flere leverandører byr på en kontrakt. Det skjer vanligvis når større kontrakter skal tildeles. Det innebærer at man bruker en nettbasert plattform der leverandørene byr på de varene og tjenestene innkjøperen har behov for.
4. Innkjøpets rolle i virksomheten
Innkjøp spiller en viktig rolle i enhver virksomhet. De bidrar til å identifisere virksomhetens behov og finne de beste leverandørene som dekker disse behovene. Det viktigste for alle som jobber med innkjøp, er å sikre at varene og tjenestene som kjøpes inn, er av høyeste kvalitet og til den beste prisen.
Oppfølgingen er også viktig, ettersom du må overvåke prosessen etter kjøpet for å sikre at kontraktsforpliktelsene er oppfylt og at leverandøren yter sitt beste.
I tillegg bidrar innkjøp til å sikre at varene og tjenestene leveres i tide og at betalingsbetingelsene overholdes. Det bidrar også til å sikre at virksomheten overholder juridiske og regulatoriske krav. Det gir også virksomheten mulighet til å ligge i forkant av konkurrentene når det gjelder bruk av den nyeste teknologien.
5. Fremgangsmåter for å utvikle en effektiv innkjøpsstrategi
En effektiv innkjøpsstrategi er avgjørende for enhver virksomhet. Her er noen trinn som kan hjelpe deg med å utarbeide en effektiv innkjøpsstrategi:
- Identifiser behovene: Det første trinnet er å identifisere bedriftens behov og finne de beste leverandørene til å dekke disse behovene.
- Analyser markedet: Det andre trinnet er å analysere markedet og finne de beste leverandørene for å dekke virksomhetens behov.
- Etablere partnerskap: Det tredje trinnet er å etablere partnerskap med de beste leverandørene for å sikre varer og tjenester av høyeste kvalitet til den beste prisen.
- Forhandle frem kontrakter: Det fjerde trinnet er å forhandle frem kontrakter med leverandørene for å sikre de beste vilkårene. Dette kan være den mest tidkrevende delen av prosessen.
- Overvåke ytelsen: Det femte trinnet er å overvåke leverandørenes prestasjoner for å sikre at kvaliteten på varene og tjenestene opprettholdes.
- Evaluer leverandørene: Det sjette trinnet er å evaluere leverandørenes prestasjoner for å sikre at bare de beste blir valgt til fremtidige kontrakter.
6. Fordeler og ulemper ved å bruke et innkjøpssystem
Et innkjøpssystem kan gi mange fordeler for en organisasjon. Det kan bidra til å redusere kostnader, minimere risiko og maksimere fortjenesten. Det kan også bidra til å spare tid og øke effektiviteten.
Det er imidlertid noen ulemper ved å bruke et innkjøpssystem. Det kan være vanskelig å administrere og vedlikeholde. Det kan også være dyrt å få det hele på plass. I tillegg kan det være en utfordring å tilpasse systemet til organisasjonens individuelle behov.
7. Beste praksis for vellykkede innkjøp
For å sikre vellykkede innkjøp finnes det noen beste fremgangsmåter som organisasjoner bør følge. Disse omfatter blant annet
- Fastsett klare mål: Organisasjoner bør fastsette klare mål for innkjøpsprosessen. Dette vil bidra til å sikre at de riktige varene og tjenestene anskaffes til den beste prisen.
- Utvikle en strategi: Organisasjoner bør utvikle en innkjøpsstrategi som er tilpasset deres behov. Dette vil bidra til å sikre at de beste leverandørene velges og at de beste vilkårene forhandles frem.
- Overvåke leverandørenes prestasjoner: Organisasjoner bør overvåke leverandørenes prestasjoner for å sikre at kvaliteten på varene og tjenestene opprettholdes gjennom hele kontraktens levetid.
- Evaluer leverandørene: Organisasjoner bør evaluere leverandørenes prestasjoner for å sikre at de beste leverandørene blir valgt for fremtidige kontrakter.
- Bruk teknologi: Organisasjoner bør bruke teknologi for å automatisere innkjøpsprosessen. Dette vil bidra til å redusere kostnadene og forbedre effektiviteten.
Les også: Slik digitaliserer du signaturen din: 5 tips som vil gjøre deg mer effektiv
8. Vanlige utfordringer knyttet til innkjøp
Det er noen vanlige utfordringer som organisasjoner står overfor når det gjelder innkjøp. Blant disse er
- Mangel på kompetanse: Organisasjoner kan mangle den kompetansen og erfaringen som trengs for å finne de riktige leverandørene og forhandle frem de beste vilkårene. Hvis du ønsker å skalere innkjøpene dine, kan det være på tide å rekruttere.
- Dårlig kommunikasjon: Dårlig kommunikasjon mellom innkjøper og leverandør kan føre til misforståelser og forsinkelser.
- Dårlige resultater hos leverandøren: Dårlige leverandørprestasjoner kan føre til forsinkelser og lavere kvalitet på varer og tjenester. I noen land kan også været være en faktor. Tungt snøvær kan for eksempel forsinke leveransen.
- Overholdelse av regelverket: Det er viktig å holde seg oppdatert på de nyeste miljø- og arbeidslivsreglene i forbindelse med innkjøp.
- Mangel på ressurser: Organisasjoner kan mangle de ressursene som trengs for å håndtere innkjøpsprosessen. Dette kan føre til at innkjøpsprosessen til å begynne med blir en “flyvende opplevelse”.
Sammendrag
Innkjøp er en viktig del av enhver organisasjon. Det hjelper organisasjoner med å få mest mulig valuta for pengene og holde seg konkurransedyktige. Det hjelper også organisasjoner med å utvikle langsiktige relasjoner med leverandører og sikre overholdelse av juridiske og regulatoriske krav.
For å sikre vellykkede innkjøp bør organisasjoner følge beste praksis, for eksempel ved å sette klare mål, utvikle en strategi, overvåke leverandørenes resultater, evaluere leverandørene og bruke teknologi der det er mulig.
Organisasjoner bør også være oppmerksomme på de vanligste utfordringene de kan støte på, for eksempel mangel på kompetanse, dårlig kommunikasjon, dårlige leverandørprestasjoner, samsvarsproblemer og mangel på ressurser.
I denne veiledningen har vi gitt en oversikt over innkjøp og hvordan man bygger opp en effektiv innkjøpsstrategi. Vi håper at du har funnet den nyttig og at den vil hjelpe deg med å lage en effektiv innkjøpsstrategi for virksomheten din.
