Kontraktshåndtering er ryggraden i enhver virksomhet, stor eller liten. Derfor kan et effektivt og pålitelig system ha stor innvirkning på bedriftens suksess.
Det er her programvaren for kontraktshåndtering kommer inn i bildet. Dette magiske verktøyet er utviklet for å hjelpe bedrifter med å holde orden på kontraktene sine, slik at prosessen går som smurt fra start til slutt.
Uansett hvilken bransje du opererer i, skjuler det seg kontrakter bak alle aspekter av en bedrift. Det kan dreie seg om alt fra å inngå kontrakter med leverandører, ansette medarbeidere, anskaffe ressurser, selge tjenester eller varer osv. Hvis du tenker deg om, vil du se kontrakter overalt!
Når vi snakker om kontrakthåndtering, mener vi altså hvordan en bedrift håndterer alle disse kontraktene. I tillegg dekker det hele livssyklusen til en kontrakt, fra start til slutt og hvert eneste lille steg i mellom. La oss dykke litt dypere ned i materien.
Hvordan kan programvare for kontraktshåndtering hjelpe deg og bedriften din?
Når du registrerer deg for en hvilken som helst type programvare, bør du naturligvis tenke på avkastningen på investeringen (ROI). God kontraktsprogramvare gir fantastisk ROI.
Her er et eksempel: Du driver et ekspansivt markedsføringsbyrå i Brussel. Du er på utkikk etter en ekstern designer, og du har funnet den perfekte kandidaten i Warszawa. Du sender kontrakten, men oppdager en feil. Lønnen vises bare i euro, i stedet for i både euro og polske złoty.
Med riktig kontraktsprogramvare kan du enkelt gjøre endringer i sanntid, i stedet for å måtte redigere manuelt og deretter sende kontrakten tilbake til den som har signert. Alternativt kan du la brukeren redigere deler av kontrakten før begge parter signerer.
Dette er bare ett eksempel på hvordan riktig avtaleprogramvare kan hjelpe deg med å komme raskere i gang, slik Eurofins erfarte da de ønsket å digitalisere avtalene sine. Ved å bruke kontraktsprogramvare kunne lederne hos Eurofins holde seg mer oppdatert, ettersom de fikk “en følelse av eierskap til sine egne arbeidsavtaler”.
Kort oppsummert, hva er fordelene med å bruke programvare for kontraktshåndtering?
Hvis vi skulle snakke om hvert eneste aspekt som gjør dette verktøyet så bra, ville vi vært her i årevis. I stedet skal vi fatte oss i korthet og fortelle deg om tre viktige fordeler det kan gi bedriften din.
Fordeler med programvare for kontraktshåndtering
Reduserer risikoen for bedriften
- Reduserer risikoen for bedriften
Manuell kontraktshåndtering er en prosess som er utsatt for menneskelige feil, noe som kan få både økonomiske og juridiske konsekvenser og svekke tilliten til motparten.
Automatiserte systemer har vist seg å redusere risikoen for feil betydelig. I tillegg lagres alle kontrakter trygt på ett sted, og den ansvarlige kan begrense og overvåke hvem som har tilgang til dem.
Tidsbesparende
Hvert eneste trinn i prosessen går raskere, fra kontraktsinngåelse til signering. Ifølge Forrester og Aberdeen reduserer bruken av et kontraktstyringssystem tiden det tar å godkjenne et prosjekt med i gjennomsnitt 82 %.
Skybasert programvare for kontraktsadministrasjon gjør det til og med mulig å forhandle i sanntid, noe som reduserer behandlingstiden ytterligere og gjør at avtalen signeres enda raskere.
Kostnadseffektivt
Aberdeens rapport om dette temaet viser at de selskapene som presterer best, mener at det kan ha en positiv innvirkning på salget å få kontrakten i havn første gang. Ikke bare det, men forsinkelser i avtaleinngåelsen kan også føre til tapte forretninger. Kort sagt, en raskere prosess øker sjansene for suksess og gir mer tid til å investere i å sikre flere avtaler.
Programvare for kontraktshåndtering har vist seg å redusere risikoen for feil betydelig. Menneskelige feil i kontrakter kan føre til kostbare advokatutgifter, så feilfrie dokumenter kan spare bedriften for store summer.
Selv om livssyklusen er den samme uansett om du håndterer prosessen manuelt eller bruker programvare for kontraktshåndtering, er arbeidsflyten helt forskjellig. En effektiv prosess sparer mye tid, og som vi alle vet, betyr tid penger.
Hvordan velge riktig programvare for kontraktshåndtering for deg?
Hvilken programvare for kontraktshåndtering som passer best, avhenger av en rekke faktorer, og kan variere fra virksomhet til virksomhet. Men her er noen viktige ting du bør tenke på når du skal finne den rette programvaren for avtalehåndtering for deg:
- Er det enkelt og brukervennlig?
- Hvor mange av funksjonene er det sannsynlig at du vil ha bruk for i din bedrift?
- Har den integrasjoner som passer med de andre arbeidsflytene dine?
- Matcher plattformens sikkerhetsfunksjoner dine egne databehov?
- Har plattformen for kontraktshåndtering funksjoner for AI?
Selv om du ikke er så godt kjent med AI, kan en intuitivt bygget funksjon hjelpe deg med å få arbeidsflyten i kontraktshåndteringen til å gå langt raskere og smidigere.
Programvare for kontraktshåndtering: Skybaserte vs. offline-løsninger
Så det er helt klart bedre å bruke kontraktsprogramvare enn å kaste bort timer på å gjøre det manuelt. Men er alle tjenester for kontraktsadministrasjon like?
Selv om de alle er utformet for å håndtere kontraktenes livssyklus fra ett sted, noe som gjør prosessen raskere og arbeidet enklere, bør vi skille mellom skybaserte og offline-løsninger.
Skybaserte løsninger kan nås fra nettleseren, mens offline-programvare må installeres på en enhet. Det er flere fordeler med å bruke et skybasert system fremfor en offline-løsning. La oss se hva disse er:
Live redigering
Versjonskontroll kan være et problem når man jobber offline, og det kan føre til misforståelser. Med live redigering kan alle være sikre på at de til enhver tid jobber med den nyeste versjonen av kontrakten. Kontraktene redigeres direkte på plattformen, i sanntid. Dermed kan begge parter se endringene og oppdateringene umiddelbart.
Forhandlinger i farta
Bruk kommentarer direkte i kontrakten til å stille spørsmål og forhandle om vilkår i sanntid. Den andre parten vil kunne se kommentaren umiddelbart og svare. Dette gjør kommunikasjonen mer direkte og transparent.
Ubegrenset lagringsplass
Når du installerer programvare på enheten din, tar den opp plass, og over tid vil den ta opp mer og mer plass til den til slutt går tom for lagringsplass. Skybasert programvare har ubegrenset lagringsplass til rådighet, så det er en ting mindre å bekymre seg for.
Ekstern tilgang
Et skybasert system er ikke bundet til et sted eller en enhet. Det er tilgjengelig hvor som helst, via en hvilken som helst nettleser. Pandemien understreket dette klart og tydelig, og når vi nå går inn i en tid med fjernarbeid, er skybaserte systemer den eneste logiske løsningen.
Tryggere enn noensinne
Tanken på å kunne få tilgang til plattformen fra hvor som helst kan få noen alarmklokker til å ringe. Du skal vite at det kun er de som har tillatelse til å åpne et dokument som har tilgang til det. Og ikke bare det – alle endringer registreres og tidsstemples, slik at du alltid kan se hvem som har åpnet dokumentet og når, og hvilke endringer de har gjort.
Som du ser, ligger skybasert programvare for kontraktshåndtering et skritt foran når det gjelder hurtighet og effektivitet. Det gir også større fleksibilitet og transparens gjennom hele prosessen.
Hva du bør se etter når du velger programvare for kontrakthåndtering
Når du skal velge et verktøy for kontraktshåndtering, lurer du sikkert på hva du bør se etter? Og du spør deg selv, eller internett, om hvilke funksjoner du bør holde øye med? Hva kjennetegner egentlig et godt verktøy for kontraktsadministrasjon? Her er et par ting du bør tenke på når du skal vurdere de mange alternativene som finnes der ute:
- Brukervennlighet: Verktøyet bør være enkelt å bruke og forstå Det bør heller ikke ta for lang tid å komme i gang med å bruke det. Onboarding skal være enkelt og hjelpe, ikke hindre prosessen.
- Sikkerhet: Verktøyet bør ha robust sikkerhet for å beskytte sensitive data og være i samsvar med GDPR.
- Funksjoner: Verktøyet bør ha funksjoner som er relevante for arbeidsflyten din, og som gjør at du kan jobbe på en måte som øker effektiviteten. Det bør ha mange kvalitetsfunksjoner som har innvirkning på arbeidet ditt.
- Kostnad: Verktøyet bør være en kostnadseffektiv løsning basert på dine behov og størrelsen på virksomheten din.
- Integrasjon: Verktøyet bør kunne integreres med andre systemer og applikasjoner som du bruker eller planlegger å bruke.
Dette er bare noen av kriteriene du bør ta hensyn til når du skal velge et verktøy for kontraktshåndtering.
Topp 10 programvarer for kontrakthåndtering
1. Oneflow
Oneflow er en ledende programvare for kontraktshåndtering som tilbyr et omfattende sett med funksjoner som hjelper bedrifter med å automatisere arbeidsflyten for kontrakter. Med Oneflow kan du enkelt opprette, administrere og spore kontrakter. Programvaren lar deg tilpasse kontraktsmaler, samarbeide med interessenter og til og med e-signere kontrakter på en sikker måte. Oneflow tilbyr også analyse- og rapporteringsverktøy for å få innsikt i kontraktsresultatene og ta datadrevne beslutninger.
Alt i alt er Oneflow en robust løsning for kontraktshåndtering som kan spare deg for tid og forbedre prosessene dine.
2. DocuSign
Hvis du noen gang har jobbet med kontrakter, har du sannsynligvis hørt om DocuSign. Det er et av de mest populære programvareverktøyene for kontraktshåndtering som er tilgjengelig i dag. Med DocuSign kan du effektivisere hele kontraktens livssyklus, fra opprettelse til signering og til og med lagring. Programvaren har et brukervennlig grensesnitt som gjør det enkelt for både deg og kundene dine å signere og administrere kontrakter. DocuSign kan også integreres med andre plattformer, for eksempel Salesforce og Microsoft Office, for å gi en sømløs opplevelse.
Med sine bransjeledende sikkerhetstiltak og samsvarssertifiseringer sørger DocuSign for at kontraktene dine er trygge og juridisk bindende. I tillegg gir de avanserte analyse- og rapporteringsfunksjonene deg verdifull innsikt i kontraktsresultatene dine.
3. PandaDoc
PandaDoc er en alt-i-ett-programvare for kontraktshåndtering som forenkler hele kontraktens livssyklus. Den tilbyr en rekke funksjoner, inkludert opprettelse av kontrakter, samarbeid, e-signaturer og til og med betalingsinnkreving. PandaDocs intuitive grensesnitt og dra-og-slipp-editor gjør det enkelt å lage profesjonelle kontrakter uten tekniske ferdigheter. Det kan også integreres med ulike CRM- og betalingsplattformer, slik at du kan automatisere arbeidsflyten og effektivisere salgsprosessene dine.
I tillegg tilbyr PandaDoc robuste analyse- og rapporteringsverktøy som hjelper deg med å spore kontraktsresultatene dine og identifisere områder som kan forbedres. Med PandaDoc kan du øke effektiviteten i kontraktsarbeidet og inngå avtaler raskere.
4. GetAccept
GetAccept er en programvare for kontraktshåndtering som fokuserer på salgsaktivering og dokumentsporing. Den tilbyr funksjoner som dokumentopprettelse, e-signaturer og til og med verktøy for salgsautomatisering. Med GetAccept kan du tilpasse kontraktene dine, spore mottakeraktiviteter og enkelt følge opp kontrakter. Programvaren inkluderer også AI-funksjoner som kan hjelpe deg med å forutsi suksessraten for kontrakter og ta datadrevne beslutninger.
GetAccepts integrasjon med populære CRM- og salgsplattformer lar deg synkronisere kontraktene dine og effektivisere salgsprosessene dine. Det gir deg også omfattende analyser og innsikt som hjelper deg med å forstå kontraktsresultatene dine og optimalisere salgsstrategien din.
5. Dropbox Sign (tidligere HelloSign)
Hvis du er på utkikk etter en enkel og brukervennlig programvare for kontraktshåndtering, er Dropbox Sign verdt å vurdere. Med Dropbox Sign kan du opprette, signere og sende kontrakter sømløst. Programvaren har et rent og intuitivt grensesnitt som gjør det enkelt å navigere og administrere kontraktene dine. Dropbox Sign kan også integreres med populære skylagringsplattformer, som Google Drive og Dropbox, for å effektivisere dokumenthåndteringsprosessene dine.
I tillegg til funksjonene for kontraktshåndtering tilbyr Dropbox Signogså maler, verktøy for teamadministrasjon og avanserte sikkerhetstiltak. Enten du er en liten eller stor bedrift, kan Dropbox Sign hjelpe deg med å effektivisere arbeidsflyten for kontrakter og forbedre produktiviteten.
6. Contractsafe
Contractsafe er en skybasert programvare for kontraktshåndtering som er utviklet for å forenkle kontraktshåndteringen for bedrifter av alle størrelser. Med Contractsafe kan du lagre og administrere kontraktene dine på en sikker og sentralisert måte. Programvaren har avanserte søkefunksjoner som gjør det enkelt å finne spesifikke kontrakter eller klausuler i kontrakter. Contractsafe tilbyr også tilpassbare arbeidsflyter, påminnelser og varsler for å sikre at du aldri går glipp av viktige kontraktsfrister.
Med sitt brukervennlige grensesnitt og robuste sikkerhetstiltak er Contractsafe et utmerket valg for bedrifter som ønsker å effektivisere kontraktshåndteringsprosessene sine og redusere risikoen forbundet med kontraktshåndtering.
7. Juro
Juro er en programvare for kontraktshåndtering som fokuserer på å effektivisere prosessen med å opprette og samarbeide om kontrakter. Med Juro kan du opprette og redigere kontrakter i samarbeid i sanntid. Programvaren tilbyr en rekke kontraktsmaler og tilpasningsmuligheter, noe som gjør det enkelt å lage profesjonelle kontrakter på kort tid. Juro tilbyr også arbeidsflyter for kontraktsgodkjenning og e-signeringsfunksjoner for å gjøre signeringsprosessen sømløs.
En av de fremste funksjonene i Juro er kontraktsanalysen og -innsikten. Programvaren tilbyr datavisualiseringsverktøy som hjelper deg med å forstå kontraktsresultatene dine og identifisere flaskehalser. Med Juro kan du optimalisere kontraktshåndteringsprosessene dine og forbedre den generelle effektiviteten i kontraktene.
8. Scrive
Scrive er en programvare for kontraktshåndtering som spesialiserer seg på e-signaturer og dokumentautomatisering. Med Scrive kan du sende, signere og administrere kontrakter elektronisk, noe som eliminerer behovet for manuelt papirarbeid. Programvaren tilbyr avanserte funksjoner som mobil signering, dokumentsporing og muligheter for tilpasset merkevarebygging. Scrives integrasjonsmuligheter gjør at du kan koble den til andre systemer og automatisere arbeidsflyten for kontrakter.
Scrives robuste sikkerhetstiltak, som tofaktorautentisering og revisjonsspor, sørger for at kontraktene dine er sikre og i samsvar med regelverket. Enten du er en liten eller stor bedrift, kan Scrive hjelpe deg med å effektivisere kontraktsprosessene dine og redusere de administrative kostnadene.
9. Adobe Sign
Adobe Sign er en programvare for kontraktshåndtering som tilbyr en komplett løsning for elektronisk håndtering av kontrakter. Med Adobe Sign kan du enkelt opprette, sende og signere kontrakter på alle enheter. Programvaren integreres med ulike plattformer, for eksempel Microsoft Office og Salesforce, for å gi en sømløs opplevelse. Adobe Sign tilbyr også avanserte funksjoner som oppretting av skjemaer, dokumentsporing og tilpassbare arbeidsflyter.
En av de unike funksjonene i Adobe Sign er integrasjonen med Adobe Document Cloud, som gjør at du kan lagre og få tilgang til kontraktene dine på en sikker måte. Programvaren har også detaljerte analyse- og rapporteringsverktøy som hjelper deg med å følge med på fremdriften i kontraktene og identifisere områder som kan forbedres.
10. SignNow
Sist, men ikke minst, er SignNow en programvare for kontraktshåndtering som fokuserer på enkelhet og brukervennlighet. Med SignNow kan du enkelt opprette, sende og signere kontrakter. Programvaren har et brukervennlig grensesnitt og en intuitiv signeringsopplevelse, noe som gjør det enkelt for både deg og kundene dine å fullføre signeringsprosessen. SignNow tilbyr også funksjoner som dokumentmaler, sanntidssamarbeid og avanserte sikkerhetstiltak.
Enten du trenger å signere kontrakter mens du er på farten eller håndtere et stort antall kontrakter, kan SignNow hjelpe deg med å strømlinjeforme kontraktshåndteringsprosessene dine og forbedre den generelle effektiviteten.
Hvordan velge riktig programvare for kontraktshåndtering for deg?
Hvilken programvare for kontraktsadministrasjon som passer best, avhenger av en rekke faktorer, og kan variere fra bedrift til bedrift. Men her er noen viktige ting du bør tenke på når du skal finne den rette programvaren for kontraktsadministrasjon for deg:
- Er det enkelt og brukervennlig?
- Hvor mange av funksjonene er det sannsynlig at du vil ha bruk for i din bedrift?
- Har den integrasjoner som passer med de andre arbeidsflytene dine?
- Matcher plattformens sikkerhetsfunksjoner dine egne databehov?
- Har plattformen for kontraktshåndtering funksjoner for AI?
Selv om du ikke er så godt kjent med AI, kan en intuitivt bygget funksjon hjelpe deg med å få arbeidsflyten i kontraktshåndteringen til å gå langt raskere og smidigere.
I tillegg til disse spørsmålene er det også lurt å holde øye med disse funksjonene:
Standardized contract templates
En av nøkkelkomponentene i kontraktsautomatisering er muligheten til å hente informasjon fra en datakilde for å sette sammen kontraktsdokumentet automatisk. For å gjøre denne prosessen mulig er det viktig å standardisere kontraktsmalene. Dette sikrer konsistens på tvers av alle kontrakter og gjør det mulig å automatisere utarbeidelsesprosessen.
Identifiser viktige datapunkter for uttrekk
Når du forbereder kontraktene dine for automatisering, er det viktig å identifisere de viktigste datapunktene som skal brukes til å fylle ut kontraktsdokumentet. Dette inkluderer ting som enhetsnavn, signaturer og kontraktsvilkår. Ved å identifisere disse datapunktene på forhånd kan du sikre at automatiseringsprosessen går som smurt.
Sett opp arbeidsflyter for godkjenning
Når kontraktene er standardisert og datapunktene er identifisert, er det på tide å sette opp arbeidsflyter for godkjenning. Sørg for å sette opp arbeidsflyter som passer til organisasjonens spesifikke struktur og behov. Sørg også for å teste arbeidsflytene for å sikre at de fungerer etter hensikten.
Hold utkikk etter spesifikke funksjoner
Når du skal velge et verktøy for kontraktshåndtering, er det noen viktige funksjoner du bør se etter.
Disse inkluderer:
- Automatiserte arbeidsflyter: Automatiserte arbeidsflyter bidrar til å effektivisere kontraktsprosessen, redusere manuelle feil og spare tid og penger.
- Analyser: Analyser gir verdifull innsikt i kontraktsoppnåelse og hjelper organisasjoner med å ta informerte beslutninger.
- Rapportering: Rapportering gir innsyn i kontraktsresultatene og hjelper organisasjoner med å holde oversikt over kontraktene sine.
- Sikkerhet: Verktøyet bør ha robuste sikkerhetsfunksjoner for å beskytte sensitive data.
- Integrasjon: Verktøyet bør kunne integreres med andre systemer og applikasjoner.
Dette er de viktigste funksjonene du bør se etter i et verktøy for kontraktshåndtering, men det finnes mange flere. Noen er mer relevante for deg og dine arbeidsflyter enn andre. Når det er sagt, er det på tide å gi deg våre anbefalinger om hvilke verktøy du bør bruke.
Les også: Benefits of contract management for your business
Sammendrag
Bedrifter bruker ofte uendelig mye ressurser og penger på å få markedsføringen til å sitte, mens kontraktshåndteringen ofte blir oversett og overlatt til utdaterte systemer.
Hvis dette høres kjent ut, er det på tide med en forandring. Gled deg over ren effektivitet, øk fortjenesten og se bedriften vokse. Begynn med digital kontraktsignering i dag, og nå nye høyder.
