Kontraktshåndtering er ryggraden i enhver bedrift, stor eller liten. Et effektivt og pålitelig system kan derfor ha stor betydning for virksomhetens suksess.
Det er her programvare for kontraktshåndtering kommer inn i bildet. Dette magiske verktøyet er utviklet for å hjelpe bedrifter med å holde orden på kontraktene sine, slik at prosessen går knirkefritt fra start til slutt.
Men la oss ta et skritt tilbake for å forstå hva kontraktshåndtering er og hvert enkelt trinn i prosessen, før vi tar en titt på hvordan det kan føre virksomheten din mot en lysere fremtid.
1. Hva betyr kontraktshåndtering?
Ifølge Law Insider:
‘Med kontraktshåndtering menes prosessen med systematisk og effektiv styring av kontraktsinngåelse, -gjennomføring og -analyse med det formål å maksimere de økonomiske og driftsmessige resultatene og minimere risikoen.’
Selv om det kan være kjedelig, er kontraktshåndtering en del av den daglige driften i enhver bedrift. Som Nobelpriskomiteen for 2016 uttrykte det: ‘Moderne økonomier holdes sammen av utallige kontrakter’.
Uansett hvilken bransje du opererer i, skjuler det seg kontrakter bak alle aspekter av en virksomhet. Fra kontrakter med leverandører, ansettelse av medarbeidere, anskaffelse av ressurser, salg av tjenester eller varer osv. Hvis du tenker deg om, vil du se kontrakter overalt!
Når vi snakker om kontraktshåndtering, mener vi altså hvordan en bedrift håndterer alle disse kontraktene. I tillegg dekker det hele livssyklusen til en kontrakt, fra start til slutt og alle de små stegene imellom. La oss gå litt dypere inn i dette.
2. Håndtering av kontraktens livssyklus trinn for trinn
Når en ny kontrakt står for døren, har kontraktsansvarlig eller -teamet en stor oppgave foran seg. De er tross alt ansvarlige for alle trinn i kontraktens livssyklus, noe som kan være et skremmende perspektiv.
Hvis du ikke er kjent med kontraktens livssyklus, får du her en oversikt over hva standardprosessen innebærer:
- Opprette kontrakten
- Sende kontrakten til kunden
- Motta tilbakemeldinger fra kunden
- Forhandle frem og tilbake med kunden
- Redigere kontrakten basert på det dere blir enige om
- Signer kontrakten
- Venter på at kunden skal signere kontrakten
- Sikker oppbevaring av kontrakten
- Arkivere og/eller avslutte kontrakten
Bare ved å se på disse trinnene er det lett å se hvor komplisert og langvarig denne oppgaven kan være. Hvis man bruker den tradisjonelle metoden med manuell kontraktshåndtering, kan det ta uker, om ikke måneder, å få avtalen i havn.
Og hva sitter du igjen med? Bunker med papirer, en innboks full av forhandlingsmailer og et brennende ønske om ferie.
Dessuten kan en treg prosess påvirke utfallet av en avtale. I SpringCMs 2018 State of Contract Management Report svarte 66 % av deltakerne at de mener at prosessen for kontraktsgodkjenning fører til forsinkelser i avtaleinngåelsen, og ytterligere 21 % svarte at det er et “stort problem” for avtaleinngåelsen.
Det er ikke overraskende at stadig flere bedrifter har tatt i bruk programvare for å få jobben gjort!
3. Hvordan kan programvare for kontraktshåndtering hjelpe deg og din bedrift?
Når du registrerer deg for en hvilken som helst type programvare, bør du naturligvis tenke på avkastningen på investeringen (ROI). God kontraktsprogramvare gir fantastisk ROI.
Her er et eksempel: Du driver et ekspansivt markedsføringsbyrå i Brussel. Du er på utkikk etter en ekstern designer, og du har funnet den perfekte kandidaten i Warszawa. Du sender kontrakten, men oppdager en feil. Lønnen vises bare i euro, i stedet for i både euro og polske złoty.
Med riktig kontraktsprogramvare kan du enkelt gjøre endringer i sanntid, i stedet for å måtte redigere manuelt og deretter sende kontrakten tilbake til den som har signert. Alternativt kan du la brukeren redigere deler av kontrakten før begge parter signerer.
Dette er bare ett eksempel på hvordan riktig avtaleprogramvare kan hjelpe deg med å komme raskere i gang, slik Eurofins erfarte da de ønsket å digitalisere avtalene sine. Ved å bruke kontraktsprogramvare kunne lederne hos Eurofins holde seg mer oppdatert, ettersom de fikk “en følelse av eierskap til sine egne arbeidsavtaler”.
4. Hva er fordelene med å bruke programvare for kontraktshåndtering?
Hvis vi skulle snakke om hvert eneste aspekt som gjør dette verktøyet så bra, ville vi vært her i årevis. I stedet skal vi fatte oss i korthet og fortelle deg om tre viktige fordeler det kan gi bedriften din.
Fordeler med programvare for kontraktshåndtering
- Reduserer risikoen for bedriften
Manuell kontraktshåndtering er en prosess som er utsatt for menneskelige feil, noe som kan få både økonomiske og juridiske konsekvenser og svekke tilliten til motparten.
Automatiserte systemer har vist seg å redusere risikoen for feil betydelig. I tillegg lagres alle kontrakter trygt på ett sted, og den ansvarlige kan begrense og overvåke hvem som har tilgang til dem.
- Eksepsjonelt tidsbesparende
Hvert eneste trinn i prosessen går raskere, fra kontraktsinngåelse til signering. Ifølge Forrester og Aberdeen reduserer bruken av et kontraktstyringssystem tiden det tar å godkjenne et prosjekt med i gjennomsnitt 82 %.
Skybasert programvare for kontraktsadministrasjon gjør det til og med mulig å forhandle i sanntid, noe som reduserer behandlingstiden ytterligere og gjør at avtalen signeres enda raskere.
- Utvilsomt kostnadseffektivt
Aberdeens rapport om dette temaet viser at de selskapene som presterer best, mener at det kan ha en positiv innvirkning på salget å få kontrakten i havn første gang. Ikke bare det, men forsinkelser i avtaleinngåelsen kan også føre til tapte forretninger. Kort sagt, en raskere prosess øker sjansene for suksess og gir mer tid til å investere i å sikre flere avtaler.
Programvare for kontraktshåndtering har vist seg å redusere risikoen for feil betydelig. Menneskelige feil i kontrakter kan føre til kostbare advokatutgifter, så feilfrie dokumenter kan spare bedriften for store summer.
Selv om livssyklusen er den samme uansett om du håndterer prosessen manuelt eller bruker programvare for kontraktshåndtering, er arbeidsflyten helt forskjellig. En effektiv prosess sparer mye tid, og som vi alle vet, betyr tid penger.
5. Programvare for kontraktsadministrasjon: Skybaserte vs. offline-løsninger
So, using contract software is clearly better than wasting hours away doing it manually. But are all contract management services the same?
While they are all designed to effectively manage the lifecycle of contracts from one place, speeding up the process and facilitating work, we should distinguish between cloud-based and offline solutions.
Cloud-based solutions can be accessed from the browser, while offline software needs to be installed on a device. There are several benefits to using a cloud-based system over an offline solution. Let’s see what these are:
Selv om de alle er utviklet for å håndtere livssyklusen til kontrakter fra ett sted, noe som gjør prosessen raskere og arbeidet enklere, bør vi skille mellom skybaserte og frakoblede løsninger.
Skybaserte løsninger er tilgjengelige via nettleseren, mens offline-programvare må installeres på en enhet. Det er flere fordeler med å bruke et skybasert system fremfor en offline-løsning. La oss se nærmere på disse:
- Live redigering
Versjonskontroll kan være et problem når man jobber offline, og det kan føre til misforståelser. Med live redigering kan alle være sikre på at de til enhver tid jobber med den nyeste versjonen av kontrakten. Kontraktene redigeres direkte på plattformen, i sanntid. Dermed kan begge parter se endringene og oppdateringene umiddelbart.
- Forhandlinger i farta
Bruk kommentarer direkte i kontrakten til å stille spørsmål og forhandle om vilkår i sanntid. Den andre parten vil kunne se kommentaren umiddelbart og svare. Dette gjør kommunikasjonen mer direkte og transparent.
- Ubegrenset lagringsplass
Når du installerer programvare på enheten din, tar den opp plass, og over tid vil den ta opp mer og mer plass til den til slutt går tom for lagringsplass. Skybasert programvare har ubegrenset lagringsplass til rådighet, så det er en ting mindre å bekymre seg for.
- Ekstern tilgang
Et skybasert system er ikke bundet til et sted eller en enhet. Det er tilgjengelig hvor som helst, via en hvilken som helst nettleser. Pandemien understreket dette klart og tydelig, og når vi nå går inn i en tid med fjernarbeid, er skybaserte systemer den eneste logiske løsningen.
- Tryggere enn noensinne
Tanken på å kunne få tilgang til plattformen fra hvor som helst kan få noen alarmklokker til å ringe. Du skal vite at det kun er de som har tillatelse til å åpne et dokument som har tilgang til det. Og ikke bare det – alle endringer registreres og tidsstemples, slik at du alltid kan se hvem som har åpnet dokumentet og når, og hvilke endringer de har gjort.
Som du ser, ligger skybasert programvare for kontraktshåndtering et skritt foran når det gjelder hurtighet og effektivitet. Det gir også større fleksibilitet og transparens gjennom hele prosessen.
6. Hva du bør se etter når du velger programvare for kontraktshåndtering
Når du skal bestemme deg for hvilket kontraktshåndteringsverktøy du skal bruke, lurer du sikkert på hva du bør se etter? Og spør deg selv, eller internett, hvilke funksjoner du bør holde øye med? Hva kjennetegner egentlig et godt verktøy for kontraktshåndtering? Her er et par ting du bør tenke på når du vurderer de mange alternativene som finnes der ute:
- Brukervennlighet: Verktøyet bør være enkelt å bruke og forstå. Det bør heller ikke ta for lang tid å komme i gang med å bruke det. Det bør være enkelt å komme i gang, og det bør være til hjelp, ikke til hinder for prosessen.
- Sikkerhet: Verktøyet bør tilby robust sikkerhet for å beskytte sensitive data og være i samsvar med GDPR.
- Funksjoner: Verktøyet bør ha funksjoner som er relevante for arbeidsflyten din, og som gjør at du kan jobbe på en måte som øker effektiviteten. Verktøyet bør ha mange kvalitetsfunksjoner som påvirker arbeidet ditt.
- Kostnad: Verktøyet bør være en kostnadseffektiv løsning basert på dine behov og virksomhetens størrelse.
- Integrasjon: Verktøyet bør kunne integreres med andre systemer og applikasjoner som dere bruker eller planlegger å bruke.
Dette er bare noen av kriteriene du bør ta hensyn til når du velger et verktøy for kontraktsadministrasjon.
7. Hold utkikk etter spesifikke funksjoner
Når du skal velge et verktøy for kontraktshåndtering, er det noen viktige funksjoner du bør se etter.
Disse inkluderer:
- Automatiserte arbeidsflyter: Automatiserte arbeidsflyter bidrar til å effektivisere kontraktsprosessen, redusere manuelle feil og spare tid og penger.
- Analyse: Analyser gir verdifull innsikt i kontraktens ytelse og hjelper organisasjoner med å ta informerte beslutninger.
- Rapportering: Rapportering gir innsyn i kontraktens ytelse og hjelper organisasjoner med å holde oversikt over kontraktene sine.
- Sikkerhet: Verktøyet bør tilby robust sikkerhet for å beskytte sensitive data.
- Integrasjon: Verktøyet bør kunne integreres med andre systemer og applikasjoner.
Dette er de viktigste funksjonene du bør se etter i et verktøy for kontraktsadministrasjon, men det finnes mange flere. Noen er mer relevante for deg og din arbeidsflyt enn andre. Når det er sagt, er det på tide å gi deg våre anbefalinger om hvilke verktøy du bør bruke.
Les også: Fordeler med kontraktshåndtering for din bedrift
8. Ta steget inn i fremtiden og nå nye høyder
Bedrifter bruker ofte enorme ressurser og penger på å få markedsføringen til å fungere optimalt, mens kontraktshåndteringen ofte blir oversett og overlatt til utdaterte systemer.
Hvis dette høres kjent ut, er det på tide med en forandring. Nå kan du glede deg over ren effektivitet, øke fortjenesten og se bedriften vokse. Med riktig programvare for kontraktshåndtering er det bare fantasien som setter grenser!
Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter
Vil du vite mer om digitale kontrakter eller fremtidens kontraktshåndtering? Vi vil gjerne høre fra deg.
