Produksjonsindustrien lever av effektivitet, men mange bedrifter er fortsatt avhengige av papirkontrakter – en prosess som er like utdatert som å bruke maskiner fra 1900-tallet. Evoy, et norsk selskap innen elektrisk fremdrift, endret prosessen for kontraktshåndtering med Oneflow. Her kan du se hvordan Oneflow kan hjelpe selskapene dine med å spare tid, penger og hodepine, samtidig som du effektiviserer arbeidsflyten i alle avdelinger.
Utdaterte kontrakter koster deg tid og penger
Å bruke papirkontrakter er som å drive fabrikken i utdatert utstyr – det forsinker deg, koster mer og øker risikoen for feil. Evoy innså dette og gikk over til Oneflow for å automatisere godkjenninger, integrere ERP- og CRM-systemene sine og modernisere workflows.
Hvorfor bør du slutte å bruke papirkontrakter?
Papirkontrakter skaper flaskehalser, øker produksjonsforsinkelser og koster deg mer i det lange løp. De begrenser også skalerbarheten og gjør det vanskeligere å spore compliance med stadig skiftende regelverk.
Hva du kan gjøre med det:
Invester i en kontraktshåndteringsplattform som Oneflow. Med funksjoner som Microsoft Dynamics– og Salesforce-integrasjon kan du koble CRM-systemene dine sammen for sømløs kontraktshåndtering. Oppdateringer og godkjenninger automatiseres, slik at ingenting faller mellom stolene.
Hvordan Oneflow kommer alle avdelinger i produksjonen til gode
Effektivisert kontraktshåndtering hjelper ikke bare de juridiske avdelingene – det gjør det mulig for alle avdelinger å prestere bedre. Slik ser det ut for ulike roller:
Les også: All you need to know about digital contracts integrations
Innkjøp: Raskere leverandøravtaler betyr færre produksjonsforsinkelser
Innkjøpsteam opplever ofte forsinkelser på grunn av leverandøravtaler som sitter fast i manuelle prosesser. Med Oneflow kan du automatisere kontraktsgodkjenninger og redusere tiden det tar å onboarding leverandører.
- Hvorfor du bør bry deg: Produksjonsforsinkelser på grunn av trege leverandøravtaler kan koste bedriften penger og skade omdømmet ditt.
- Hva du kan gjøre med det: Bruk Oneflow til å standardisere leverandøravtalene dine og integrere dem i ERP-systemet for raskere prosessering.
Salg: Inngå avtaler med distributører på rekordtid
Salgsteamet ditt har ikke råd til å miste momentum når du forhandler med distributører. Med Oneflow kan du sende, signere og oppdatere kontrakter umiddelbart – alt fra CRM-systemet ditt.
- Hvorfor du bør bry deg: Sakte prosesserbare avtaler kan føre til tapte muligheter og avtaler.
- Hva du kan gjøre med det: Integrer Oneflow med Salesforce eller Microsoft Dynamics for å få raskere distributørkontrakter og holde pipelinen i bevegelse.
HR: Onboarding av talenter uten flaskehalser i papirarbeidet
Rekruttering og onboarding av nye ansatte kan være et logistisk mareritt når kontrakter håndteres manuelt. I Oneflow forenkles prosessen, slik at HR-teamene kan fokusere på å finne de rette talentene i stedet for å jakte på papirarbeid.
- Hvorfor du bør bry deg om det: En treg onboarding-prosess kan frustrere nyansatte og gi et dårlig inntrykk av bedriften.
- Hva du kan gjøre med det: Digitaliser arbeidskontraktene dine med Oneflow for å gjøre signering og compliance enkelt for både HR og nyansatte.
Juridisk: overhold alle forskrifter, uten problemer
For juridiske team er det ikke til forhandling å holde seg i compliance. Med Oneflow lagres alle kontrakter sikkert og oppdateres automatisk for å oppfylle de nyeste forskriftene.
- Hvorfor du bør bry deg: Manglende overholdelse av bransjestandarder kan føre til bøter, søksmål og skade på omdømmet.
- Hva du kan gjøre med det: Bruk Oneflows sikre lagring og automatiserte oppdateringer for å sikre at alle kontrakter oppfyller gjeldende juridiske krav.
De mest populære avtalemalene for selskaper
Erfaringer fra Evoy: Hvordan lykkes med digitale kontrakter
Evoys overgang til Oneflow er en mesterklasse i å modernisere kontraktshåndteringen. Her er tips basert i deres suksess:
- Begynn i det små, men tenk stort: Begynn med å digitalisere noen få viktige kontraktarbeidsflyter. Når du ser resultatene, kan du utvide til andre områder som HR eller innkjøp.
- Hvorfor du bør bry deg: En gradvis utrulling sikrer en smidigere overgang for teamet ditt.
- Hva du kan gjøre med det: Begynn med den avdelingen som håndterer flest kontrakter, og utvid til andre etter hvert.
- Integrer med verktøy du allerede bruker: Evoy utnyttet Oneflows integrasjonsfunksjoner for å koble sammen CRM- og ERP-systemene sine. Dette skapte en enhetlig workflow og eliminerte dobbeltarbeid.
- Hvorfor du bør bry deg: Integrasjon sparer tid og forhindrer feil som skyldes manuell dataregistrering.
- Hva du kan gjøre med det: Sjekk om Oneflow kan integreres med verktøy som teamet ditt allerede er avhengig av i for eksempel Microsoft Office eller Salesforce.
- Fokus på compliance fra første dag: Evoy prioriterte juridisk compliance ved å automatisere oppdateringer og godkjenninger, slik at de alltid var klare for revisjon.
- Hvorfor du bør bry deg: Problemer med compliance kan være kostbart og tidkrevende å løse i ettertid.
- Hva du kan gjøre med det: Sett opp sikkerhetstiltak for compliance i systemet for digital kontraktshåndtering for å beskytte bedriften mot risiko.
Det viktigste å ta med seg: Tre ting du bør begynne med nå
- Gjennomgå dine nåværende kontraktarbeidsflyter for å identifisere flaskehalser og ineffektivitet
- Undersøk digitale kontraktsløsninger som Oneflow for å se hvordan de kan integreres med dine eksisterende systemer
- Begynn å digitalisere kontrakter i én avdeling, og skaler gradvis
Ved å ta disse stegene kan produksjonsselskapet ditt kvitte seg med utdaterte prosesser, øke effektiviteten og holde seg foran konkurrentene. Det er på tide å oppgradere kontraktshåndteringen – akkurat som du ville oppgradere maskinparken.
