Hedin Bil
Kontroll, compliance og avkastning på investeringen på mindre enn én måned
10 timer
<1 måned
3000+
Med litt over hundre utsalgssteder over hele Sverige, er Hedin Bil en velkjent bilforhandler. De holder Sverige på hjul som forhandlere og agenter for store bilmerker, og har rundt 3300 ansatte i hele konsernet. Takket være Oneflow har HR-avdelingen kunnet jobbe smartere med HR-avtalene, spare 10 timer i uken og få full kontroll over alle kontraktene i en GDPR-sikker plattform.
“Vil det nå ut til riktig person?”
For Elin Skoglund og Eva Ekström, HR forretningspartnere i Hedin Bil, var det en stor utfordring i arbeidet deres å være proaktive og alltid se fremover. Og siden selskapet har vokst mye på kort tid, har det vært utfordrende å få alle rutiner og prosesser på plass. Tidligere ble alle avtaler i virksomheten signert for hånd, noe som til slutt ble uholdbart. Misforståelser var hyppige, avtalene skilte seg fra hverandre og noen ble skrevet feil. Fremfor alt var ikke arbeidsflyten i samsvar med GDPR. Administrasjonen av over 3000 ansatte, alle med mer enn én avtale, var en tidstyv.
“Etablering, utstedelse og administrasjon av avtaler for alle menneskene som jobber hos oss spiste opp veldig mye av min tid. Jeg mistet mye kontroll over kontraktsprosessen så snart jeg lanserte en avtale via post eller e-post. Vil den nå ut til riktig person?”
Oneflow gjør usikkerhet til trygghet
For ikke å drukne i kontraktstyring, hadde Hedin Bil virkelig behov for et enkelt og fleksibelt system som kunne automatisere prosessen. Oneflow krysset av alle elementene i sjekklisten:
- Brukervennlig
- Automatiserte kontraktmaler
- Støtte for separate arbeidsområder for ulike brukere og grupper
- Mulighet til å definere regler, for eksempel slette en kontrakt automatisk
Duoen begynte å bruke Oneflow umiddelbart. Opplevelsen var en lek. Gradvis utvidet de bruken, og i dag bruker de Oneflow til å administrere ansettelseskontrakter, vedlegg, protokoller og ethvert dokument som krever en signatur.
Eva er positivt overrasket over hvor jevnt alt har gått, fra implementering til å se resultater. “Smooth” er det perfekte ordet for å oppsummere Hedin Bils erfaring med Oneflow, og det gjelder ikke bare for HR. Lønningskontoret høster også fruktene, siden de mottar et varsel hver gang en arbeidskontrakt signeres.
“Det faktum at Oneflow er 100 % digital gjør det så enkelt og fleksibelt. Hvis jeg ønsker å legge til en ekstra signatur, kan jeg gjøre det med et tastetrykk. Og hvis jeg vil endre startdatoen, fikser jeg den og signerer den på nytt. Alt på ett sted i nettleseren min.”
Digitale kontrakter som føles som trolldom
Seeing is believing. La oss vise deg hvordan du arbeider smartere med avtaler i Oneflow.
Kontraktene er trygge, prosessene er raskere
Oneflow har utvilsomt spart mye tid for Elin og Eva i deres daglige arbeid. Eventuelle feil eller utelatelser i avtalene går så mye raskere å rette opp med bare noen få tastetrykk, slik at de i stedet kan fokusere på de viktige tingene. Duoen kan også se hvilket stadium en avtale er i, og være proaktiv hvis en part forsinker signeringen.
“Fra dag én har Oneflow gitt oss trygghet ved å gi kontroll og god oversikt over kontraktsprosessen vår til enhver tid”, sier Elin.
“Oneflow har dette fantastiske arkivet. Jeg kan enkelt søke gjennom alle tidligere avtaler til en person, og se hvem som opprettet dem og hvem som signerte dem. Avtalene blir ikke borte eller plassert feil. Fra et GDPR-perspektiv er Oneflow strålende fordi det er et lukket system.”
Teamet anslår at de sparer minst 10 timer i uken med Oneflow, og nevner at interne avtaler ofte signeres og fullføres innen fem minutter!
Så, vil de anbefale Oneflow til andre?
“Ja, uten tvil! Oneflow er utrolig verdsatt av både ledere og ansatte.”
“Det faktum at Oneflow er 100 % digital gjør at det er så enkelt og fleksibelt. Det gir oss trygghet ved å gi kontroll og fullstendig oversikt over kontraktsprosessen vår til enhver tid.”
Elin Skoglund
HR Business Partner
Hedin Bil
