Så förbättrar du datasekretessen och ökar säkerheten i dina avtal

Normalt innehåller avtal känsliga uppgifter och kritisk affärsinformation. Därför har behovet av robusta åtgärder för avtalssäkerhet och dataintegritet aldrig varit viktigare. I takt med att cyberhoten utvecklas och regelverken blir strängare måste organisationerna anta omfattande strategier för att skydda sina överenskommelser och de uppgifter de innehåller. Den här artikeln utforskar viktiga strategier för att säkra avtal och säkerställa dataintegritet, och ger insikter i den senaste utvecklingen och bästa praxis för 2024.

1. Så här ökar du säkerheten i dina avtal

Att säkra avtal är viktigt för att skydda både de inblandade parterna och de känsliga uppgifter som utbyts inom ramen för överenskommelsen. Avtalets integritet, sekretess och tillgänglighet måste alltid upprätthållas. Följande strategier kan avsevärt förbättra säkerheten i avtalen:

a. Implementera kryptering

• End-to-end-kryptering: Ett av de mest effektiva sätten att skydda data inom säkerhetsavtal är genom kryptering från början till slut. Detta säkerställer att data krypteras från det att de skapas till dess att de lagras eller överförs på ett säkert sätt. Avancerade krypteringsstandarder som AES-256 ger en hög säkerhetsnivå, vilket gör det extremt svårt för obehöriga parter att komma åt eller dechiffrera uppgifterna.
• Digitala signaturer: Digitala signaturer spelar en avgörande roll när det gäller att verifiera avtals äkthet och integritet. Genom att använda kryptografiska tekniker säkerställer digitala signaturer att ett avtal inte har ändrats sedan det signerades och att undertecknarna är de som de utger sig för att vara. Detta skyddar inte bara avtalet från manipulering utan ger också ett tydligt spår av ansvarsskyldighet.

Läs även: Vad är avtalshantering? Din ultimata guide

b. Mekanismer för åtkomstkontroll

• Rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC): Implementering av RBAC är viktigt för att säkerställa att endast behörig personal har tillgång till känsliga uppgifter om avtalet. Genom att tilldela behörigheter baserat på användarens roll inom organisationen begränsar RBAC åtkomsten till endast de som behöver den för att utföra sina arbetsuppgifter och minimerar därmed risken för obehörig åtkomst.
• Multifaktorautentisering (MFA): MFA lägger till ytterligare ett säkerhetslager genom att kräva att användarna tillhandahåller två eller flera former av identifiering innan de får åtkomst till systemet för avtalshantering. Det kan handla om något som användaren vet (t.ex. ett lösenord), något som användaren har (t.ex. en smartphone) eller något som användaren är (t.ex. ett fingeravtryck). Genom att implementera MFA kan organisationer avsevärt minska risken för obehörig åtkomst på grund av komprometterade referenser.

c. Regelbundna säkerhetsrevisioner och penetrationstester

• Att genomföra regelbundna säkerhetsrevisioner och penetrationstester är en proaktiv metod för att identifiera och minska sårbarheter i systemet för avtalshantering. Säkerhetsrevisioner innebär en grundlig genomgång av systemets säkerhetspolicyer, procedurer och kontroller, medan penetrationstester simulerar cyberattacker för att utvärdera systemets motståndskraft mot potentiella hot. Genom att åtgärda sårbarheter innan de kan utnyttjas kan organisationer förbättra sin övergripande säkerhetsställning.

d. Säker lagring och säkerhetskopiering av avtal

• Säkra lagringslösningar: Avtal bör lagras i säkra miljöer, t.ex. krypterade databaser eller säkra molnlagringstjänster som uppfyller branschstandarder och regler. Det är viktigt att se till att lagringslösningarna erbjuder redundans, åtkomstkontroll och revisionsloggning för att spåra åtkomst till och ändringar av uppgifterna i avtalet.
• Regelbundna säkerhetskopior: Regelbunden säkerhetskopiering av avtal är viktigt för katastrofåterställning och kontinuitet i verksamheten. Säkerhetskopiorna bör krypteras och lagras på geografiskt skilda platser för att skydda mot dataförlust på grund av cyberattacker, naturkatastrofer eller systemfel.

2. Vad är avtal om säkerhet och integritet?

Avtal om säkerhet och integritet är specialiserade överenskommelser som beskriver de skyldigheter, ansvarsområden och åtgärder som parterna måste följa för att skydda känsliga uppgifter. Dessa avtal är särskilt viktiga inom sektorer som hanterar konfidentiell information, t.ex. hälso- och sjukvård, finans, teknik och juridiska tjänster. Avtal om säkerhet och integritet säkerställer att alla inblandade parter åtar sig att upprätthålla höga standarder för dataskydd.

a. Viktiga komponenter i säkerhetsavtal

• Klausuler om dataskydd: Dataskyddsklausuler är avgörande för att definiera hur känsliga uppgifter ska hanteras under avtalets hela livscykel. Dessa klausuler beskriver vanligtvis de tekniska och organisatoriska åtgärder som måste vidtas för att skydda data, t.ex. kryptering, åtkomstkontroll och dataminimering. Dessutom kan de innehålla krav på anmälan av dataintrång, policyer för datalagring och skyldigheter för bortskaffande av data.
• Konfidentialitetsavtal: Konfidentialitetsavtal är juridiskt bindande avtal som säkerställer att alla inblandade parter är skyldiga att hålla de uppgifter som delas konfidentiella. Dessa avtal skyddar känslig information från att lämnas ut till obehöriga och åtföljs ofta av sekretessavtal (NDA) för att ytterligare förstärka åtagandet om konfidentialitet.
• Protokoll för anmälan av intrång: Protokoll för anmälan av dataintrång är viktiga för att beskriva de åtgärder som måste vidtas i event av ett dataintrång. Dessa protokoll innehåller vanligtvis krav på att berörda parter, tillsynsmyndigheter och andra intressenter omedelbart ska underrättas. De definierar också tidsramarna för anmälan av dataintrång och innehållet i kommunikationen, vilket säkerställer transparens och efterlevnad av rättsliga skyldigheter.

b. Avtal om integritet

• Den registrerades rättigheter: Avtal om skydd av personuppgifter innehåller ofta bestämmelser som beskriver rättigheterna för personer vars uppgifter behandlas. Dessa rättigheter kan omfatta rätten att få tillgång till, rätta till eller radera personuppgifter samt rätten att begränsa eller invända mot vissa typer av uppgiftsbehandling. Genom att tydligt definiera dessa rättigheter bidrar avtal om skydd av personuppgifter till att säkerställa att de registrerade har kontroll över sina personuppgifter.
• Överensstämmelse med bestämmelser: Avtal om säkerhet och integritet måste följa relevanta dataskyddsbestämmelser, t.ex. den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) i Europa eller California Consumer Privacy Act (CCPA) i USA. Att följa dessa bestämmelser är inte bara ett lagkrav utan också en viktig aspekt när det gäller att bygga upp förtroende hos kunder och intressenter. Avtalen bör specificera vilka regelverk som gäller och vilka åtgärder som vidtas för att säkerställa efterlevnad.

Läs även: Topp 10 bästa SaaS-säkerhetspraxis

3. Hur säkerställer man integritets- och dataskydd?

Att säkerställa integritets- och dataskydd inom avtal innebär en mångfacetterad strategi som kombinerar juridiska, tekniska och organisatoriska åtgärder. Organisationer måste vara noggranna med att implementera bästa praxis för att skydda känslig information och upprätthålla efterlevnaden av dataskyddslagar.

a. Minimering av data

• Dataminimering är en viktig princip inom dataskydd som innebär att endast de uppgifter som är nödvändiga för avtalets syfte samlas in och behandlas. Genom att begränsa mängden data som samlas in minskar organisationerna risken för att lagra och hantera alltför stora mängder känslig information. Denna praxis förbättrar inte bara säkerheten utan är också i linje med sekretessbestämmelser som föreskriver minimering av insamling av personuppgifter.

b. Anonymisera data och överväg pseudonymer

• Anonymisering och pseudonymisering är tekniker, t.ex. VPN, som används för att skydda personuppgifter genom att ta bort eller dölja identifierare som kan koppla uppgifterna till specifika individer. Anonymisering innebär att all identifierande information tas bort permanent, vilket gör det omöjligt att spåra uppgifterna tillbaka till en individ. Pseudonymisering, å andra sidan, innebär att identifierare ersätts med pseudonymer, som kan återställas med hjälp av ytterligare information som lagras separat. Dessa tekniker är särskilt användbara i avtal som omfattar stora datamängder eller forskningsaktiviteter, där integritetsaspekterna är av största vikt.

c. Regelbunden utbildning och medvetenhet

• Regelbundna utbildnings- och medvetandehöjande program är viktiga för att säkerställa att anställda och intressenter förstår vikten av dataskydd och de specifika krav som anges i avtal om säkerhet och integritet. Utbildningen bör omfatta ämnen som bästa praxis för dataskydd, organisationens dataskyddspolicy och de rättsliga skyldigheter som är kopplade till datahantering. Genom att främja en kultur av integritet och säkerhet kan organisationer minska sannolikheten för oavsiktliga dataintrång och säkerställa att alla parter följer avtalsförpliktelserna.

d. Planer för hantering av incidenter

• En heltäckande incidenthanteringsplan är avgörande för att effektivt kunna hantera dataintrång och andra säkerhetsincidenter. Planen bör innehålla en beskrivning av de åtgärder som ska vidtas i event av ett intrång, inklusive strategier för begränsning, utplåning, återställning och kommunikation. Dessutom bör planen specificera roller och ansvarsområden, så att alla inblandade vet vad de har att göra i åtgärdsprocessen. Det är viktigt att regelbundet testa och uppdatera incidenthanteringsplanen för att säkerställa att den förblir effektiv och anpassad till aktuella hot och lagstadgade krav.

e. Riskhantering för tredje part

• Riskhantering för tredje part är en viktig aspekt för att säkerställa integritets- och dataskydd i avtal. Organisationer måste noggrant bedöma de risker som är förknippade med tredjepartsleverantörer som har tillgång till känsliga uppgifter. Detta innebär att man måste genomföra en due diligence av leverantörens säkerhetsrutiner, säkerställa att de följer samma dataskyddsstandarder och inkludera avtalsbestämmelser som ålägger leverantören att följa sekretessbestämmelserna. Regelbunden granskning och övervakning av tredje parts efterlevnad är avgörande för att minska riskerna i samband med outsourcing och datadelning.

Läs mer: 5 farliga cybersäkerhetsfel som företag gör och hur man undviker dem

4. Vad är dataskydd i ett avtal?

Dataskydd i ett avtal avser de specifika klausuler och bestämmelser som är utformade för att skydda personuppgifter och känsliga uppgifter som hanteras inom ramen för överenskommelsen. Dessa klausuler är avgörande för att säkerställa att uppgifter samlas in, behandlas, lagras och delas i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar och bästa praxis.

a. Överenskommelser om behandling av personuppgifter (DPA)

• En överenskommelse om databehandling (DPA) är ett juridiskt bindande dokument som beskriver dataskyddsskyldigheterna för ett personuppgiftsbiträde på uppdrag av en personuppgiftsansvarig. Personuppgiftsbiträdesavtalet innehåller vanligtvis information om databehandlingsaktiviteter, säkerhetsåtgärder och de registrerades rättigheter. Det säkerställer att personuppgiftsbiträdet hanterar personuppgifter i enlighet med den personuppgiftsansvariges instruktioner och i överensstämmelse med dataskyddslagstiftningen. Att inkludera ett dataskyddsavtal i avtal som omfattar databehandling är viktigt för att upprätthålla ansvarsskyldighet och transparens.

b. Konfidentialitets- och sekretessavtal (NDA)

• Konfidentialitets- och sekretessavtal (NDA) är en integrerad del av avtal som omfattar känsliga uppgifter. Dessa överenskommelser binder parterna juridiskt till att förhindra obehörigt röjande av konfidentiell information, vilket säkerställer att känsliga uppgifter förblir skyddade. I sekretessavtal anges vanligtvis sekretessåtagandets varaktighet, omfattningen av den information som omfattas och konsekvenserna av ett brott. Det är viktigt att inkludera sekretessavtal i avtal för att skydda affärshemligheter, immateriella rättigheter och annan konfidentiell information.

c. Policy för lagring och radering av data

• Avtalen bör tydligt ange datalagringsperioder och beskriva förfaranden för säker radering av data efter det att avtalets syfte har uppfyllts. Policyer för datalagring bidrar till att säkerställa att uppgifter inte lagras längre än nödvändigt, vilket minskar risken för exponering av uppgifter på grund av långvarig lagring. Säkra metoder för radering av data, t.ex. radering av data eller fysisk förstöring, bör användas för att säkerställa att raderade data inte kan återskapas. Dessa policyer är avgörande för efterlevnaden av dataskyddsbestämmelser och för att minimera risken för dataintrång.

d. Ansvars- och skadeståndsklausuler

• Ansvars- och skadeståndsklausuler är viktiga för att fördela ansvar och ekonomiskt ansvar i event av dataintrång eller bristande efterlevnad av dataskyddsskyldigheter. Dessa klausuler skyddar de inblandade parterna genom att tydligt definiera konsekvenserna av brister i dataskyddet och beskriva den ekonomiska kompensation som kan krävas. Genom att inkludera dessa klausuler i avtalen kan man se till att alla parter förstår sitt ansvar och är beredda att hantera potentiella risker.

e. Internationella dataöverföringar

• Om avtalet innebär att uppgifter överförs över gränserna bör det innehålla klausuler som säkerställer att internationella regler för överföring av uppgifter följs. Det kan handla om standardavtalsklausuler (SCC) eller bindande företagsregler (BCR), som är utformade för att säkerställa att dataöverföringar genomförs på ett sätt som ger tillräckligt skydd för personuppgifter. Att säkerställa efterlevnad av internationella regler för dataöverföring är avgörande för att undvika rättsliga påföljder och upprätthålla förtroendet hos kunder och partners.

Sammanfattning av det viktigaste

I takt med att vi står inför allt fler hot mot cybersäkerheten har det blivit viktigare än någonsin att förbättra säkerheten i avtal och säkerställa datasekretess. Genom att införa robusta säkerhetsåtgärder, följa sekretessbestämmelser och införa omfattande dataskyddsklausuler i avtalen kan organisationer minska riskerna och skydda känslig information nu och i framtiden. Organisationer som prioriterar dessa strategier kommer att vara bättre positionerade för att navigera i den moderna digitala miljöns komplexitet, skydda sina avtalsrelationer och upprätthålla sina intressenters förtroende.