Det känns som om det kommer nyheter om dataintrång och oavsiktliga massraderingar nästan varje dag. Därför är dokumentlagring viktigare än någonsin tidigare. När det gäller att hålla de viktiga dokumenten säkra har du lyckligtvis några alternativ öppna för dig.
I den här artikeln går vi igenom några av de säkraste alternativen för dokumentlagring som finns tillgängliga för dig och hur du kan börja använda dem.
I den här artikeln kommer vi att gå igenom:
- Använd krypterad lagring av dokument
- Välj programvara för avtal med dokumentlagring
- Importera alla dina dokument till säker lagring
- Aktivera tvåfaktorsautentisering
1. Använd krypterad lagring av dokument online
Detta är det absolut minsta du bör göra för att hålla dina dokument säkra. Kryptering använder komplexa matematiska ekvationer för att omvandla dina avtal till chiffertext – samma teknik som VPN ofta använder. Krypterad dokumentlagring säkerställer att dina dokument är krypterade för alla som inte borde se dem. Förbättra säkerheten för din dokumentlagring och se till att dina konfidentiella filer är skyddade från nyfikna ögon och obehörig åtkomst.
Men enligt en rapport från Entrust är det bara 42% av företagen som krypterar sina data fullt ut. Med tanke på att dataintrång blir allt vanligare är detta inte en bra siffra.
Men låt inte termen ”krypterad dokumentlagring” verka avskräckande. Det är mer vardagligt än du förväntar dig. Faktum är att molnprogramvara, som iCloud, räknas som krypterad lagring. Lägg ett dokument i ditt moln och du har krypterad dokumentlagring.
Om du är osäker på vilken leverantör av krypterad dokumentlagring som är rätt för dig, oroa dig inte. De flesta leverantörer erbjuder kostnadsfria testperioder, så att du kan prova dig fram för att hitta den som passar dig och ditt företag. Men det finns ett ännu bättre alternativ: avtala programvara med inbyggd krypterad dokumentlagring.
2. Välj programvara för avtal med molnbaserad dokumentlagring
Med ett bra avtalsprogram kan du skapa och skicka avtal. Med ett bra program för avtal kan du göra det och lagra dem. Med inbyggd dokumentlagring till hands kan du hålla dina avtal säkra, utan att behöva flytta dem fram och tillbaka mellan olika programvaror.
Ett bra exempel på en bra inbyggd dokumentlagring är en som krypterar dina data och lagrar dem så lokalt som möjligt. Vi använder oss själva som exempel här. Vi är baserade i Sverige, så våra avtal är bundna av EU-lagstiftning. Därför baserar vi vår lagring inom EU, närmare bestämt på Irland. Vi använder också ett system för säkerhetskopiering av data, så att din data fortsätter att vara trygg och säker i händelse av ett avbrott eller en cyberattack.
Eftersom behovet av krypterad datalagring blir allt viktigare är det en nödvändighet att ha den här typen av säkerhetskopior på plats.
Detta är en bra påminnelse om varför det är så viktigt att göra din hemläxa innan du väljer en leverantör av programvara för avtal. Du måste kunna se till att de har rätt dokumentlagring för dina behov.
Läs mer: Hur avtal kan hjälpa dig att sälja smartare
3. Importera alla dina dokument till säker lagring
Låt oss inse det. De flesta av oss har dokument utspridda i Google Workspace. Faktum är att vi ofta måste använda sökfunktionen bara för att hitta de mest grundläggande sakerna. Det är där bra programvara för avtal kommer in i bilden. Det tar inte bara bort besväret med säkerhet, utan också med att behöva hitta allt du behöver.
Den goda nyheten är att när du väl har hittat ett avtalshanteringssystem med inbyggd dokumentlagring kan du importera alla dina dokument, ofta i bulk. Så länge du kan ordna dina dokument på ett ställe innan du laddar upp dem kan hela processen vara klar på några minuter.
Bulkimport till dokumentlagring innebär att dina data kan vara helt säkra inom några timmar efter att du har valt det avtal som är rätt för dig.
Men låt inte tanken på bulkimport verka skrämmande. Chansen är stor att du redan gör det, eller har gjort det. Om du någonsin har laddat upp flera filer till Google Workspace, OneDrive eller något liknande, så har du redan gjort en bulkimport. Att ladda upp dina avtal är inte mer komplicerat än så.
4. Aktivera tvåfaktorsautentisering
När det gäller säkerhet håller tvåfaktorsautentisering – även kallat 2FA – snabbt på att bli guldstandarden. Det säkerställer att de enda personer som kan komma åt dina dokument är de som faktiskt behöver se dem.
Tvåfaktorsautentisering fungerar i allmänhet på ett av två sätt:
- Du anger ditt telefonnummer eller din e-postadress och får en åtkomstkod skickad till dig.
- Du laddar ner en app, som Google Authenticator, som genererar en slumpmässig kod som du sedan anger när du blir ombedd att göra det. Sedan är du inloggad, precis som magi.
Det kan låta som en huvudvärk, men när du har konfigurerat det hela lägger tvåfaktorsautentisering till ett bra lager för säker dokumentlagring och låter dig skryta med hur säkert du lagrar dina dokument.
Faktum är att tvåfaktorsautentisering fungerar så bra att Google automatiskt rullade ut det till 150 miljoner användare 2021. Om det fungerar så bra för människor som har Gmail-konton, är tvåfaktorsautentisering ett bra komplement till din säkra dokumentlagring.
Det finns många alternativ för tvåfaktorsautentisering där ute. Så du kan ta dig tid att hitta den som är rätt för dig.
Läs mer: En snabbguide till programvara för avtal
Slutsats
När det gäller säker dokumentlagring bör kryptering vara din baslinje. Ju mer krypterad lagringen är, desto bättre. Chansen är stor att du inte är nybörjare på kryptering. Om du någonsin har använt något som iCloud har du använt krypterad lagring.
Du kan göra livet enklare för dig själv om du använder programvara för avtal med inbyggd dokumentlagring. Den här typen av inbyggd lagring är i allmänhet krypterad, men det skadar aldrig att göra din forskning innan du förbinder dig till någonting. Mycket inbyggd dokumentlagring kommer också med säkerhetskopior, vilket hjälper till att skydda dina dokument från dataförluster.
Så snart du har en programvara för avtal på plats kan du bulkimportera alla dina befintliga dokument. Om du någonsin har använt något som Google Workspace eller OneDrive, är chansen stor att du redan har gjort en bulkimport. Att få dina dokument till säker lagring är inte svårare än att göra det.
Slutligen, se till att du använder tvåfaktorsautentisering. Det har blivit standard av en anledning. Med hjälp av koder som skickas till din telefon eller e-post, eller slumpmässigt genererade koder, kan du se till att endast de som behöver komma åt dina dokument kan göra det.
