Tuntuu siltä, että melkein joka päivä on uutisia tietomurroista ja tahattomista tiedostojen massapoistoista. Siksi asiakirjojen turvallinen säilyttäminen on tärkeämpää kuin koskaan ennen. Onneksi tähän on olemassa muutamia loistavia vaihtoehtoja!
Tässä artikkelissa tarkastelemme turvallisimpia käytettävissäsi olevia asiakirjojen tallennusvaihtoehtoja ja sitä, miten voit alkaa käyttää niitä.
Käydään läpi seuraavia asioita:
- Käytä salattua asiakirjojen tallennusta
- Valitse sopimusohjelmisto, jossa on asiakirjojen pilvitallennus
- Siirrä kaikki asiakirjasi turvalliseen talletuspaikkaan
- Ota kaksivaiheinen tunnistautuminen käyttöön
1. Käytä salattua asiakirjojen tallennusta
Tämä on ehdoton vähimmäistoimenpide, joka sinun on tehtävä asiakirjojesi suojaamiseksi. Salaus käyttää monimutkaisia matemaattisia yhtälöitä sopimusten muuttamiseksi “salatekstiksi” – samaa tekniikkaa käyttävät usein VPN:t. Salattu asiakirjojen tallennus varmistaa, että asiakirjasi ovat salattuja kaikkien sellaisten henkilöiden osalta, joiden ei pitäisi nähdä niitä. Voit parantaa asiakirjojen tallennuksen turvallisuutta esimerkiksi VPNBrainsin avulla, jolloin luottamukselliset tiedostosi ovat suojassa uteliailta katseilta ja luvattomalta käytöltä.
Entrustin raportin mukaan kuitenkin vain 42 prosenttia yrityksistä salaa tietonsa täysin. Kun tietomurrot yleistyvät päivä päivältä, tämä ei ole hyvä luku.
Älä kuitenkaan anna termin ”salattu asiakirjojen tallennus” vaikuttaa pelottavalta. Se on arkipäiväisempää kuin luulisitkaaan. Itse asiassa pilvipalvelut, kuten iCloud, lasketaan salatuksi tallennukseksi. Laita asiakirja pilveen, ja sinulla on salattu asiakirjavarasto.
Jos et ole varma, mikä salattujen asiakirjojen tallennuspalvelun tarjoaja sopii sinulle, älä huoli. Useimmat palveluntarjoajat tarjoavat ilmaisia kokeilujaksoja, joten voit etsiä itsellesi ja yrityksellesi sopivaa palveluntarjoajaa. Mutta tähänkin on olemassa vielä parempi vaihtoehto: sopimusohjelmisto, jossa on sisäänrakennettu salattu asiakirjojen tallennus.
2. Valitse sopimusohjelmisto, jossa on asiakirjojen pilvitallennus
Hyvän sopimusohjelmiston avulla voit luoda ja lähettää sopimuksia sekä tallentaa ne. Kun käytössäsi on sisäänrakennettu asiakirjojen tallennus, voit pitää sopimuksesi turvassa ilman, että sinun tarvitsee siirtää niitä edestakaisin eri ohjelmistojen välillä.
Hyvä esimerkki hyvästä sisäänrakennetusta asiakirjojen tallennuksesta on ohjelmisto, joka salaa tietosi ja tallentaa ne mahdollisimman paikallisesti. Käytämme tässä esimerkkinä itseämme. Toimipaikkamme on Ruotsissa, joten sopimuksiamme sitoo EU:n lainsäädäntö. Siksi säilytyspalvelimet sijaitsevat EU:ssa, tarkalleen ottaen Irlannissa. Käytämme myös varmuuskopiojärjestelmää, jotta tietosi ovat edelleen turvassa ja suojattuina, jos tietoverkossa tapahtuu katkos tai verkkohyökkäys.
Koska salatun tietojen tallennuksen tarve on yhä tärkeämpää, tällaisten varmuuskopioiden käyttöönottaminen on välttämätöntä.
On myös tärkeää tehdä kotiläksyjä ennen sopimusohjelmistotoimittajan valintaa. Sinun on voitava varmistaa, että heillä on tarpeisiisi sopiva asiakirjojen tallennus.
Lue myös: Miten voit myydä tehokkaammin älykkäiden sopimusten avulla?
3. Siirrä kaikki asiakirjasi turvalliseen talletuspaikkaan
Totta puhuen useimmilla meistä on asiakirjoja hajallaan Google Workspacessa. Itse asiassa joudumme usein käyttämään hakutoimintoa vain löytääksemme sieltä kaikkein yksinkertaisimmat asiat. Tässä kohtaa loistava sopimusohjelmisto tulee kuvaan mukaan. Se poistaa huolen paitsi tietoturvasta myös siitä, kun sinun on löydettävä kaikki tarvitsemasi.
Hyvä uutinen on se, että kun löydät sopimusohjelmiston, jossa on sisäänrakennettu asiakirjojen tallennus, voit tuoda kaikki asiakirjasi palveluun – usein massana. Kunhan pystyt järjestämään asiakirjasi yhteen paikkaan ennen lataamista, koko prosessi voi olla valmis muutamassa minuutissa.
Joukkotuonti asiakirjojen tallennuspaikkaan tarkoittaa, että tietosi voivat olla täysin turvassa muutamassa tunnissa sen jälkeen, kun olet valinnut juuri sinulle sopivan sopimusohjelmiston.
Älä anna ajatuksen massatuonnista tuntua pelottavalta. Todennäköisesti teet tai olet jo tehnyt näin. Jos olet joskus ladannut useita tiedostoja Google Workspaceen, OneDriveen tai muuhun vastaavaan työkaluun, olet jo tehnyt massatuonnin. Sopimusten lataaminen ei ole sen monimutkaisempaa.
4. Ota kaksivaiheinen tunnistautuminen käyttöön
Turvallisuuden osalta kaksivaiheinen tunnistautuminen, joka tunnetaan myös nimellä 2FA, on nopeasti tulossa standardiksi. Sen avulla varmistetaan, että asiakirjoihin pääsevät käsiksi vain ne henkilöt, joiden on todella nähtävä ne.
Kaksivaiheinen tunnistautuminen toimii yleensä kahdella tavalla:
- Syötät puhelinnumerosi tai sähköpostiosoitteesi ja saat käyttökoodin, joka lähetetään sinulle.
- Lataat sovelluksen, kuten Google Authenticatorin, joka luo satunnaisen koodin, jonka syötät pyydettäessä.
Tämä saattaa kuulostaa hieman ylimääräiseltä, mutta kun olet ottanut kaksivaihesen tunnistautumisen käyttöön, saat ylimääräisen turvallisuuden lisäkerroksen asiakirjojen turvalliseen säilytykseen ja mahdollisuuden ylpeillä sillä, kuinka turvallisesti säilytät asiakirjojasi.
Kaksivaiheinen tunnistautuminen toimii niin hyvin, että Google otti sen automaattisesti käyttöön 150 miljoonalle käyttäjälle vuonna 2021. Jos se toimii yhtä hyvin Gmail-tilien käyttäjillä, kaksivaiheinen tunnistautuminen on loistava lisä myös asiakirjojen turvalliseen tallentamiseen.
Kaksivaiheisen tunnistautumisen vaihtoehtoja on paljon. Voit siis rauhassa etsiä itsellesi sopivan.
Lue myös: Opas sopimushallinnan ohjelmistoista
Tiivistelmä: asiakirjojen turvallinen säilyttäminen
Kun on kyse asiakirjojen turvallisesta säilyttämisestä, salauksen pitäisi olla perustasona. Mitä salaisempi tallennus on, sitä parempi. Todennäköisesti salaus ei ole sinulle uusi asia. Jos olet joskus käyttänyt esimerkiksi iCloudia, olet käyttänyt salattua tallennustilaa.
Voit tehdä elämästäsi helpompaa, jos käytät sopimusohjelmistoa, jossa on sisäänrakennettu asiakirjojen tallennus. Tällainen sisäänrakennettu tallennus on yleensä salattu, mutta koskaan ei ole pahitteeksi tehdä tutkimusta ennen kuin sitoudut mihinkään ratkaisuun. Monissa sisäänrakennetuissa asiakirjojen tallennustiloissa on myös mukana varmuuskopiot, mikä auttaa suojaamaan asiakirjojasi tietojen katoamiselta.
Heti kun saat käyttöön jonkin sopimusohjelmiston, voit tuoda kaikki olemassa olevat asiakirjasi massatallennuksena. Jos olet joskus käyttänyt esimerkiksi Google Workspacea tai OneDrivea, olet todennäköisesti jo tehnyt massatuonnin. Asiakirjojesi saaminen turvalliseen varastoon ei ole tämän vaikeampaa.
Varmista lopuksi, että käytät kaksivaiheista tunnistautumista. Siitä on tullut standardi syystäkin. Puhelimeesi tai sähköpostiisi lähetettävien koodien tai satunnaisesti esimerkiksi Google Authenticatorin avulla luotujen koodien avulla voit varmistaa, että vain ne, joiden on päästävä käsiksi asiakirjoihisi, voivat tehdä näin.
