Det føles som om det er nyheter om datainnbrudd og utilsiktet massesletting nesten hver dag. Derfor er lagring av dokumenter viktigere enn noensinne. Heldigvis har du flere muligheter når det gjelder å oppbevare dine viktige dokumenter på en sikker måte.
I denne artikkelen tar vi for oss noen av de sikreste alternativene for dokumentlagring, og hvordan du kan begynne å bruke dem.
I denne artikkelen skal vi se nærmere:
- Bruk kryptert lagring av dokumenter
- Velg kontraktsprogramvare med dokumentlagring
- Importer alle dokumentene dine til sikker lagring
- Aktiver tofaktorautentisering
1. Bruk kryptert lagring av dokumenter på nettet
Dette er det absolutte minimum du bør gjøre for å beskytte dokumentene dine. Kryptering bruker komplekse matematiske ligninger for å konvertere kontraktene dine til chiffertekst – den samme teknologien som VPN-er ofte bruker. Kryptert dokumentlagring sørger for at dokumentene dine er krypterte for alle som ikke skal se dem.
Ifølge en rapport fra Entrust er det bare 42 % av selskapene som krypterer dataene sine fullt ut. Ettersom datainnbrudd blir stadig vanligere, er ikke dette noe bra tall.
Men ikke la begrepet “kryptert dokumentlagring” virke avskrekkende. Det er mer hverdagslig enn man skulle tro. Skyprogramvare, som iCloud, regnes faktisk som kryptert lagring. Hvis du legger et dokument i skyen, har du kryptert dokumentlagring.
Hvis du er usikker på hvilken leverandør av kryptert dokumentlagring som passer for deg, trenger du ikke å bekymre deg. De fleste leverandører tilbyr gratis prøveperioder, slik at du kan prøve deg frem for å finne den som passer best for deg og din virksomhet. Men det finnes et enda bedre alternativ: avtaleprogramvare med innebygd kryptert dokumentlagring.
2. Velg kontraktsprogramvare med lagring av dokumenter i skyen
Med et godt kontraktsprogram kan du opprette og sende kontrakter. Med god kontraktprogramvare kan du gjøre det, og lagre dem. Med innebygd dokumentlagring kan du oppbevare kontraktene dine på en sikker måte uten å måtte flytte dem frem og tilbake mellom ulike programmer.
Et godt eksempel på god innebygd dokumentlagring er en løsning som krypterer dataene dine og lagrer dem så lokalt som mulig. Her bruker vi oss selv som eksempel. Vi er basert i Sverige, så kontraktene våre er underlagt EU-retten. Derfor baserer vi lagringen vår i EU, nærmere bestemt Irland. Vi bruker også et backupsystem, slik at dataene dine fortsatt er trygge og sikre hvis det skulle oppstå et strømbrudd eller et cyberangrep.
Behovet for kryptert datalagring blir stadig viktigere, og det er derfor helt nødvendig å ha slike sikkerhetskopier på plass.
Dette er en god påminnelse om hvorfor det er så viktig å gjøre hjemmeleksen sin før du velger en leverandør av avtaleprogramvare. Du må kunne forsikre deg om at de har riktig dokumentlagring for dine behov.
Les også: Hvordan kontrakter kan hjelpe deg med å selge smartere
3. Importer alle dokumentene dine til sikker lagring
La oss være ærlige. De fleste av oss har dokumenter spredt rundt omkring i Google Workspace. Faktisk må vi ofte bruke søkefunksjonen bare for å finne de mest grunnleggende tingene. Det er her en god kontraktsprogramvare kommer inn i bildet. Det gjør ikke bare sikkerheten enklere, men også det å finne alt du trenger.
Den gode nyheten er at du kan importere alle dokumentene dine, ofte i store mengder, når du først har funnet et kontraktsprogram med innebygd dokumentlagring. Så lenge du klarer å samle dokumentene på ett sted før du laster dem opp, kan hele prosessen være unnagjort på noen få minutter.
Masseimport til dokumentlagring betyr at dataene dine kan være fullstendig sikret i løpet av få timer etter at du har valgt den kontraktsprogramvaren som passer for deg.
Men ikke la tanken på masseimport virke skremmende. Sjansen er stor for at du allerede gjør dette, eller har gjort det. Hvis du noen gang har lastet opp flere filer til Google Workspace, OneDrive eller lignende, har du allerede gjort en masseimport. Det er ikke vanskeligere enn som så å laste opp kontraktene dine.
4. Importer alle dokumentene dine til sikker lagring
Når det gjelder sikkerhet, er tofaktorautentisering – også kjent som 2FA – i ferd med å bli gullstandarden. Det sikrer at de eneste som får tilgang til dokumentene dine, er de som faktisk trenger å se dem.
Tofaktorautentisering fungerer vanligvis på én av to måter:
- Du taster inn telefonnummeret eller e-postadressen din og får en tilgangskode tilsendt.
- Du laster ned en app, for eksempel Google Authenticator, som genererer en tilfeldig kode som du taster inn når du blir bedt om det. Så er du logget inn som ved et trylleslag.
Det høres kanskje ut som en hodepine, men når du først har satt det hele opp, gir tofaktorautentisering et ekstra lag til sikker dokumentlagring, og du kan skryte av hvor trygt du lagrer dokumentene dine.
Faktisk fungerer tofaktorautentisering så godt at Google automatisk har rullet det ut til 150 millioner brukere i 2021. Hvis det fungerer så bra for de som har Gmail-kontoer, er tofaktorautentisering et flott tillegg til sikker dokumentlagring.
Det finnes mange alternativer for tofaktorautentisering. Så du kan ta deg god tid til å finne den som passer best for deg.
Les også: Få bedriften til å vokse med programvare for kontraktshåndtering
Sammendrag
Når det gjelder sikker dokumentlagring, bør kryptering være utgangspunktet. Jo mer kryptert lagringen er, desto bedre. Sannsynligvis er ikke kryptering noe nytt for deg. Hvis du noen gang har brukt noe som iCloud, har du brukt kryptert lagring.
Du kan gjøre livet enklere for deg selv hvis du bruker en avtaleprogramvare med innebygd dokumentlagring. Denne typen innebygd lagring er som regel kryptert, men det skader aldri å gjøre undersøkelser før du bestemmer deg for noe. Mange av de innebygde dokumentlagringsløsningene leveres også med sikkerhetskopier, noe som beskytter dokumentene dine mot datatap.
Så snart du har en kontraktsprogramvare på plass, kan du masseimportere alle eksisterende dokumenter. Hvis du noen gang har brukt noe som Google Workspace eller OneDrive, har du sannsynligvis allerede gjort en masseimport. Å få dokumentene dine inn i sikker lagring er ikke vanskeligere enn å gjøre det.
Til slutt må du sørge for at du bruker tofaktorautentisering. Det er en grunn til at dette har blitt standarden. Ved hjelp av koder som sendes til telefonen eller e-posten din, eller tilfeldig genererte koder, kan du sørge for at bare de som trenger tilgang til dokumentene dine, får det.
