Du har precis fått ett avtal online. Du öppnar din inkorg. Du öppnar dokumentet, skummar igenom det och tänker för dig själv: “Det här ser okej ut” och ser därefter en utmärkt “Signera”-knapp. Där kan du digitalt fylla i ditt namn och “signera” avtalet. Du klickar på knappen och sedan är det klart! Du har precis signerat ett avtal online. Förut kändes det nytt och främmande att signera avtal online. Något vi förundrades över och som fick oss att tänka att “framtiden är nu”. Nu för tiden är det en helt vanlig funktion som vi är vana vid.
Faktum är att mer än 60 länder runt om i världen har någon form av uppsatta regler när det kommer till att använda elektroniska signaturer. Och den siffran kommer säkert att växa i takt med att fler länder, företag och organisationer använder e-signering som sitt förstahandsval för att signera avtal.
Det finns mängder av dokument som signeras elektroniskt idag. Det kan vara hyresavtalet för din lägenhet, ditt arbetskontrakt eller till och med vissa notarier. Användarmöjligheten är så pass bred att praktiskt taget allt som kan signeras fysiskt också kan signeras digitalt. Det finns dock några saker du bör tänka på när du bestämmer dig för att klicka på den där “signera”-knappen från din e-signeringsleverantör.
Elektroniska och digitala signaturer är juridiskt bindande!
Här spelar det ingen roll vad någon har eller inte har sagt. Det går ibland att bestrida med snirkliga, svårtydda signaturer eftersom det kan ha skett ändringar av avtalet i efterhand som du inte har gått med på. Men digitala signaturer och onlinesignaturer är juridiskt bindande! Som vi tidigare har nämnt i den här bloggen har elektroniska signaturer samma vikt som en fysisk våt signatur gjord i bläck. Så allt som du undertecknar online kan och kommer att vara rättsligt bindande.
I den både fysiska och digitala värld som vi lever i idag kan det ibland vara lätt att förbise att de har en stor påverkan på varandra. Något du signerat online kan ha en påverkan på din fysiska verklighet och vice versa. Det är gäller att komma ihåg att se på onlinevärlden som en förlängning av den fysiska, alltså med samma regler och förordningar. Detta leder oss även in på vårt nästa tips.
Kontrollera allt innan du signerar
Var noga med att kontrollera allt och läsa igenom hela texten! Gärna två, om inte tre gånger. Det kan låta självklart. För förhoppningsvis har du lärt dig att du alltid ska gå igenom materialet innan du signerar något (detta är annars ett bra livsråd i allmänhet). Ett onlinekontrakt är bokstavligen detsamma som ett fysiskt. Så vad du än ger det samtycke till, ger du helt enkelt ditt samtycke till. Skrev du på ett avtal för att hyra en lägenhet i ett år? Det trodde du i alla fall. Förhoppningsvis skrev du inte bort namnrättigheterna till ditt förstfödda barn till din hyresvärd i samma veva. Detta hade du vetat om du hade läst avtalet!
Det enda sättet att vara helt säker på vad det står i avtalet är att läsa igenom hela dokumentet. Det finstilta kan såklart kännas lite tråkigt och intetsägande, men det är viktigt att veta vad du ger dig in på och går med på innan du klickar på någon “signera”-knapp. Annars kan det leda till oavsiktliga konsekvenser. Eller så kan avtalet innehålla ogynnsamma klausuler som du missade när du skummade igenom det första gången. Handlar det om ett seriöst avtal kan det vara bra att ta hjälp av ett juridiskt ombud som kan granska det ordentligt. Det är alltid bättre att ta det säkra före det osäkra!
Använd ett e-signeringsprogram som garanterat lagrar dina dokument
Avtal är otroligt viktiga. I fysiskt format skulle du troligen förvara dem på en säker plats. Till exempel i ett arkivskåp eller ett arkivrum bakom en låst dörr med kod eller nyckel. Detsamma bör gälla elektroniska dokument med elektroniska signaturer. De bör förvaras i en så säker miljö som möjligt med bästa möjliga säkerhetsåtgärder Inte bara på skrivbordet på din dator eller en server där säkerheten känns lite tveksam.
Vi är alla smärtsamt medvetna om att internet aldrig glömmer, men sen när vi verkligen behöver något så är det bara borta. Det vill du såklart inte ska hända dina signerade dokument och avtal. Att investera i ett e-signeringsverktyg som erbjuder ett omfattande arkiv för dina avtal där de kan förvaras säkert, tryggt och lättillgängligt rekommenderas starkt.
Ladda ner det lokalt!
Detta tips är mer för att skydda dig själv. Vi på Oneflow försöker få bort och tror inte på PDF:en, men ibland kan det som sagt vara bra att ta det säkra före det osäkra. Att ladda ner en PDF-kopia av det e-signerade avtalet är därför ofta en bra idé. När du har en nedladdad kopia av avtalet på din egen enhet kan du känna dig trygg med att den alltid finns till hands när du vill gå igenom det eller dubbelkolla något.
Ibland händer det ju faktiskt att internet ligger nere eller att en server kraschar. Det får man helt enkelt räkna med när man lever och jobbar i en digital värld. Därför behöver man då och då ta till de lite föråldrade verktygen. Och det är precis vad en PDF-kopia är – ett lite föråldrat verktyg.
Dessa tips hjälper dig att signera tryggt och säkert online. Det är inte direkt raketforskning, men avtal kan ibland vara svåra, röriga och stressframkallande. Elektroniska signaturer underlättar processen och minskar dessa problem. Och att ha med sig några tips om vad man ska tänka på när man signerar elektroniskt kan vara till stor hjälp.
