Skip to content

Article

29 avtal och dokument du kan signera digitalt

Visste du att du kan signera nästan alla typer av dokument som kräver en juridiskt bindande signatur digitalt? Digital signering är ett snabbt, enkelt och säkert sätt som gör dig fri från skrivarstrul och pappersproblem. Och det är snällt mot miljön.

I Oneflows mallbibliotek hittar du mallar för de vanligaste dokumenten. Använd dessa för att skona dig själv från att behöva skapa dina dokument från ruta ett. Allt du behöver göra är att lägga till dina uppgifter och sätta din prägel. Sen är du redo att börja signera dina dokument digitalt.Tips: tryck ⌘/ctrl+F för att söka på det dokument du letar efter

Hur signerar man dokument digitalt?

Okej, vi tar det från början. I Oneflow kan du signera digitalt på tre olika sätt. Oavsett vilken metod du väljer kan du vara trygg i att signaturen är säker och juridiskt bindande.

Signera online med BankID

Detta är det mest avancerade sätt du kan signera ett avtal på. Genom att signera med BankID kan du vara helt säker på att avtalet inte hamnar i fel händer eller signeras av någon obehörig. Oneflow stödjer e-legitimering i alla nordiska länder.

Signera online med SMS eller mejl

Du kan också välja att signera med SMS- eller mejlautentisering. Då får din motpart en kod som måste knappas in, innan hen kan signera som vanligt.

Signera online med ett klick

Detta är standardsättet. Allt du behöver göra är att trycka på den stora gröna knappen, och vips så har du ett juridiskt bindande avtal!

Offert

Offerter, säljavtal och andra säljdokument gör sig perfekt för digital signering. Företag som signerar digitalt upplever faktiskt kortare säljcykel och får avslut dubbelt så snabbt. Minst.

Vad är det för något?

En offert är ett affärserbjudande med förslag på pris och villkor.

Vem ska signera?

Skickas från företag till kund på kundens begäran. När offerten signeras blir det ett bindande köpeavtal.

Vad ska det innehålla?

Några punkter som kan vara bra att ha med i en offert är:

  • namn, kontaktuppgifter och momsregistreringsnummer
  • beskrivning av tjänst eller vara och leveranstid
  • pris per enhet och totalt pris
  • leverans- och betalningsvillkor
  • hur länge affärserbjudandet gäller
Hand holding book- symbolising different documents you can sign online

Anställningsavtal

Att signera anställningsavtalet digitalt är ett måste idag. Du slipper krånglet med att organisera fysiska corona-säkra möten, att förlita dig på posten och kandidaten behöver inte leta upp en skrivare. Dessutom ger det kandidaten ett modernare och mer professionellt intryck av ditt företag, innan de har satt sin fot innanför kontorets dörrar.

Vad är det för något?

Anställningsavtalet skrivs vid anställning hos en arbetsgivare och reglerar bland annat lön, arbetstid, villkor och semester.

Vem ska signera?

Avtalet signeras av arbetsgivare och arbetstagare.

Vad ska det innehålla?

Anställningsavtalet ska innehålla:

  • arbetsgivarens och arbetstagarens uppgifter
  • anställningens tillträdesdag och var arbetsplatsen är
  • arbetsuppgifter och yrkesbenämning eller tjänstetitel
  • anställningsform
  • uppsägningstider
  • lön, förmåner och hur ofta lönen betalas ut
  • antal semesterdagar per år
  • längd på normal arbetsvecka
  • kollektivavtal om det finns

Skapa ett anställningsavtal

Uppförandekod/Code of Conduct

En välgjord uppförandekod kan ofta användas som ett effektivt konkurrensmedel. I Oneflow finns en mall för detta dokument.

Vad är det för något?

En uppförandekod är ett helt frivilligt åtagande som innefattar riktlinjer för hur ett företag ska bedriva sin verksamhet på ett etiskt, socialt och/eller miljömässigt riktigt sätt.

Vem ska signera?

Skickas från företaget till samarbetspartners, leverantörer och medarbetare.

Vad ska det innehålla?

Uppförandekoden innehåller ofta krav och riktlinjer för arbetsmiljö och hållbarhet, som till exempel rätten till fackföreningsfrihet, förbud mot barnarbete och tvångsarbete samt förbud mot diskriminering.

Anbudsförfrågan/offertförfrågan/Request for Proposal

Anbudsförfrågan, offertförfrågan, request for proposal. Kärt barn har många namn, och givetvis kan du förhandla och signera en sån digitalt. I Oneflow hittar du en mall för just denna typ av dokument.

Vad är det för något?

En anbudsförfrågan är en uppmaning till leverantörer att lämna anbud enligt bestämda villkor i samband med en upphandling.

Vem ska signera?

Detta dokument behöver inte signeras, men hantering och förhandling kan skötas digitalt med alla inblandade parter.

Vad ska det innehålla?

Anbudsförfrågan ska innehålla uppdragsbeskrivning, krav på leverantören samt hur och när anbudsgivaren ska lämna sitt anbud.

Underleverantörsavtal

Underleverantörsavtal passar finfint för digital signering. Specificera arbetets omfattning, pris, villkor och annat viktigt och skicka iväg för signering med ett klick. Även en mall för denna typ av avtal finns i Oneflow.

Vad är det för något?

Ett underleverantörsavtal ingås mellan en leverantör och en underleverantör när den sistnämnda ska leverera en komponent till slutprodukten.

Vem ska signera?

Avtalet skickas från leverantören till underleverantören och signeras av båda.

Vad ska det innehålla?

Underleverantörsavtalet innehåller till exempel sekretessbestämmelser, vad som gäller vid leveransförsening, produktansvar m.m.

Sekretessavtal/Non Disclosure Agreement (NDA)

Se till att dina hemligheter inte når nyfikna ögon och öron med digital signering. Allt som behövs är bara några knapptryck. Gör det enkelt för dig och utgå från mallen som finns i Oneflow.

Vad är det för något?

Ett sekretessavtal finns till för att skydda företagshemligheter.

Vem ska signera?

Avtalet kan ingås vid samarbete mellan företag, och mellan arbetstagare och arbetsgivare.

Vad ska det innehålla?

Sekretessavtalet ska ange vilken information som omfattas av sekretessen, om de respektive parternas medarbetare och leverantörer ska omfattas, vad som gäller om en part bryter mot avtalet och hur lång tid avtalet gäller.

Skicka ett sekretessavtal

Fullmakt

Med digital signering går det supersmidigt att ge fullmakt åt den person du vill ska företräda dig i olika ärenden. En mall för detta finns i Oneflows bibliotek.

Vad är det för något?

Med en fullmakt kan en person vidta vissa rättshandligar för någon annans räkning.

Vem ska signera?

Både privatpersoner och företag kan ge fullmakt och den ska signeras av båda parter.

Vad ska det innehålla?

Fullmakten ska innehålla:

  • Uppgifter om parterna
  • Fullmaktsförklaring
  • Giltighetstid
  • Underskrifter

Styrelseprotokoll

Trött på att skriva under styrelseprotokollen för hand och spara dem i pärmar i ett överfullt skåp någonstans? Signera digitalt och spara dem i Oneflows e-arkiv istället. Du hittar en mall för dessa protokoll i Oneflow.

Vad är det för något?

Notering av det som har avhandlats på ett styrelsemöte.

Vem ska signera?

Styrelseprotokollet signeras av protokollförare, ordförande och en utvald justerare.

Vad ska det innehålla?

Det är viktigt att protokollet förs med noggrannhet. Det ska innehålla:

  • datum för mötet och numrering
  • vilka som varit närvarande
  • vem som är protokollförare
  • vem som är justerare
  • genomgång av föregående protokoll
  • vilka beslut som har fattats
  • eventuella invändningar (reservationer) från ledamot eller vd

Årsredovisning

Visste du att du kan signera alla delar i årsredovisningen, förutom fastställelseintyget, digitalt? Det betyder att du kan skicka in kopior till Bolagsverket av elektroniskt upprättade dokument som är skapade i Oneflow.

Vad är det för något?

Sammanställning av ett företags räkenskaper och förvaltning under ett räkenskapsår.

Vem ska signera?

Årsredovisningen ska signeras av styrelsen och eventuell revisor.

Vad ska det innehålla?

Årsredovisningen ska innehålla:

  • förvaltningsberättelse
  • resultaträkning
  • balansräkning
  • noter
  • underskrifter

Signera din PDF online

Konsultavtal/uppdragsavtal

Ett konsultavtal är kanske det ultimata avtalet att signera digitalt. Det gör det otroligt mycket enklare för alla inblandade och du får ett signerat avtal mycket snabbare än vid traditionell signering. Win!

Vad är det för något?

Ett avtal mellan uppdragsgivare och konsult/konsultfirma, kort och gott.

Vem ska signera?

Signeras av uppdragsgivaren och konsulten.

Vad ska det innehålla?

Konsultavtalet ska innehålla information om:

  • uppdragsgivarens namn, adress och organisationsnummer
  • uppdragstagarens namn, adress och organisationsnummer
  • uppdragets omfattning
  • leveranstidpunkt/uppdragstid
  • arvode och betalningsvillkor
  • att uppdragstagaren har godkännande för F-skatt

Samboavtal

Dags att skriva samboavtal? Skippa trötta papperskopior och gör det snabbt och bekvämt för er med digital signering.

Vad är det för något?

Samboavtalet bestämmer hur egendomen ska fördelas vid eventuell separation.

Vem ska signera?

Det ska signeras av båda samborna.

Vad ska det innehålla?

Samboavtalet ska innehålla information om vad som gäller vid separation, datum och underskrifter.

Korttidspermittering

Korttidspermittering – ett av våren 2020:s buzzwords. Avtal om korttidspermittering signeras med fördel digitalt, särskilt eftersom många jobbar hemifrån.

Vad är det för något?

När företag drabbas av tillfälliga ekonomiska problem till följd av att något oväntat händer, kan korttidspermittering användas. Det betyder att anställda går ner i arbetstid under en period samtidigt som staten går in med ekonomiskt stöd.

Vem ska signera?

Avtalet signeras av arbetsgivare och arbetstagare.

Vad ska det innehålla?

Avtal om korttidspermittering ska innehålla vilka anställda det innefattar och vilken procentnivå arbetstiden ska reduceras med.

Hyresavtal

Du kan absolut signera dina hyresavtal digitalt. Det gör livet fantastiskt mycket enklare genom att slippa stämma träff med din hyresgäst för att skriva avtal för hand.

Vad är det för något?

Ett avtal som används vid uthyrning av bostad.

Vem ska signera?

Avtalet ska signeras av hyresvärd och hyresgäst.

Vad ska det innehålla?

Hyresavtalet ska innehålla:

  • hur stor hyran är och vad som ingår
  • hyresavtalets längd
  • uppsägningsvillkor

Få en personligt anpassad demo av Oneflow

Aktieägaravtal/kompanjonsavtal

Pränta ner i vilken riktning bolaget ska verka, hur röstningen på bolagsstämman ska gå till och hur och när aktier får överlåtas. Signera sen digitalt.

Vad är det för något?

Ett aktieägaravtal ingås mellan aktieägarna i ett bolag och reglerar det rättsliga förhållandet dem emellan.

Vem ska signera?

Det signeras av de aktieägare avtalet gäller.

Vad ska det innehålla?

Eftersom varje situation är unik beror innehållet i avtalet helt på delägarnas egna önskemål. Men exempel på frågor som kan regleras i ett aktieägaravtal är om särskilt viktiga beslut ska fattas med kvalificerad majoritet eller med enhällighet, vilka som ska sitta i styrelsen och om det ska finnas krav på att gå in med pengar i bolaget om det går med förlust.

Optionsavtal

Ger ditt bolag ut optioner till de anställda? Gör det busenkelt för båda parter genom att teckna och signera avtalen digitalt.

Vad är det för något?

Optioner funkar som en morot för den anställde eftersom hen får en del av bolagets vinst. Det är också ett sätt för företag att kunna rekrytera och behålla kompetensen hos sig.

Vem ska signera?

Optionsavtalet signeras av arbetsgivare och anställd.

Vad ska det innehålla?

Avtalet ska innehålla pris, tidsperiod och villkor.

Ledighetsansökan

Genom att fylla i och signera ledighetsansökningar digitalt blir allt så mycket smidigare för alla inblandade, från anställd till löneansvarig.

Vad är det för något?

Vid ansökan av semester, föräldraledighet eller annan typ av ledighet kan det vara bra att göra det skriftligt, för att underlätta arbetsplanering och för löneansvarig.

Vem ska signera?

Ansökan ska fyllas i och signeras av anställd och därefter berörd chef.

Vad ska det innehålla?

En ledighetsansökan ska innehålla:

  • namn
  • start- och slutdatum för ledigheten
  • orsak till ledigheten

Samarbetsavtal

Om du ska bedriva verksamhet tillsammans med en annan part kan det vara klokt att fixa ett skriftligt samarbetsavtal.

Vad är det för något?

Ett samarbetsavtal tar upp riktlinjerna för ett samarbete mellan två eller flera parter.

Vem ska signera?

Avtalet ska signeras av de parter som är inblandade i samarbetet.

Vad ska det innehålla?

Ett samarbetsavtal kan innehålla:

  • parternas rättigheter och skyldigheter
  • ersättning
  • överlåtelse av avtalet
  • sekretess

Personuppgiftsbiträdesavtal

Kanske GDPR:s längsta ord? Självklart kan du signera detta avtal digitalt, precis som många av våra kunder gör.

Vad är det för något?

Om man delar data med en underleverantör (personuppgiftsbiträde) finns personuppgiftsbiträdesavtalet till för att binda underleverantören till att följa GDPR:s krav.

Vem ska signera?

Avtalet signeras av personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde.

Vad ska det innehålla?

Personuppgiftsbiträdesavtalet ska innehålla information om:

  • föremålet för behandlingen och behandlingens varaktighet
  • behandlingens art och ändamål
  • typer av personuppgifter och kategorier av registrerade
  • den personuppgiftsansvarigas rättigheter och skyldigheter

Läs mer hos Datainspektionen

Licensavtal

Att signera licensavtalet digitalt är supersmidigt när du ska låta en annan part använda dina immateriella rättigheter.

Vad är det för något?

Genom ett licensavtal upplåter man nyttjanderätt till en uppfinning eller annan immateriell rättighet. Det kan till exempel handla om att använda ett varumärke eller patent för att tillverka en viss produkt.

Vem ska signera?

Avtalet ska signeras av licensgivare och licenstagare.

Vad ska det innehålla?

Eftersom det inte finns någon lag som reglerar licensavtal kan parterna utforma dem lite som de vill. Men det som är bra att ha med är en tydlig definition av vad som licensieras, om licensen är exklusiv, ensam eller enkel och inom vilket geografiskt område den gäller, samt ersättningsmodell.

Leveransavtal

Om du löpande levererar produkter till en kund är ett leveransavtal på sin plats. Det skapar och signerar du enklast digitalt.

Vad är det för något?

Ett leveransavtal reglerar villkoren för leveranser mellan parterna, som till exempel leveransen, betalning, priser och förseningar. Det underlättar för framtida transaktioner.

Vem ska signera?

Avtalet signeras av leverantör och kund.

Vad ska det innehålla?

Det är många punkter som bör vara med i ett leveransavtal, bland annat:

  • formalia
  • avtalets omfattning
  • tekniska handlingar
  • sekretess
  • utfallsprov
  • leveransplaner
  • förseningar
  • priser
  • kvalitet
  • ansvar för fel
  • förpackning och transport
  • betalning
  • produktansvar

Köpeavtal

Det är alltid en bra idé att upprätta ett skriftligt köpeavtal när du ska köpa eller sälja egendom. Det går såklart bra att göra det digitalt.

Vad är det för något?

Ett köpeavtal skrivs ofta vid försäljning av lös egendom av högre värde, som till exempel bilar och båtar.

Vem ska signera?

Avtalet signeras av säljare och köpare.

Vad ska det innehålla?

Ett köpeavtal kan till exempel innehålla information om:

  • äganderätt
  • tillträde
  • pris och betalning
  • skick

Entreprenadavtal

I byggprojekt är det oerhört viktigt med tydliga avtal så att inga missförstånd och problem uppstår. De kan du signera digitalt.

Vad är det för något?

Ett entreprenadavtal skrivs mellan de aktörer som ska arbeta i ett byggprojekt.

Vem ska signera?

Entreprenadavtalet signeras av alla inblandade parter.

Vad ska det innehålla?

Det finns en mängd olika standardavtal för entreprenad. Läs mer här.

Kvittens

Kvittenser ger extra trygghet vid överlämning av varor, tjänster och pengar. Det kan för enkelhetens skull göras helt digitalt.

Vad är det för något?

En kvittens är ett bevis på att mottagaren har tagit emot en vara eller att betalning har skett.

Vem ska signera?

Ett mottagningskvitto ska signeras av mottagaren. Ett betalningskvitto är endast en bekräftelse och behöver inte signeras.

Vad ska det innehålla?

Det är bra om ett mottagningskvitto tydligt beskriver vad som har tagits emot. Betalningskvittot behöver bara innehålla en enkel bekräftelse.

Ramavtal

För att spara tid och kostnader som kommer med upprepade upphandlingar, tecknar myndigheter och inköpsavdelningar ramavtal för en vara eller tjänst. När behovet dyker upp, kan de bara handla (avropa) från ramavtalet.

Vad är det för något?

Ett ramavtal ingås mellan inköpare och leverantör, där båda parter kommer överens om villkoren för framtida transaktioner eller avtal.

Vem ska signera?

Ramavtalet ska signeras av inköpare och leverantör.

Vad ska det innehålla?

Ramavtalet ska ange de villkor som gäller för framtida avrop under giltighetstiden.

Fusionsplan

När ett aktiebolag tar över ett annat bolags tillgångar och skulder genomförs en fusion. Här är det många inblandade som ska signera och det görs med fördel digitalt.

Vad är det för något?

När två eller flera bolag slås samman skrivs en fusionsplan som anger villkoren för fusionen.

Vem ska signera?

Fusionsplanen ska signeras av minst hälften av styrelsemedlemmarna i de inblandade aktiebolagen.

Vad ska det innehålla?

Fusionsplanen ska innehålla:

  • företagsinformation
  • fusionsvederlag
  • planerad tidpunkt för fusionens genomförande
  • värdepapper med särskilda rättigheter
  • arvoden och särskilda förmåner eller rättigheter
  • styrelsens redogörelse

Stämningsansökan

Även en så trist sak som en stämningsansökan kan du signera digitalt och skicka in till tingsrätten.

Vad är det för något?

När två parter är i en tvist kan den ena skicka in en ansökan om att tingsrätten ska stämma den andra parten. Det är då upp till tingsrätten att lösa tvisten åt parterna.

Vem ska signera?

En stämningsansökan ska signeras av käranden (den som stämmer) eller kärandens ombud.

Vad ska det innehålla?

En stämningsansökan ska innehålla:

  • information om parterna
  • motivering av forum, vid behov
  • yrkande
  • grunder
  • bevisning
  • underskrift

Uppsägningsavtal

Vid uppsägning av personal på grund av arbetsbrist måste det ske genom ett skriftligt besked. Du kan alltid signera ett sånt här besked digitalt.

Vad är det för något?

Ett uppsägningsavtal skickas från arbetsgivare till arbetstagare för att meddela slutet av anställningen. Det kan också hänvisa till den formella avslutningen av ett kontrakt mellan två eller flera parter.

Vem ska signera?

En signatur är inget krav för giltighet men det rekommenderas att både arbetsgivare och arbetstagare signerar.

Vad ska det innehålla?

Uppsägningsavtalet ska innehålla:

  • den anställdes namn
  • dagen för anställningens upphörande
  • att orsaken till uppsägningen är arbetsbrist
  • om den anställde har företrädesrätt till återanställning, och att hen i sådant fall måste göra anspråk på företrädesrätten
  • information om hur den anställde ska bete sig om denne vill få beskedet om uppsägning ogiltigförklarat i domstol eller begära skadestånd

Bonus: standardavtal och födelsedagsinbjudan

I Oneflow hittar du även en mall för standardavtal som du kan utgå från när du ska skapa ditt första e-avtal. E-avtal är webbaserade och byggs i HTML. Det betyder att du bara behöver arbeta med en version av avtalet – även efter att du har skickat det!

Och varför inte vara före din tid och skicka födelsedagsinbjudningarna i ett snyggt och mobilvänligt format, med juridiskt bindande anmälan (nåja)? Det fixar du i Oneflow.

Liknande artiklar

Article

Jobba datadrivet: så tar du nästa steg i digitaliseringen

News

Uppdateringar i Oneflow: maj 2021

Announcement

Oneflow inleder samarbete med Knowit

Announcement

Oneflow lanserar public API för att underlätta smarta avtalssflöden

Article

5 trender inom digital avtalshantering 2021

Views

Digital försäljning – Så stänger du affärer när det inte är tillåtet att skaka hand

Article

Allt du behöver veta om digital signering av årsredovisningen

Product

Enklare avtalshantering för Microsoft Dynamics med Oneflows nya integration