EU’s eIDAS-forordning er en veletableret ramme at henvise til, når man driver forretning i EU/EØS, især hvis man er usikker på, om ens elektroniske signatur er juridisk bindende i EU/EØS-medlemslandenes øjne.
eIDAS-forordningen, formelt kendt som forordning (EU) nr. 910/2014 om “elektronisk identifikation og tillidstjenester for elektroniske transaktioner”, regulerer elektroniske transaktioner, herunder signaturer, for at give brugerne en sikker måde at drive forretning på online. eIDAS har på mange måder ændret den måde, hvorpå EU/EØS-medlemslandene driver forretning med hinanden, og hvordan virksomheder og brugere i EU/EØS interagerer med hinanden. Forordningen har været gældende for EU/EØS-landene siden 1. juli 2016, og da det er en forordning og ikke et direktiv, gælder den direkte i hele EU uden behov for gennemførelse i national lovgivning.
I denne artikel fortæller vi om det:
- Hvordan kan eIDAS hjælpe mig med at gøre forretning?
- Segl vs. underskrifter
- Hvordan gælder eIDAS-forordningen for EU/EØS og andre lande?
- Hvilke lande gælder eIDAS for?
- Er elektroniske signaturer juridisk bindende i mit land?
- eIDAS-overholdelse hos Oneflow
- Hvilke typer elektroniske signaturer tilbyder Oneflow?
- Hvordan overholder elektroniske signaturer i Oneflow signaturniveauerne i eIDAS-forordningen?
- Hvilket signaturformat bruger Oneflow?
- Hvad er Signicat, og hvorfor bliver jeg nogle gange omdirigeret til dem, når jeg signerer med AdES?
- Ofte stillede spørgsmål om underskrevne kontrakter i Oneflow
- Kan jeg redigere de underskrevne kontrakter?
- Min modpart havde underskrevet, men pludselig ser det ud til, at kontrakten ikke er underskrevet af modparten igen. Hvad er der lige sket?
- Hvordan kontrollerer jeg, at den kontrakt, jeg har underskrevet med Oneflow, stadig er gyldig og sikkert underskrevet?
- Hvordan bruges elektroniske tætninger i Oneflow?
- Hvordan sikrer jeg, at det er den rigtige person, der har underskrevet kontrakten?
- Kan jeg importere underskrevne kontrakter?
Hvordan kan eIDAS hjælpe mig med at gøre forretning?
Vi er stærke tilhængere af eIDAS! Vi mener, at eIDAS er den mest moderne og omfattende signaturlovgivning, der findes i verden. Selv om dens omfattende karakter naturligvis betyder, at ikke alle dele af eIDAS kan anvendes af eller er nødvendige for alle typer virksomheder og organisationer, fortsætter eIDAS med at anspore til digital vækst i EU/EØS:
- En sikker og forudsigelig ramme reguleret af EU-Kommissionen
- At sikre, at elektronisk interaktion mellem virksomheder er sikrere, hurtigere og mere effektiv, uanset hvilken EU/EØS-medlemsstat den finder sted i.
- Regulering af teknologier og processer til fjernsignering af dokumenter eller til at kunne forsegle dokumenter, f.eks. kontrakter
- Beskyttelse af virksomheder mod tyveri, tab, beskadigelse eller ændring af et dokument
- Driver udviklingen af værktøjer til dokumentsporing, -udveksling, -signering, -forsegling og -identifikation, der hjælper virksomheder med at reducere omkostninger, forbedre kundeoplevelsen og øge sikkerheden.
Siden eIDAS trådte i kraft i 2016, har virksomhederne fået øjnene op for de betydelige fordele ved eIDAS, hvilket har ført til et stigende behov for værktøjer, der gør det muligt at drive forretning elektronisk – f.eks. elektroniske signaturer og platforme til automatisering af kontrakter.
Segl vs. underskrifter
eIDAS-forordningen beskriver ikke kun elektroniske signaturer (eIDAS afsnit 4), den beskriver også elektroniske segl (eIDAS afsnit 5).
Artikel 3 definerer “elektronisk segl” som “data i elektronisk form, som er knyttet til eller logisk forbundet med andre data i elektronisk form for at sikre sidstnævntes oprindelse og integritet”.
De juridiske rammer og den tekniske implementering af segl er i de fleste henseender identiske med underskrifter. Den største forskel mellem de to er, at underskrifter indebærer en juridisk hensigt på vegne af underskriveren, hvilket ikke er tilfældet for segl.
De tre niveauer af signaturer, SES, AdES og QES, findes også for segl og hedder lidt forvirrende det samme, nemlig Simple Electronic Seal (SES), Advanced Electronic Seal (AdES) og Qualified Electronic Seal (QuES).
Hvordan gælder eIDAS-forordningen i og uden for EU/EØS?
Hvilke lande gælder eIDAS for?
eIDAS er en EU-forordning, hvilket betyder, at den gælder i alle EU/EØS-medlemslande. Det betyder, at eIDAS gælder i alle EU-medlemslande samt Island, Liechtenstein, Norge og Storbritannien. Når vi taler om EU/EØS-medlemslande på denne side, henviser vi til alle disse lande.
Er elektroniske signaturer juridisk bindende i mit land?
Et af de hyppigst stillede spørgsmål fra vores brugere er, om elektroniske signaturer er juridisk bindende i de lande, hvor de opererer.
Først og fremmest er det vigtigt at forstå, at selvom eIDAS-forordningen opstiller en ramme for at hjælpe virksomheder med at udføre sikrere transaktioner i alle lande i “det europæiske indre marked” og på tværs af grænserne i EU/EØS, så varierer den lokale lovgivning i hvert land. I mange tilfælde har de lokale lovgivninger forrang for eIDAS-forordningerne, og desuden opdateres lovgivningerne løbende.
Det betyder, at medmindre du konsulterer en advokat med speciale i dette lovområde i det land, du opererer i, vil alt, hvad du læser på internettet, have en “dette er ikke en juridisk rådgivning” ansvarsfraskrivelse for at undgå tvister.
Oneflow udvikler, sælger og implementerer digitale kontraktstyrings- og automatiseringssystemer. Vi, der er leverandør af en SaaS-kontraktautomatiseringsplatform, samt mange udbydere af elektroniske signaturer i branchen, er ikke i nogen troværdig position til at rådgive nogen eller nogen virksomhed i juridiske spørgsmål.
Det eneste, vi kan gøre, er at informere dig om, hvordan Oneflow fungerer, hvordan de forskellige niveauer af signaturer implementeres, og hvilke forudsætninger systemet opererer på. Det vil altid være op til dig som bruger at sikre, at du bruger den rette form for underskrift til din type dokument og omstændigheder.
At Oneflow we are committed to offer electronic signatures that are secure, easy to use, independently verifiable and tamper-proof, all in accordance with the framework set out by eIDAS.
We also want to offer you the kind of signature that best meets your needs and requirements. It’s easy to think that you should always use qualified electronic signatures, as it is the highest level of signature, but that’s not so. With higher levels of signatures comes higher cost and higher friction. For this reason it’s important to use the right level of signature for the use case (eSignature – Get started).
Hvilke typer elektroniske signaturer tilbyder Oneflow?
Oneflow tilbyder både enkle (SES) og avancerede elektroniske signaturer (AdES).
Den enkle signatur findes i mange former. De forskellige former har forskellige niveauer af sikkerhed og pålidelighed, men svarer også til forskellige behov og krav.
De enkle elektroniske signaturtyper, som Oneflow tilbyder, omfatter følgende:
- Standard e-signatur, hvor du underskriver med et klik på en knap via et privat, krypteret link
- Signering med en sms eller tekstbesked;
- Signering med en håndskrevet underskrift;
- Signering med elektronisk identifikation via vores eID-partnere.
Til avancerede elektroniske signaturer er Oneflow afhængig af eksterne partnere, såsom svenske og norske BankID og Signicat (se afsnittet nedenfor). Listen over understøttede avancerede signaturer vokser løbende, men omfatter i øjeblikket:
- Svensk BankID
- Norsk BankID
Hvordan overholder elektroniske signaturer i Oneflow signaturniveauerne i eIDAS-forordningen?
Oneflow tilbyder elektroniske signaturer på simpelt (Simple Electronic Signature, SES) og avanceret niveau (Advanced Electronic Signature, AdES).
Det enkle niveau har ingen krav ud over “data i elektronisk form, som er knyttet til eller logisk forbundet med andre data i elektronisk form, og som bruges af underskriveren til at underskrive” (eIDAS artikel 3). Alle vores enkle signaturer gør dette og meget mere. Vi indsamler også flere datapunkter for hver signatur, hvilket gør selv det enkle niveau i mange tilfælde mere sikkert end en traditionel håndskrevet signatur.
Det avancerede niveau stiller strenge krav til identifikation af underskriveren og dennes kontrol over underskriftsmetoden. I Oneflow håndteres dette af de forskellige eID’er, der kan bruges til signering. Vi inkluderer også den faktiske signatur, som eID-udbyderen har givet os, i den underskrevne kontrakt, så den senere kan kontrolleres og valideres.
Som beskrevet ovenfor i afsnittet “Hvordan gælder eIDAS-forordningen for EU/EØS og andre lande?”, tilbyder Oneflow ikke juridisk rådgivning og kan ikke fortælle dig, hvilken type underskrift du har brug for i dit specifikke tilfælde (type dokument og omstændigheder).
Hvilket signaturformat bruger Oneflow?
Det kvalificerede elektroniske segl, der anvendes på alle underskrevne kontrakter, og som sikrer deres integritet efter underskrivelsen, er af typen CAdES-A (eSignature Standards+and+specifications).
For at give vores kunder sikre og pålidelige eID’er og avancerede signaturer i en lang række lande, samarbejder Oneflow med Signicat. Signicat er den førende eID-mægler i EU/EØS og en kvalificeret tillidstjenesteudbyder (QTSP).
Når du underskriver med eID’er, bliver du derfor ofte omdirigeret til signicat.com for at fuldføre underskriften.
Ofte stillede spørgsmål om underskrevne kontrakter i Oneflow
I dette afsnit har vi udvalgt nogle af de hyppigst stillede spørgsmål fra vores brugere om underskrevne kontrakter i Oneflow-applikationen. Der er mange flere spørgsmål i vores hjælpecenter, og hvis du har specifikke spørgsmål, er du naturligvis velkommen til at kontakte os.
Kan jeg redigere de underskrevne kontrakter?
Nej. Når en kontrakt er underskrevet af alle underskrivere, låses den af juridiske og sikkerhedsmæssige årsager og kan ikke længere redigeres.
Hvis du har brug for at redigere en underskrevet kontrakt, kan du i stedet lave en kopi af kontrakten (i Oneflow åbner du kontrakten og vælger kopimuligheden under de tre prikker øverst til højre), og så laver du ændringen i kopien, før du sender den til underskrift igen.
Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du kopierer og redigerer underskrevne kontrakter her.
Min modpart havde underskrevet, men pludselig ser det ud til, at kontrakten ikke er underskrevet af modparten igen. Hvad er der lige sket?
Underskrifterne blev nulstillet eller fjernet, fordi nogen ændrede kontrakten.
Når en kontrakt i Oneflow er underskrevet af alle underskrivere, bliver den låst, og der kan ikke foretages yderligere ændringer i den kontrakt, se “Kan jeg redigere underskrevne kontrakter?” ovenfor. Indtil dette punkt kan hele kontrakten ændres, så længe brugeren har tilladelse til at gøre det.
Men før kontrakten er underskrevet af alle underskrivere, er hver version af dokumentet et særskilt kontraktforslag. Enhver ændring af et kontraktforslag resulterer i et nyt kontraktforslag.
Når nogle få, men ikke alle, underskrivere har underskrevet en kontrakt, og kontrakten ændres, vil de underskrivere, der havde underskrevet kontrakten, derfor få nulstillet deres underskrift for at sikre, at alle har underskrevet den korrekte version.
Du kan finde flere oplysninger om, hvordan og hvorfor underskrifter nulstilles, når kontrakter ændres, i vores Help Center.
For at se, hvilke ændringer der blev foretaget i kontrakten, og som resulterede i, at underskrifterne blev nulstillet, kan du tjekke kontraktens revisionsspor. Audit trail-funktionen indsamler og logger alle de ændringer, der er foretaget i en kontrakt. Du kan se præcis, hvilken begivenhed der nulstillede underskrifterne under fanen “revisionsspor” øverst til højre i kontrakten.
Du kan få flere oplysninger om, hvordan du finder revisionssporet for dine kontrakter her.
Hvordan kontrollerer jeg, at den kontrakt, jeg har underskrevet med Oneflow, stadig er gyldig og sikkert underskrevet?
Oneflow leverer en kontraktverifikations-PDF på alle underskrevne dokumenter. Kontraktverifikations-PDF’en er elektronisk forseglet med et kvalificeret elektronisk segl (QuES).
Verifikationen og dens forsegling sikrer integriteten af den underskrevne kontrakt.
Se Oneflow Help Center for detaljer om, hvordan du kontrollerer verifikationens og kontraktens integritet.
Hvordan bruges elektroniske segl i Oneflow?
Når kontrakten er underskrevet af alle underskrivere, anvender Oneflow et kvalificeret elektronisk segl på kontrakten for at sikre integriteten og forhindre, at der manipuleres med den. Hvis verifikationen, kontrakten eller nogen af dens bilag ændres, uanset hvor lille ændringen er, vil forseglingen blive brudt, og ændringen vil blive opdaget.
Forseglingen kan verificeres uafhængigt af enhver tjeneste eller applikation, der understøtter CAdES-signaturer.
Hvordan sikrer jeg, at det er den rigtige person, der har underskrevet kontrakten?
Oneflow tilbyder flere typer signaturer med forskellige niveauer af sikkerhed og tryghed. Hvis et lavere sikkerhedsniveau er acceptabelt, kan en simpel elektronisk signatur via en verificeret e-mail være tilstrækkelig. Alternativt kan SMS-multifaktorautentificering tilføjes.
Hvis der kræves en højere grad af sikkerhed, skal der bruges eID’er. Det faktiske sikkerhedsniveau afhænger af det eID, der bruges (eIDAS Levels of Assurance (LoA)).
Hvis du ikke allerede har aktiveret det, har vi en guide til, hvordan du aktiverer signering med eID i understøttede lande her.
Kan jeg importere underskrevne kontrakter?
Ja, selvfølgelig. Du kan importere underskrevne kontrakter i Oneflow ved hjælp af vores importfunktion. Log ind i Oneflow, gå til “Kontrakter” i menuen til venstre. Klik derefter på “Importer underskrevne kontrakter” øverst til højre. Du kan læse mere om, hvordan du importerer aftaler til Oneflow i denne vejledning.
