Olet ehkä joskus ollut tilanteessa, jossa tärkeä sopimus odottaa allekirjoitustasi. Paperit ovat valmiina, mutta skanneri ei toimi ja kiire painaa päälle. Lopulta sopimus lähtee postissa, mutta viive maksaa aikaa ja rahaa. Kuvittele sen sijaan hetki, jolloin avaat sähköpostisi, tarkistat dokumentin ja hyväksyt sen yhdellä klikkauksella – ja tiedät, että allekirjoituksesi on yhtä pätevä kuin käsin kirjoitettu vastine. Tämä ei ole pelkkä visio, vaan nykyhetkeä, kun käytössä on hyväksytty sähköinen allekirjoitus.
Tässä artikkelissa avaamme, mitä hyväksytty sähköinen allekirjoitus tarkoittaa Suomen lain näkökulmasta, miten se kytkeytyy EU:n eIDAS-asetukseen ja millaisia etuja Oneflow tarjoaa sen toteuttamiseen.
Mitä tarkoittaa hyväksytty sähköinen allekirjoitus?
Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (Qualified Electronic Signature, QES) on korkein sähköisen allekirjoituksen taso, joka on juridisesti yhtä pätevä kuin käsin tehty allekirjoitus. EU:n eIDAS-asetuksen mukaan QES perustuu hyväksyttyyn varmenteeseen ja sitä tuottavaan laitteeseen (QSCD), ja se tunnistaa allekirjoittajan vahvasti sekä varmistaa, ettei allekirjoitettua dokumenttia voi muuttaa huomaamatta.
Suomessa hyväksytty sähköinen allekirjoitus on tunnustettu osaksi virallista oikeuskäytäntöä, ja sen perustana toimii laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista (617/2009). Traficom toimii valvovana viranomaisena, ja hyväksyttyjä varmentajia on listattu EU:n virallisessa luottamuspalvelurekisterissä. Kun allekirjoitus täyttää QES-vaatimukset, se on pätevä koko EU:ssa ilman lisätodistuksia.
Lue myös: Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää Oneflown sähköisistä allekirjoituksista ja eIDAS-asetuksesta
Miksi hyväksytty sähköinen allekirjoitus on merkityksellinen?
Perinteinen sähköinen allekirjoitus, kuten pelkkä “hyväksyn”-painikkeen klikkaus, ei välttämättä riitä, jos kyse on juridisesti merkittävästä asiakirjasta. Hyväksytty sähköinen allekirjoitus tuo lisäarvoa erityisesti silloin, kun sopimuksen pätevyys täytyy varmistaa tiukimpien vaatimusten mukaan – esimerkiksi kiinteistökaupoissa, merkittävissä yritysjärjestelyissä tai viranomaisten edellyttämissä prosesseissa.
Sen arvo ei kuitenkaan rajoitu vain juridiseen puoleen. Hyväksytty sähköinen allekirjoitus vahvistaa myös luottamusta sopimusosapuolten välillä, nopeuttaa päätöksentekoa ja vähentää virheiden mahdollisuutta. Dokumentit allekirjoitetaan vahvalla tunnistautumisella, kuten pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella, ja ne suojataan eheyssinetillä, joka takaa, että sopimuksen sisältö on muuttumaton allekirjoitushetken jälkeen.
Lue myös: Ovatko sähköiset allekirjoitukset laillisesti sitovia? Tärkeimmät faktat ja säännökset
Esimerkki
Kuvitellaan yritys nimeltä Reilu Kauppa Oy, joka teki aiemmin kaikki sopimuksensa paperilla. Yksi yhteistyösopimus saattoi kulkea pöydältä toiselle päiviä tai jopa viikkoja. Tulostaminen, postittaminen ja skannaaminen olivat rutiinia, ja samalla syntyi paljon manuaalista työtä ja virheriskejä.
Kun yritys otti käyttöön Oneflown ja siirtyi hyväksyttyihin sähköisiin allekirjoituksiin, muutos oli nopea ja konkreettinen. Sopimukset allekirjoitettiin pankkitunnuksilla QES-tasoisesti, ja dokumentit olivat heti voimassa koko EU:ssa. Prosessi, joka ennen vei päiviä, hoitui nyt tunneissa. Asiakkaiden luottamus kasvoi, ja työntekijät pystyivät keskittymään tuottavaan työhön paperisodan sijaan.
Oneflow ja hyväksytty sähköinen allekirjoitus – täydellinen yhdistelmä
Oneflow on suunniteltu vastaamaan nykypäivän sopimusprosessien tarpeisiin. Palvelu tukee kaikkia sähköisen allekirjoituksen tasoja, mutta erityisesti se tekee QES-prosessista sujuvan ja vaivattoman. Käyttäjä voi valita tarpeen mukaan vahvan tunnistautumisen menetelmän, ja järjestelmä huolehtii, että allekirjoitus täyttää EU:n ja Suomen lain vaatimukset.
Oneflown vahvuus ei ole pelkästään allekirjoittamisessa. Alusta kokoaa koko sopimuksen elinkaaren yhteen näkymään: sopimusten valmistelu, kommentointi, hyväksyntä, allekirjoitus ja arkistointi tapahtuvat samassa paikassa. Automaattiset muistutukset varmistavat, että määräajat eivät pääse yllättämään, ja integraatiot CRM- ja ERP-järjestelmiin poistavat turhat manuaaliset siirrot.
Tietoturva on Oneflown ytimessä. Palvelu on ISO 27001 -sertifioitu, ja kaikki tiedonsiirto on salattua. Jokainen allekirjoitus tallentuu yksityiskohtaisine aikaleimoineen ja todennustietoineen, mikä tekee mahdollisesta todistamisprosessista yksinkertaisen ja läpinäkyvän.
Lue myös: Oneflown opas sähköisistä allekirjoituksista
Arvo, joka näkyy sekä numeroissa että suhteissa
Hyväksytty sähköinen allekirjoitus Oneflown kautta tuo yrityksille mitattavia hyötyjä. Sopimusprosessit nopeutuvat merkittävästi, mikä voi tarkoittaa nopeampaa kassavirtaa ja parempaa asiakastyytyväisyyttä. Paperin, postituksen ja manuaalisen työn kustannukset katoavat lähes kokonaan, ja samalla paranee ympäristövastuu, kun paperinkulutus vähenee.
Luottamukselle on kuitenkin vaikeampi määrittää hintalappua. Kun asiakas tai kumppani näkee, että sopimus allekirjoitetaan korkeimman mahdollisen turvallisuustason menetelmällä, hänen varmuutensa kasvaa. Tämä voi olla ratkaiseva tekijä erityisesti silloin, kun toimitaan uusilla markkinoilla tai tehdään sopimuksia osapuolten kanssa, jotka eivät ole tavanneet kasvokkain.
Tiivistelmä
Hyväksytty sähköinen allekirjoitus ei ole enää vain tekninen vaihtoehto käsin kirjoitetulle allekirjoitukselle. Se on oikeudellisesti pätevä, turvallinen ja moderni tapa tehdä sopimuksia – ja sen merkitys kasvaa jatkuvasti, kun liiketoiminta ja hallinto digitalisoituvat. Suomessa ja koko EU:ssa QES tarjoaa varmuuden, jota mikään muu sähköisen allekirjoituksen taso ei voi antaa.
Oneflow tekee hyväksytyn sähköisen allekirjoituksen käytöstä helppoa ja yhdistää sen saumattomasti osaksi koko sopimusprosessia. Tulos on nopeampi päätöksenteko, kustannussäästöt, parempi asiakaskokemus ja ennen kaikkea luottamus, joka kestää myös oikeudessa.
Jos haluat viedä sopimusprosessisi seuraavalle tasolle ja varmistaa, että jokainen allekirjoitus on yhtä pätevä kuin käsin kirjoitettu, aloita Oneflown ilmaisella kokeilulla jo tänään. Näe itse, kuinka hyväksytty sähköinen allekirjoitus voi muuttaa yrityksesi arkea – nopeasti, turvallisesti ja ilman turhaa paperityötä.
