Kuvittele tilanne: solmit tärkeän sopimuksen uuden asiakkaan kanssa. Aikataulut ovat tiukat, mutta asiakas on toisella puolella maata – tai jopa toisessa maassa. Paperisopimus pitäisi tulostaa, allekirjoittaa, skannata ja lähettää takaisin. Prosessi vie päiviä ja on altis virheille.
Sama sopimus voidaan kuitenkin allekirjoittaa muutamassa minuutissa, kun käytössä on juridisesti pätevä sähköinen allekirjoitus. Se on lain silmissä yhtä pätevä kuin käsin kirjoitettu allekirjoitus.
Tässä artikkelissa avaamme, mitä juridisesti pätevä sähköinen allekirjoitus tarkoittaa Suomen ja EU:n lainsäädännön kannalta, millaisia eri allekirjoitustasoja on olemassa ja miksi Oneflow on täydellinen työkalu sen tekemiseen.
Mitä tarkoittaa juridisesti pätevä sähköinen allekirjoitus?
eIDAS-asetus ja Suomen laki
EU:n eIDAS-asetus (EU 910/2014) määrittelee sähköisten allekirjoitusten oikeudellisen aseman koko unionissa. Asetuksen mukaan sähköinen allekirjoitus ei voi menettää oikeusvaikutustaan vain siksi, että se on sähköinen.
Suomessa asiaa ohjaa laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista (617/2009). Tämän lain ja eIDAS-asetuksen yhdistelmä takaa sen, että oikein luotu sähköinen allekirjoitus on juridisesti pätevä sähköinen allekirjoitus koko EU:n alueella.
Kolme eri tasoa
On tärkeää erottaa sähköisen allekirjoituksen kolme eri tasoa:
- Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus (SES): esimerkiksi sähköpostiin kirjoitettu nimi. Ei välttämättä riitä vaativissa juridisissa tilanteissa.
- Kehittynyt sähköinen allekirjoitus (AdES): tunnistaa allekirjoittajan yksiselitteisesti ja takaa dokumentin eheyden. Yleisesti käytössä Suomessa pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen avulla.
- Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (QES): korkein taso, joka vaatii hyväksytyn varmenteen (QSCD). Juridisesti täysin verrattavissa käsin kirjoitettuun allekirjoitukseen koko EU:ssa.
Kun puhumme “juridisesti pätevästä sähköisestä allekirjoituksesta”, tarkoitamme yleensä AdES- tai QES-tasoista allekirjoitusta.
Lue myös: Ovatko sähköiset allekirjoitukset laillisesti sitovia? Tärkeimmät faktat ja säännökset
Miksi juridisesti pätevä sähköinen allekirjoitus on tärkeä?
Perinteiset sopimusprosessit tuhlaavat aikaa ja resursseja. Forresterin tutkimuksen mukaan yritykset menettävät miljoonia euroja vuodessa manuaalisten sopimusprosessien vuoksi, kun taas sähköiset ratkaisut tuovat jopa yli 400 %:n tuoton investoinnille.
Juridisesti pätevä sähköinen allekirjoitus tuo yritykselle kolme keskeistä hyötyä:
- Laillinen varmuus: sopimus on pätevä oikeudessa ja täyttää EU:n vaatimukset.
- Turvallisuus: vahva tunnistautuminen ja dokumentin eheys suojaavat väärentämiseltä.
- Tehokkuus: allekirjoitusprosessit hoituvat tunneissa päivien sijaan.
Esimerkki: kansainvälinen sopimus minuuteissa
Eräs suomalainen konsulttiyritys solmi sopimuksen ruotsalaisen asiakkaan kanssa. Aiemmin kansainväliset sopimukset tarkoittivat viivästyksiä postituksen, kuriirien käytön ja eri aikavyöhykkeiden vuoksi. Nyt sopimus allekirjoitettiin Oneflown kautta vahvalla tunnistautumisella, ja molemmat osapuolet saivat juridisesti pätevän dokumentin vain muutamassa minuutissa.
Tämä prosessi ei ainoastaan säästänyt aikaa ja rahaa – se myös osoitti asiakkaalle, että suomalainen kumppani oli moderni, luotettava ja kehittynyt kansainvälisessä kaupassa.
Miten Oneflow tukee juridisesti päteviä sähköisiä allekirjoituksia?
Oneflow on enemmän kuin allekirjoitustyökalu. Se on kokonaisratkaisu, joka hallitsee sopimusten koko elinkaaren – luonnostelusta arkistointiin.
Oneflown edut sähköisessä allekirjoittamisessa:
- Kaikki allekirjoitustasot: SES, AdES ja QES käytettävissä tilanteen mukaan.
- Vahva tunnistautuminen: pankkitunnukset, mobiilivarmenne ja muut hyväksytyt menetelmät.
- Automaattinen dokumentointi: jokaisesta allekirjoituksesta syntyy aikaleimattu kirjausketju.
- Turvallisuus: ISO 27001 -sertifioitu palvelu ja salattu tiedonsiirto.
- Integraatiot: sopimukset linkittyvät suoraan CRM- ja ERP-järjestelmiin.
- Helppous: sopimus syntyy, allekirjoitetaan ja arkistoidaan muutamassa minuutissa – ilman paperityötä.
Lisätietoa löydät Oneflown sähköisen allekirjoituksen oppaasta.
Juridisesti pätevän sähköisen allekirjoituksen käyttö Suomessa
Suomessa sähköinen allekirjoitus on hyväksytty kaikissa sopimustyypeissä, ellei lainsäädäntö erikseen edellytä paperimuotoa (esimerkiksi perintökaaren mukaiset testamentit). Tämä tarkoittaa, että myyntisopimukset, työsopimukset, palvelusopimukset ja lähes kaikki muut asiakirjat voidaan allekirjoittaa sähköisesti juridisesti pätevällä tavalla.
Digi- ja väestötietovirasto (DVV) ja Traficom valvovat palveluntarjoajia, mikä varmistaa luotettavuuden. Kun käytät alustoja, jotka täyttävät nämä vaatimukset, voit olla varma allekirjoitusten pätevyydestä myös kansainvälisesti.
Johtopäätös
Juridisesti pätevä sähköinen allekirjoitus on enemmän kuin tekninen ratkaisu – se on strateginen etu. Se nopeuttaa liiketoimintaa, vähentää riskejä ja tuo varmuutta sekä käyttäjälle että kumppaneille.
Oneflow tarjoaa täydellisen alustan, joka yhdistää juridisesti pätevän sähköisen allekirjoituksen helppouteen, automaatioon ja turvallisuuteen. Näin sopimuksesi eivät ainoastaan täytä lain vaatimuksia, vaan tukevat myös yrityksesi kasvua.
Älä enää jätä sopimusten pätevyyttä sattuman varaan. Varmista, että jokainen asiakirja on laillisesti sitova, turvallinen ja tehokkaasti hallittu.
Luo ilmainen tili Oneflowhun jo tänään ja koe, kuinka helposti juridisesti pätevä sähköinen allekirjoitus voi muuttaa sopimusprosessisi moderniksi kilpailueduksi.
