Yhä kilpaillummassa B2B-maailmassa markkinoijat, myyjät ja kaikki muutkin haluavat saada käsiinsä yhä enemmän tietoa kerätäkseen mahdollisimman paljon arvokasta informaatiota. Data on kultaa tänä päivänä. Mutta tiesitkö, että jo pelkät sopimuksesi ovat oikea kultakaivos? Keskitytään siis PDF:n ja selainpohjaisten tietojen eroon
Tässä tarkastelemme, miten voit maksimoida sopimuksistasi saatavan datan.
Millaista tietoa sopimuksistasi voidaan saada? Ja selainpohjaisten tietojen edut.
Kun lähetät sopimuksia, organisaatiosi voi saada itselleen valtavia etuja, jos alat kerätä ja koota yhteen näistä saatavia datapisteitä. Voit jopa analysoida sopimuksissasi esiintyviä trendejä.
Voit saada tietoja esimerkiksi siitä, miten sopimuksesi on allekirjoitettu, mutta myös siitä, mitä sopimuksissa on päätetty: kaupan arvo, myydyt tuotteet, vastapuolen yhteystiedot, lomakekenttiin täytetyt vastaukset jne.
Tässä on kuitenkin juju. Se, kuinka paljon tietoja voit saada sopimuksistasi, riippuu siitä, miten lähetät ja vastaanotat sopimuksia. Kyse on siitä, lähetätkö ne PDF-tiedostoina vai käytätkö selainpohjaisia sopimuksia sopimushallinta-alustan kautta.
Yksinkertaisesti sanottuna PDF-tiedostoista saatava tieto rajoittuu tietoihin siitä, miten sopimus on allekirjoitettu, mutta selainpohjaiset sopimukset avaavat metatiedot (tiedot itse sopimuksesta).
Tämä onkin toinen syy sille, miksi sinun kannattaa siirtyä eteenpäin staattisista sopimuksista. Selainpohjaisten sopimusten välittömänä etuna ovat dynaamiset ja vuorovaikutteiset sopimukset, jotka voivat nopeuttaa allekirjoittamiseen kuluvaa aikaa valtavasti, mutta lisäksi voit aloittaa välittömästi kullanarvoisen datan keräämisen.
Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?
Miksi tietojen poimiminen PDF-sopimuksista on vaikeaa?
PDF-tiedostot ovat käytännössä kuvakaappauksia sopimuksesta. Ajattele niitä suurina staattisina kuvina, joiden resoluutio on kuitenkin riittävän selkeä, jotta niitä voi lukea. Tämä tekee tiettyjen datapisteiden poimimisesta erittäin vaikeaa.
Yksi PDF-sopimusten suurista ongelmista on, että niissä on usein lukittuja kenttiä. Niiden tarkoituksena on estää käyttäjiä muokkaamasta sopimusta ennen sen allekirjoittamista, mutta se myös vaikeuttaa tietojen poimimista. Vertaa tätä selainpohjaisiin sopimuksiin.
Selainpohjaisissa sopimuksissa käytetään HTML-koodia. Tämä tarkoittaa, että niiden tiedot ovat jäsenneltyjä ja sisältävät metatietotunnisteita, joiden avulla tiettyjen tietojen poimiminen on helppoa ja sujuvaa.
Se, mitä tietoja voit poimia, voi vaihdella sopimusalustasta toiseen. Nämä ovat kuitenkin joitakin Oneflowsta poimittavissa olevia tietoja:
- Datakentät
- Lomakekentät
- Tuotetaulukot
Näissä kolmessa kentässä tiedot todennäköisesti vaihtelevat eniten ja juuri sieltä voit löytää kullanarvoista tietoa.
Mitä tietoja voit saada PDF-sopimuksista verrattuna selainpohjaisiin sopimuksiin?
Tiedot voivat vaihdella sen mukaan, mitä sopimustoimittajaa käytät, mutta Oneflowssa erot ovat seuraavat:
Kun lähetät Oneflow-sopimuksen, saat edelleen seuraavat perustiedot: kuka allekirjoitti sopimuksen, miten hän sen allekirjoitti sekä milloin ja missä ajassa hän sen allekirjoitti. Myös PDF-sopimukset voivat antaa nämä tiedot.
Oneflow antaa kuitenkin myös tietoja siitä, mitä sopimuksessa todella oli. Näin pääset hyödyntämään syvällisiä ja reaaliaikaisia tietoja.
Haluatko tietää lisää siitä, millaista dataa voit saada Oneflown avulla ja miten voit hankkia lisää tietoa tulevista sopimuksistasi? Tilaa ilmainen demo ja kokeile html-pohjaisia sopimuksia jo tänään!
