Nopeus on kaikki kaikessa. HR-tiimit ovat usein paineen alla, jotta he saavat parhaat osaajat palkattua ennen kilpailijoita. Kuitenkin rekrytointiprosessit, jotka perustuvat hajanaisiin haastatteluihin, ATS-järjestelmään ja sopimusalustoihin, luovat pullonkauloja joka vaiheessa – haastattelujen aikatauluttamisesta työsopimusten viimeistelyyn. Nämä tehottomuudet johtavat potentiaalisten kandidaattien menettämiseen, viivästyneisiin perehdytyksiin ja korkeampiin hallinnollisiin kustannuksiin. Tehostaamalla sopimusten hallintaa HR-johtajat voivat parantaa rekrytointiprosessin tehokkuutta ja luoda saumattoman hakijakokemuksen.
Pirstaleisten rekrytointiprosessin työnkulkujen piilokustannukset
Monet henkilöstöhallinnon tiimit hidastavat tietämättään omia rekrytointiprosessejaan käyttämällä useita integroimattomia työkaluja haastatteluja, työtarjouksia ja sopimuksia varten. Tämä johtaa seuraaviin tuloksiin:
- Pitkät hyväksymisajat: HR- ja rekrytointipäälliköt joutuvat usein odottamaan hyväksyntöjä useita päiviä, koska sopimukset jäävät jumiin sähköpostiketjuihin tai erillisiin järjestelmiin.
- Epäyhtenäinen hakijakokemus: Hakijat saavat hajanaista viestintää eri alustoilta, mikä aiheuttaa sekaannusta ja keskeytyksiä.
- Hitaasta toteutuksesta johtuvat menetetyt rekrytoinnit: Hidas sopimusprosessi voi johtaa siihen, että parhaat kandidaatit hyväksyvät tarjouksen muualta.
- Compliance-riskit: Erilaiset järjestelmät aiheuttavat versioiden hallintaongelmia, mikä lisää vanhentuneiden tai virheellisten sopimusehtojen lähettämisen riskiä.
Kuinka HR-johtajat voivat nopeuttaa rekrytointia saumattomalla sopimusten hallinnalla
Henkilöstöjohtajilla on ratkaiseva rooli rekrytoinnin työnkulkujen muuttamisessa tehokkaaksi ja jäsennellyksi prosessiksi. Tähän sisältyy:
- Sopimusten integroiminen haastatteluprosessiin: Sovita työsopimuksen valmistelu haastattelun tulosten kanssa viivästysten välttämiseksi.
- Hyväksymisprosessien automatisointi: Ota käyttöön digitaaliset sopimusten hyväksymisjärjestelmät, jotta rekrytointipäälliköt ja lakitiimit voivat hyväksyä tarjoukset reaaliajassa.
- Hakijakokemuksen parantaminen: Varmista, että kaikki rekrytointiasiakirjat – salassapitosopimukset, tarjouskirjeet ja sopimukset – lähetetään digitaalisesti, jotta ne voidaan tarkistaa ja allekirjoittaa nopeasti.
- HR-tiimien näkyvyyden parantaminen: Käytä keskitettyä sopimusjärjestelmää reaaliaikaisten sopimustilojen seurantaan ja poista epävarmuus kunkin kandidaatin tilanteesta.
Lue myös: Rakenna erottuva rekrykokemus
Sopimusten hallinnan muuttaminen rekrytoinnin eduksi
Pullonkaulojen poistamiseksi ja rekrytointiprosessin tehokkuuden lisäämiseksi henkilöstöhallinnon tiimien tulisi harkita seuraavien strategioiden jalkautusta:
- Arvioi nykyiset tehottomuudet: Selvitä, missä viivästyksiä esiintyy rekrytointi- ja sopimusten hyväksymisprosessissa.
- Yhdistä sopimusten työnkulut: Siirrä kaikki tarjoukset, sopimukset ja hyväksynnät yhdelle alustalle saumattoman rekrytointikokemuksen varmistamiseksi.
- Hyödynnä digitaalisia allekirjoituksia: Anna hakijoiden allekirjoittaa sopimukset välittömästi, jolloin käsittelyaika lyhenee päivistä tunteihin.
- Seuraa sopimusten tilaa reaaliajassa: Saat näkyvyyden siihen, kuka on katsonut, allekirjoittanut tai hyväksynyt rekrytointiasiakirjat, mikä estää tarpeettomia viivästyksiä.
- Paranna monialaista yhteistyötä: Varmista, että rekrytoijat, esihenkilöt ja lakitiimit toimivat samassa järjestelmässä, jolloin viestinnän pirstoutuminen vältetään.
Lopuksi
Hidas rekrytointiprosessi ei ole vain turhauttava, se on myös kallis. Menetetyt kandidaatit, viivästykset ja tehottomuus lisäävät rekrytoinnin kustannuksia ja heikentävät yrityksen kilpailukykyä. HR-johtajat, jotka virtaviivaistavat sopimusten hallintajärjestelmänsä, voivat nopeuttaa rekrytointia, parantaa säännösten noudattamista ja tarjota loistavan hakijakokemuksen.
Lisätietoja sopimusten hallinnan optimoinnista HR-toiminnassa löydät osoitteesta: https://oneflow.com/fi/ratkaisut/hr-ja-rekrytointiprosessi-oneflow/.
