Monissa organisaatioissa sopimusten hallinnointi nähdään välttämättömänä hallinnollisena tehtävänä, joka on laki ja operatiivisten tiimien hoitama back-office-toiminto. Kasvuun, tehokkuuteen ja kilpailuetuun keskittyville toimitusjohtajille sopimusten hallinnan ei kuitenkaan pitäisi olla pelkkä muodollisuus. Kun sitä hyödynnetään strategisesti, siitä voi tulla tehokas liiketoiminnan veturi!

Piilotettu pullonkaula, jonka toimitusjohtajat jättävät huomiotta

Sopimukset ovat liikesuhteiden elinehto, ja ne säätelevät kaikkea asiakassopimuksista toimittajakumppanuuksiin. Tärkeydestään huolimatta sopimusprosessit kärsivät usein vanhentuneista järjestelmistä, manuaalisista työnkuluista ja siiloutuneista tiedoista. Tämä johtaa seuraaviin ongelmiin:

• Myöhästyneet kauppasyklit: Tehottomat hyväksymisprosessit hidastavat tulojen kirjaamista. (Lähde: Forbes)
  
• Vaatimustenmukaisuuteen liittyvät riskit: Vakiomuotoisten ehtojen puuttuminen lisää oikeudellisten vastuiden riskiä. (Lähde: World Commerce & Contracting) 
  
• Menetetyt tilaisuudet: Huono näkyvyys sopimusvelvoitteisiin johtaa tulojen katoamiseen. (Lähde: Gartner) 
  

Vaikka nämä asiat saattavat vaikuttaa operatiivisilta, ne vaikuttavat suoraan liiketoiminnan kasvuun, taloudelliseen suorituskykyyn ja strategiseen ketteryyteen – kaikki nämä asiat ovat toimitusjohtajan asialistan kärjessä.

Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?

Sopimusten hallinnoinnin uudelleenarviointi strategisena voimavarana

Toimitusjohtajat, jotka tarkastelevat sopimusten hallintaa strategisen linssin kautta, saavat merkittäviä etuja:

1. Nopeutetut tulosyklit: Sopimusten työnkulkujen automatisointi lyhentää läpimenoaikoja ja auttaa myyntitiimejä klousaamaan sopimukset nopeammin. (Lähde: McKinsey)
2. Parannettu riskienhallinta: Keskitetyt sopimustietokannat parantavat sääntöjen noudattamista ja vähentävät oikeudellisia riskejä. (Lähde: Forrester) 
3. Dataan perustuva päätöksenteko: Kehittynyt analytiikka tarjoaa tietoa sopimusten suorituskyvystä ja auttaa toimitusjohtajia tunnistamaan suuntauksia ja mahdollisuuksia. (Lähde: Inc)

Kun sopimusten hallinta on optimoitu, se tukee nopeampaa kasvua, vahvempia asiakassuhteita ja parempaa toiminnan tehokkuutta.

Toimitusjohtajan suunnitelma muutosta varten

Sopimusten hallinnan muuttaminen pullonkaulasta liiketoiminnan veturiksi edellyttää selkeää strategista lähestymistapaa:

1. Diagnosoi nykyinen tila: Arvioi nykyiset prosessit tehottomuuden, riskien ja näkyvyyspuutteiden tunnistamiseksi. (Lähde: World Commerce & Contracting) 
   
2. Yhdenmukaistaminen liiketoiminnan tavoitteiden kanssa: Varmista, että sopimushallinnan tavoitteet tukevat yrityksen laajempia prioriteetteja, kuten tulojen kasvua, riskien vähentämistä tai kustannusten optimointia. (Lähde: McKinsey) 
   
3. Investoi teknologiaan: Nykyaikaiset CLM-alustat automatisoivat työnkulkuja, integroituvat olemassa oleviin järjestelmiin (kuten CRM- ja ERP-järjestelmiin) ja tarjoavat reaaliaikaista analytiikkaa. (Lähde: Gartner)
   
4. Kulttuurimuutoksen edistäminen: Kannusta monialaista yhteistyötä lakiasiain, myynnin, rahoituksen ja operatiivisen toiminnan välillä siilojen purkamiseksi ja prosessien omistajuuden edistämiseksi. (Lähde: Forrester)
   
5. Vaikutusten mittaaminen: Ota käyttöön tunnusluvut, joilla seurataan parannuksia sopimusten läpimenoajoissa, vaatimustenmukaisuusasteissa ja tulojen toteutumisessa. (Lähde: Inc)

Ilmaiset sopimusmallit Oneflowssa

Säästä aikaa yli 40:nen ilmaisen sopimusmallin avulla

Lue lisää

Avainalueet, joilla toimitusjohtajat voivat vaikuttaa välittömästi

• Standardointi: Vakiomallien käyttöönotto neuvottelusyklien lyhentämiseksi ja oikeudellisen johdonmukaisuuden säilyttämiseksi. (Lähde: Forbes) 
  
• Näkyvyys: Ota käyttöön kojelaudat, jotka tarjoavat reaaliaikaisen näkemyksen sopimusten tilasta, hyväksynnöistä ja uusimisista. (Lähde: Gartner)
  
• Automaatio: Hyödynnä tekoälyä ja automaatiota rutiinitehtävien hoitamiseen, jolloin tiimit voivat keskittyä strategisiin toimiin. (Lähde: McKinsey) 
  
• Vaatimustenmukaisuuden seuranta: Integroi vaatimustenmukaisuuden tarkastukset sopimusten työnkulkuun, jotta riskit voidaan tunnistaa ennakoivasti. (Lähde: World Commerce & Contracting) 

Sopimusten hallinnointi strategisena vipuvartena

Toimitusjohtajille sopimusten hallinta ei ole vain oikeudellinen tai operatiivinen kysymys, vaan myös strateginen vipu. Harkitsemalla uudelleen, miten sopimuksia luodaan, hallinnoidaan ja analysoidaan, toimitusjohtajat voivat muuttaa sen, mikä aiemmin oli liiketoiminnan pullonkaula, keskeiseksi kasvun, tehokkuuden ja kilpailuedun moottoriksi. (Lähde: Forrester)