Etätyön lisääntyminen on viime vuosina mullistanut monia liiketoiminnan osa-alueita, eikä sopimusten hallinta ole tästä poikkeus. Organisaatioiden navigoidessa tämän uuden työskentelytavan lisääntyessä, tehokas sopimusten etähallinta on tullut tärkeämmäksi kuin koskaan aiemmin.

Tässä artikkelissa tarkastellaan sopimusten hallinnan kehittyvää maisemaa etätyön aikakaudella ja tuodaan esiin keskeisiä strategioita ja näkökohtia, joiden avulla yritykset voivat menestyä digitaalisella aikakaudella.

Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?

1. Sopimusten etähallinta hybridityöpaikalla

Etätyö on määritellyt uudelleen sen, miten yritykset lähestyvät sopimusten hallintaa. Perinteisesti toimistotiloihin ja henkilökohtaisiin tapaamisiin rajoittunut sopimusten hallinta vaatii nyt joustavia, digitaalisia ratkaisuja, jotka soveltuvat hajallaan oleviin tiimeihin ja etäyhteistyöhön. Tehokkaaseen sopimusten etähallintaan kuuluu teknologian hyödyntäminen prosessien virtaviivaistamiseksi, viestinnän tehostamiseksi ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi ilman maantieteellisiä rajoitteita.

Sopimusten etähallinta tarkoittaa, että organisaatioiden on asetettava etusijalle pilvipohjaiset sopimustenhallintajärjestelmät, jotka tarjoavat keskitetyn pääsyn sopimuksille, reaaliaikaiset päivitykset ja turvallisen tallennuksen. Näiden alustojen avulla etätyöntekijät voivat tehdä saumatonta yhteistyötä, seurata sopimusten elinkaarta ja hallita neuvotteluja tehokkaasti fyysisestä sijainnista riippumatta.

2. Miten sopimusten etähallinta hoidetaan tehokkaasti

Maailmanlaajuisen pandemian kiihdyttämä siirtyminen etätyöhön on saanut yritykset miettimään uudelleen lähestymistapaansa sopimusten hallinnointiin. Jotta sopimuksia voitaisiin hallinnoida tehokkaasti pandemian jälkeisellä etätyön aikakaudella, organisaatioiden olisi otettava käyttöön vankat protokollat ja digitaaliset työkalut, jotka on suunniteltu etätyötä varten.

Joitakin keskeisiä strategioita ovat:

• Digitaaliset allekirjoitukset ja automaatio: Sähköisten allekirjoitusten ja automatisoitujen työnkulkujen käyttöönotto vähentää viiveitä ja tehostaa sopimusten täytäntöönpanoa.
• Virtuaaliset yhteistyövälineet: Videoneuvottelujen, projektinhallintaohjelmistojen ja yhteistyöalustojen käyttö helpottaa etäneuvotteluja ja varmistaa sopimusehtojen selkeyden.
• Turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuustoimenpiteet: Tiukkojen turvallisuusprotokollien ja vaatimustenmukaisuuden tarkistusten käyttöönotto turvaa arkaluonteiset sopimustiedot etäympäristöissä.

Integroimalla nämä strategiat yritykset voivat optimoida sopimusten etähallinnan, parantaa tuottavuutta, minimoida riskit ja edistää avointa viestintää eri tiimien välillä.

Lue myös: Miksi Oneflown sopimusautomaatioalusta sopii kaikille?

3. Kuinka päästä alkuun sopimusten etähallinnoinnissa

Etätoimintoja koskevien ominaisuuksien käyttöönotto sopimusten etähallinnassa edellyttää strategista lähestymistapaa, jotta teknologiaa voidaan hyödyntää tehokkaasti:

• Pilvipohjainen saavutettavuus: Varmista, että sopimukset on tallennettu turvallisesti pilvipalvelualustoille, joihin valtuutettu henkilöstö pääsee käsiksi mistä tahansa.
• Versionhallinta ja kirjausketjut: Pidä yllä selkeää versionhallintaa ja kirjausketjuja muutosten seuraamiseksi ja vastuuvelvollisuuden varmistamiseksi sopimusten hallinnointiprosesseissa.
• Yhteistyöhön perustuvat työtilat: Edistä yhteistyötä integroitujen alustojen avulla, joiden avulla sidosryhmät voivat tarkistaa, kommentoida ja hyväksyä sopimuksia etänä reaaliajassa.

Näiden ominaisuuksien käyttöönotto lisää ketteryyttä ja reagointikykyä, minkä ansiosta organisaatiot voivat mukautua nopeasti muuttuviin liiketoimintaympäristöihin ja markkinadynamiikkaan.

4. Perinteinen vs. digitaalinen sopimustenhallinta hybridityöpaikoilla

Siirtyminen perinteisestä sopimushallinnoinnista digitaaliseen sopimushallintaan etäympäristöissä merkitsee merkittävää kehitystä liiketoiminnassa. Perinteiset menetelmät perustuvat manuaalisiin prosesseihin ja fyysisiin asiakirjoihin, kun taas digitaalinen sopimushallinta tarjoaa useita etuja:

• Tehokkuus ja ajansäästö: Automatisoidut työnkulut ja sähköiset allekirjoitukset nopeuttavat sopimussykliä, vähentävät hallinnollista taakkaa ja lyhentävät allekirjoitukseen kuluvaa aikaa.
• Saavutettavuus ja avoimuus: Pilvipohjainen tallennus takaa sopimusten helpon saatavuuden, mikä edistää avoimuutta ja yhteistyötä etätyöskentelijöiden kesken.
• Riskien vähentäminen: Reaaliaikaiset seuranta- ja vaatimustenmukaisuusominaisuudet vähentävät sopimusvirheisiin, myöhästyneisiin määräaikoihin ja vaatimustenvastaisuuksiin liittyviä riskejä.

Sitä vastoin perinteisillä menetelmillä voi olla vaikeuksia pysyä etätyön vaatimusten tahdissa, mikä johtaa usein viivästyksiin, tehottomuuteen ja mahdollisiin vaatimustenmukaisuuspuutteisiin.

Lue myös: Opas sähköisistä allekirjoituksista ja siitä, mikä tekee niistä oikeudellisesti sitovia

Tiivistelmä

Etätyön yleistyminen on muuttanut sopimusten hallintaa, edellyttäen ketteriä strategioita ja digitaalisia ratkaisuja tehokkuuden optimoimiseksi, riskien vähentämiseksi ja hajautettujen tiimien yhteistyön edistämiseksi. Käyttämällä teknologiapohjaisia lähestymistapoja ja sopeutumalla kehittyviin liiketoimintamaisemiin organisaatiot voivat selviytyä etätyön monimutkaisista ongelmista ja ylläpitää samalla vankkoja sopimustenhallintakäytäntöjä. Sopimusten etähallinta lisää tuottavuutta ja auttaa saavuttamaan kestävää kasvua digitaalisessa maailmassa.