Q2C-prosessin nykytila
Paljastamme piilevät sopimusdatan puutteet, jotka hidastavat Q2C-prosessia – ja miten edelläkävijät ratkaisevat tämän ongelman.
Keskeiset havainnot:
57 % hallinnoi sopimuksia manuaalisesti, mikä aiheuttaa viiveitä, versiohallinnan haasteita ja epäjohdonmukaisia vastuunsiirtoja.
Vain 10,67 %:lla on reaaliaikainen näkyvyys sopimuksiin, minkä vuoksi suurimmalta osalta tiimeistä puuttuu selkeä käsitys kauppojen etenemisestä.
46,67 % pitää hyväksyntöjä suurimpana viivettä aiheuttavana tekijänä, ja 37,33 % kokee puuttuvan tiedon merkittäväksi esteeksi.
52 % kertoo tietojen puutteiden Q2C-prosessissa vaikuttavan liikevaihtoon kohtalaisesti tai merkittävästi.
Vain 14,67 %:lla on täysin yhteenliitetyt järjestelmät, joissa sopimusdata liikkuu reaaliaikaisesti.
Tiivistelmä
Tämä raportti tarkastelee quote-to-cash- (Q2C) prosessin yleisimpiä katkeamiskohtia ja sitä, miten puuttuva data, manuaaliset työvaiheet ja toisistaan irralliset järjestelmät synnyttävät pullonkauloja. Yli 150 myynnin, taloushallinnon, lakitiimin ja operatiivisen toiminnan ammattilaiselta kerätyt havainnot osoittavat toistuvia puutteita hinnoittelussa, hyväksynnöissä, sopimushallinnassa sekä taloushallinnolle tapahtuvissa vastuunsiirroissa.
Organisaatiot, joilla ei ole reaaliaikaista tiedonkulkua järjestelmien välillä, kokevat enemmän viiveitä ja virheitä. Sen sijaan ne, jotka jäsentävät sopimusdatan ja integroivat keskeiset järjestelmänsä, saavuttavat nopeammat läpimenoajat, vähemmän virheitä ja vakaamman liikevaihdon.
Kuinka manuaalinen ja pirstaleinen Q2C-prosessi on tänä päivänä?
Miten kuvailisit nykyistä Q2C-prosessiasi?
Useimmilta organisaatioilta puuttuu vahva Q2C-perusta, koska sopimusdata ja sitä ympäröivät järjestelmät eivät ole täysin yhteydessä toisiinsa. Vain 3,33 % kertoo Q2C-prosessinsa olevan täysin automatisoitu, mikä jättää 96 % riippuvaisiksi manuaalisesta työstä ja erillisistä työkaluista.
Käytännöllinen ensimmäinen askel on tarkastella käytössä olevien työkalujen määrää. Harvemmat mutta paremmin yhteenliitetyt ERP-, CRM- ja CLM-järjestelmät luovat selkeämmän työnkulun ja tekevät automaatiosta sekä ennakoitavasta liikevaihdosta helpommin saavutettavia.
Mitkä vaiheet nojaavat yhä manuaaliseen työhön?
Manuaalinen työ on edelleen yleisintä Q2C-prosessin taloudellisesti kriittisissä vaiheissa. Hinnoittelu (62 %), sopimusten hallinta (57 %) ja konfigurointi (35 %) perustuvat pitkälti manuaaliseen tekemiseen.
Nämä vaiheet määrittävät liikevaihdon, katteet ja asiakassitoumukset. Vaikka harkintaa tarvitaan, manuaalinen käsittely lisää taloudellisten riskien todennäköisyyttä.
Kuinka paljon sopimuksiin liittyvää hallinnollista työtä kuluu ajallisesti yhteen kauppaan?
Yli 60 % käyttää vähintään tunnin per kauppa sopimuksiin liittyvään hallinnolliseen työhön.
Työmäärä syntyy siitä, että sopimusdata on hajallaan eri työkaluissa ja vaatii toistuvaa manuaalista tarkistamista.
Kuormitusta voidaan vähentää jäsennellyn datan ja integroitujen järjestelmien avulla.
Kuinka sujuvasti Q2C-data liikkuu järjestelmien välillä?
Kuinka hyvin järjestelmänne ovat yhteydessä toisiinsa ja jakavat tietoa?
Reaaliaikainen Q2C-data on harvinaista. Vaikka 46,67 % kokee järjestelmiensä olevan “hyvin yhteenliitettyjä”, vain 14,67 %:lla on todellinen reaaliaikainen integraatio CRM-, CLM-, ERP- ja CPQ-järjestelmien välillä.
Myös organisaatiot, jotka kokevat olevansa hyvin integroituneita, törmäävät usein piileviin aukkoihin. Esimerkiksi sopimusmuutokset eivät välity CRM- tai ERP-järjestelmiin, mikä johtaa uusimisten unohtumiseen, virheellisiin ennusteisiin tai viivästyneeseen liikevaihdon kirjaamiseen.
Missä Q2C-prosessin vaiheissa koette suurimmat tiedonpuutteet?
Suurimmat tiedonpuutteet ilmenevät siellä, missä selkeys on kaikkein tärkeintä: hinnoittelussa (31 %), hyväksynnöissä (45 %), sopimusten tilannetiedossa (38 %) sekä taloushallinnolle tapahtuvassa vastuunsiirrossa (34 %). Nämä puutteet osoittavat, etteivät tärkeät tiedot liiku saumattomasti tiimien välillä.
Sopimusdatan jäsentäminen ja järjestelmien välisten yhteyksien parantaminen on siksi välttämätöntä.
Kuinka helppoa on tarkistaa sopimuksen reaaliaikainen tila?
Vain 10,67 % pystyy tarkistamaan sopimuksen tilan reaaliaikaisesti. Moni toimii “välimaastossa”, jossa tieto on vain ajoittain näkyvissä ja ilmestyy järjestelmiin epäjohdonmukaisesti. Tämä heikentää ennustettavuutta, hidastaa laskutusta ja pakottaa tiimit työskentelemään vanhentuneen tiedon varassa.
Ratkaisu edellyttää jäsenneltyä sopimusdataa sekä reaaliaikaisia yhteyksiä CLM-, CRM- ja ERP-järjestelmien välillä.
Kuinka yleisiä sisäiset viiveet ja virheet ovat Q2C-prosessissa?
Kuinka kauan keskimääräisesti kestää prosessi tarjouksesta allekirjoitettuun sopimukseen?
Yli 60 % saa Q2C-prosessin valmiiksi 4–14 päivässä, mikä on B2B-organisaatioille tyypillinen aikajänne. Riski ei ole niinkään prosessin kesto, vaan se, kuinka ennakoimattomaksi aikataulu muuttuu, kun hinnoittelu, hyväksynnät tai sopimuksen tilanne eivät ole selkeitä. Pienetkin viiveet voivat siirtää liikevaihdon seuraavalle tilikaudelle.
Mikä aiheuttaa useimmin viiveitä Q2C-työnkulussanne?
Suurin osa viiveistä johtuu sisäisistä tekijöistä, ei asiakkaiden toiminnasta. Puuttuva tieto (37,33 %), hyväksyntöjen pullonkaulat (46,67 %), versioiden eriytyminen ja puutteelliset vastuunsiirrot hidastavat liikevaihtoa jo kauan ennen laskutusta.
Perimmäinen ongelma ei ole ihmisissä, vaan epäyhtenäisessä sopimusdatassa ja toisistaan irrallisissa järjestelmissä.
Kuinka usein sopimuksiin liittyviä virheitä esiintyy?
Sopimusvirheet ovat yleisiä. Yli 63 % kokee niitä vähintään ajoittain. Koska sopimukset määrittävät liikevaihdon ja velvoitteet, virheet vaikuttavat suoraan laskutukseen, vaatimustenmukaisuuteen ja taloudelliseen tarkkuuteen.
Q2C- prosessin tiedonpuutteiden vaikutus liikevaihtoon
Vain 6,67 % kertoo, ettei Q2C-prosessin tiedonpuutteilla ole vaikutusta liikevaihtoon, kun taas yli puolet kokee vaikutuksen olevan kohtalainen tai merkittävä. Sopimusdatan, hyväksyntöjen, näkyvyyden ja järjestelmäintegraatioiden puutteet häiritsevät liikevaihtoa jo kauan ennen laskutuksen alkamista ja heikentävät ennustettavuutta.
Miten edelläkävijätiimit kurovat umpeen Q2C- prosessin datakuilun?
150 avoimen vastauksen perusteella tiimit toivovat ennen kaikkea seuraavaa:
Nopeammat ja selkeämmät hyväksynnät
Vähemmän manuaalisia vaiheita
Järjestelmällisemmät sopimusprosessit
Paremmat järjestelmäintegraatiot
Yksi alusta ja yksi totuuden lähde
Miten Q2C- prosessin datakuilu vaikuttaa liiketoimintaan?
Data osoittaa, että sisäiset tiedonpuutteet synnyttävät kitkaa koko Q2C-prosessissa. Manuaalinen hinnoittelu (62 %), manuaalinen sopimushallinta (57 %) ja rajallinen näkyvyys (10,67 %) hidastavat prosesseja ja heikentävät ennustettavuutta. Yli 60 % raportoi sopimusvirheitä, ja lähes kolmanneksella tiedonsiirrot taloushallintoon ovat puutteellisia.
Organisaatiot, jotka jäsentävät sopimusdatan ja yhdistävät keskeiset järjestelmänsä, saavuttavat sujuvammat prosessit ja luotettavammat taloudelliset lopputulokset.
Näin edelläkävijäorganisaatiot sujuvoittavat Q2C-prosessia
Laskutuksen ja uusimisten automatisointi
Automatisoi laskutus ja uusimiset korjataksesi puutteelliset tiedonsiirrot (31 %).
Näkyvyys kauppoihin ja sopimuksiin
Paranna näkyvyyttä selkeiden raportointinäkymien avulla.
Moderni Q2C-järjestelmäkokonaisuus
CRM
Tuotteiden, hinnoittelun ja myynnin lähtökohta
CLM
Jäsennellyt sopimusehdot ja hyväksymisprosessit
ERP
Laskutus, maksut ja tulojen kirjaaminen
Automaatio
Yhdistää päivitykset ja tiedonsiirrot
Tekoäly
Riskien havaitseminen, asiakirjojen analysointi ja ennustamisen tuki
Viisi askelta datakuilun umpeen kuromiseksi
1. Jäsennä sopimusdata ja tee siitä helposti saatavaa järjestelmien välillä.
2. Automatisoi hyväksynnät viiveiden poistamiseksi.
3. Yhdistä CRM-, CPQ-, CLM- ja ERP-järjestelmät.
4. Standardoi sopimusmallit ja -ehdot.
5. Paranna reaaliaikaista näkyvyyttä koko Q2C-prosessissa.
Tiivistelmä
Useimmat haasteet Q2C-prosessissa johtuvat sisäisistä tiedonpuutteista, eivät ulkoisista viiveistä. Manuaalinen työ, rajallinen näkyvyys ja toisistaan irralliset järjestelmät hidastavat kauppoja ja tekevät liikevaihdosta vaikeasti ennakoitavaa. Jäsentämällä sopimusdatan ja yhdistämällä keskeiset järjestelmät organisaatiot voivat vähentää virheitä, nopeuttaa liikevaihtoprosesseja ja saada huomattavasti luotettavamman taloudellisen näkymän.
