Les contrats sont l’épine dorsale de toute relation commerciale, mais ils sont assortis de délais. Ignorer ou mal gérer les dates d’expiration des contrats peut conduire à des occasions manquées, à des interruptions de service et à des coûts inutiles. Pour éviter le chaos et garantir le bon fonctionnement de votre entreprise, il est essentiel de garder une trace de ces dates.

Notre récente enquête auprès de 200 professionnels a mis en évidence quelques pièges courants dans la gestion des contrats. Par exemple, 17 % des entreprises stockent les contrats sur des disques locaux, ce qui permet de perdre facilement la trace des dates d’expiration.

Cet article explique pourquoi il est important de garder un œil sur les échéances des contrats, quels sont les risques de les négliger et quelles sont les stratégies simples à mettre en œuvre pour ne pas les perdre de vue.

L’importance des dates d’expiration des contrats

La date d’expiration d’un contrat n’est pas seulement la fin d’un accord, c’est aussi une opportunité. Garder ces dates à l’esprit vous aide à

• Éviter les interruptions: Renouveler les contrats à temps pour que les services essentiels continuent de fonctionner
• Négocier de meilleures conditions: Profitez de la période de renouvellement pour discuter de la tarification, de la portée ou d’autres conditions qui répondent mieux à vos besoins.
• Rester conforme: Veillez à respecter les exigences réglementaires en gérant les accords de manière proactive.

Lorsque vous suivez efficacement les dates d’expiration des contrats, vous maîtrisez la situation. Vous pouvez planifier à l’avance, éviter les bousculades de dernière minute et prendre des décisions bénéfiques pour vos résultats.

Lire aussi : Tout ce que vous devez savoir sur la gestion des contrats

Les risques liés au non-respect des dates d’expiration des contrats

Ne pas suivre les dates d’expiration des contrats peut entraîner bien plus que des désagréments mineurs. Voici ce qui est en jeu :

• Pertes financières: Les contrats qui se renouvellent automatiquement sans être examinés risquent de vous imposer des tarifs plus élevés ou des conditions défavorables.
• Problèmes opérationnels: Les accords caducs peuvent perturber les services, retarder les projets, voire entraîner des complications juridiques.
• Occasions perdues: En l’absence d’un suivi en temps voulu, vous risquez de rater des occasions de renégocier des contrats pour mieux répondre aux besoins de votre entreprise.

Par exemple, les entreprises interrogées dans le cadre de notre enquête ont fait état de difficultés importantes dues à la fragmentation des systèmes de gestion des contrats. 70,67 % des répondants utilisent 2 ou 3 outils pour gérer les contrats, ce qui rend plus difficile le maintien de la visibilité et du contrôle des délais.

Des moyens simples pour maîtriser les dates d’expiration des contrats

Heureusement, la gestion des dates d’expiration ne doit pas être compliquée. Voici quelques mesures pratiques pour ne pas perdre le fil :

1. Centralisez vos contrats
2. Conservez tous vos contrats dans un système sécurisé et organisé. Cela vous permet d’accéder facilement aux informations clés, comme les dates d’expiration, et réduit le risque de perdre des documents.
3. Mettez en place des rappels automatisés
4. Utilisez une plateforme de gestion des contrats ou même votre application de calendrier pour programmer des alertes pour les échéances à venir. Les rappels automatisés permettent de s’assurer que rien ne passe inaperçu.
5. Réviser régulièrement les contrats
6. Planifiez des révisions périodiques pour identifier les contrats qui approchent de leur date d’expiration. Profitez-en pour évaluer s’il convient de les renouveler, de les renégocier ou de les laisser expirer.
7. Attribuer des responsabilités
8. Désignez un membre de l’équipe ou un service pour superviser la gestion des contrats. Une responsabilité claire permet de s’assurer que les délais sont respectés et que rien ne passe inaperçu.

En suivant ces étapes, vous créerez un système simple et fiable pour gérer vos contrats sans stress inutile.

Ce que les données nous apprennent

Notre enquête a révélé certaines pratiques préoccupantes en matière de stockage et de suivi des contrats :

• 17 % des entreprises stockent les contrats sur des disques durs locaux où ils peuvent être facilement oubliés
• 32,67 % suivent manuellement les dates d’expiration des contrats, ce qui laisse place à l’erreur humaine
• 9 % des entreprises ne suivent pas du tout les dates d’expiration, ce qui les expose à un risque important de dépassement des délais et de perte d’opportunités.

Ces chiffres soulignent l’importance d’abandonner le suivi manuel au profit de systèmes plus automatisés et centralisés.

Pourquoi bien gérer les dates d’expiration

La gestion des dates d’expiration des contrats ne consiste pas seulement à éviter les problèmes, mais aussi à créer des opportunités. Avec le bon système en place, vous pouvez :

• Gagner du temps: Les rappels automatisés et les systèmes centralisés réduisent le temps passé à rechercher des contrats ou à suivre manuellement les échéances.
• Économiser de l’argent: L’examen des contrats avant leur renouvellement vous permet de renégocier les conditions, ce qui peut entraîner une réduction des coûts.
• Réduire le stress: Un processus clair et organisé vous permet d’avoir l’esprit tranquille, sachant que rien d’important ne sera oublié.

Lorsque vous prenez le contrôle de vos contrats, vous prenez le contrôle de votre entreprise.

Voir aussi : Qu’advient-il des contrats lorsqu’ils expirent ?

Principaux enseignements

• Les dates d’expiration des contrats sont essentielles pour éviter les perturbations, les pertes financières et les occasions manquées.
• De nombreuses entreprises éprouvent des difficultés à assurer le suivi des contrats en raison de systèmes fragmentés ou de processus manuels, ce qui accroît les risques.
• Un stockage centralisé, des rappels automatisés et des révisions régulières sont des stratégies simples mais efficaces pour gérer les échéances contractuelles.

Ne laissez pas les dates d’expiration des contrats vous prendre au dépourvu. Commencez dès aujourd’hui à suivre les dates d’expiration des contrats pour vous assurer que votre entreprise garde une longueur d’avance et qu’elle respecte toutes les échéances.