Lorsque l’on débute, il est tentant d’opter pour la gratuité ou l’option la moins chère, n’est-ce pas ? En particulier lorsqu’il s’agit de signer des documents : il existe de nombreux outils de signature numérique gratuits qui semblent parfaits. Mais voilà : si ces outils permettent d’économiser quelques dollars au départ, ils peuvent exposer votre entreprise à des risques de sécurité importants et à d’autres coûts cachés qui pourraient vous nuire à long terme. Voyons pourquoi les outils de signature électronique gratuits ne sont pas la meilleure solution et comment une solution professionnelle et sécurisée peut protéger votre entreprise.
1. La sécurité ne doit pas être négociable
Les entreprises en phase de démarrage sont souvent confrontées à des contrats sensibles, qu’il s’agisse d’accords avec des clients, des investisseurs ou même des employés. L’utilisation d’un outil de signature électronique gratuit signifie souvent que vous faites des compromis sur les fonctions de sécurité telles que le cryptage et l’authentification multifactorielle.
Ces outils peuvent ne pas offrir le même niveau de protection qu’une plateforme haut de gamme, ce qui vous expose au piratage ou à la fraude. Imaginez ceci : un document que vous pensiez avoir signé en toute sécurité pourrait être falsifié parce que l’outil ne dispose pas de protocoles de sécurité robustes. Effrayant, n’est-ce pas ? C’est un risque majeur que vous prenez chaque fois que vous utilisez un outil gratuit.
- Les outils gratuits ne disposent pas de normes de cryptage: Il se peut qu’ils n’offrent pas de chiffrement de bout en bout, ce qui rend vos données sensibles vulnérables pendant la transmission.
- Pas d’authentification multifactorielle: Sans cette authentification, n’importe qui pourrait accéder à des documents et les signer sans autorisation.
En choisissant un outil de signature électronique sûr et fiable, vous saurez que vos contrats sont sécurisés, cryptés et authentifiés. En outre, de nombreux outils sécurisés offrent des pistes d’audit, ce qui signifie que vous pouvez suivre toutes les actions effectuées sur un document, de la personne qui l’a signé à la date à laquelle il a été consulté.
Lire aussi : Pourquoi les signatures numériques sont-elles importantes pour toutes les entreprises ?
2. L’aspect professionnel est important, même pour la signature de documents
L’image de marque de votre startup est primordiale et les outils que vous utilisez reflètent votre image. Les outils de signature numérique gratuits sont souvent dépouillés et peuvent être accompagnés de filigranes, ou pire, ils ne vous permettent pas de personnaliser quoi que ce soit. Imaginez que vous envoyiez un contrat à un gros client et que celui-ci voie un filigrane générique sur la page de signature. Ce n’est pas très esthétique, n’est-ce pas ? Cela pourrait donner l’impression que votre entreprise n’est pas tout à fait établie ou professionnelle.
- Pas d’image de marque personnalisée: Les outils gratuits ne permettent souvent pas d’ajouter le logo ou la marque de votre entreprise, ce qui nuit à votre image professionnelle.
- Filigranes sur des documents importants: Un filigrane peut être considéré comme « bon marché » ou « non professionnel » par toute personne lisant le document.
Avec des outils professionnels de signature électronique, comme Oneflow ou SignNow, vous pouvez personnaliser les modèles, ajouter la marque de votre entreprise et envoyer des documents soignés qui donnent une bonne image de votre startup. C’est un petit investissement pour un résultat beaucoup plus professionnel.
3. Les outils gratuits ne sont pas fiables et pourraient disparaître demain
Voici une chose à laquelle vous n’avez peut-être pas pensé : les outils gratuits ne seront peut-être pas éternels. De nombreuses plateformes gratuites ne sont pas conçues pour durer, et si elles ferment, tous vos contrats et documents risquent de disparaître avec elles. C’est un scénario cauchemardesque lorsque vous êtes au milieu d’une affaire. En outre, les outils gratuits n’offrent souvent pas d’assistance à la clientèle, de sorte que si quelque chose ne va pas, comme une signature manquée, vous êtes seul.
- Risque de fermeture de la plateforme: Les outils gratuits ne bénéficient souvent pas d’une assistance ou d’une viabilité à long terme, ce qui signifie qu’ils peuvent disparaître du jour au lendemain.
- Pas de service clientèle dédié: Si un contrat ne se déroule pas correctement ou si la plateforme tombe en panne, vous n’aurez pas d’équipe prête à vous aider.
Une plateforme sécurisée et fiable vous permet de savoir que vos documents importants sont en sécurité et, en cas de problème, vous aurez accès à un service d’assistance pour remettre les choses sur les rails rapidement.
4. Un outil de signature électronique sécurisé vaut l’investissement
Les entreprises en phase de démarrage doivent gérer leur trésorerie, et je comprends qu’il est difficile de décider où dépenser son argent. Mais voici la bonne nouvelle : de nombreux outils de signature électronique sécurisée ne sont pas très chers. En fait, nombre d’entre eux proposent des formules abordables conçues pour les petites entreprises ou les startups. Par exemple, certains outils incluent même des modèles commerciaux gratuits, c’est-à-dire des contrats juridiquement solides tels que des accords de confidentialité, des contrats de service ou des contrats de travail, qui coûteraient cher si vous passiez par un avocat.
- Modèles gratuits de documents commerciaux clés: Des outils comme Oneflow offrent un accès gratuit à des modèles juridiques personnalisables, ce qui signifie que vous pouvez éviter de payer un avocat chaque fois que vous avez besoin d’un nouveau contrat.
- Des tarifs abordables: De nombreuses plateformes proposent des modèles de tarification qui s’adaptent à la croissance de votre entreprise, ce qui vous permet de ne pas payer trop cher au début.
Le choix d’un outil de signature électronique professionnel ne fait pas que sécuriser votre entreprise ; il vous permet également d’économiser du temps et de vous épargner des maux de tête sur le plan juridique.
Free contract templates in Oneflow
Principaux enseignements
Les outils de signature électronique gratuits peuvent sembler attrayants à première vue, mais ils présentent de sérieux inconvénients : risques de sécurité, aspect non professionnel et service peu fiable. Pour un petit investissement, vous pouvez obtenir une solution professionnelle et sécurisée qui protège votre entreprise et donne une image soignée à vos clients et partenaires. En outre, de nombreux outils proposent des modèles gratuits et des prix modulables, ce qui en fait une solution rentable pour les entreprises en phase de démarrage qui souhaitent faire les choses correctement dès le départ.
Voici pourquoi il vaut la peine d’investir dans une plateforme de signature électronique sécurisée :
- Sécurité renforcée: Vous bénéficiez d’un cryptage et d’une authentification que les outils gratuits n’offrent tout simplement pas.
- Professionnalisme: Une image de marque personnalisée et des documents propres, sans filigrane, font toute la différence.
- Fiabilité: Les plateformes dignes de confiance ne disparaîtront pas du jour au lendemain et vous aurez accès à une assistance clientèle lorsque vous en aurez besoin.
- Modèles intégrés: Gagnez du temps et de l’argent grâce aux modèles juridiques conçus par des professionnels.
- Options abordables: De nombreux outils sont conçus pour les entreprises en phase de démarrage et proposent des plans évolutifs.
En choisissant une plateforme de signature électronique professionnelle et sécurisée, vous ne payez pas seulement pour un logiciel, vous investissez dans le succès et la crédibilité à long terme de votre startup.
Inscrivez-vous pour un essai de 14 jours chez Oneflow et obtenez un accès gratuit à notre vaste bibliothèque de modèles comprenant tous les contrats les plus utilisés.
