Kun olet vasta aloittamassa liiketoimintaa, on houkuttelevaa valita vaihtoehto, joka on ilmainen tai vähintäänkin edullisin. Varsinkin kun on kyse asiakirjojen allekirjoittamisesta – tarjolla on paljon ilmaisia digitaalisia allekirjoitustyökaluja, jotka vaikuttavat täydellisiltä. Asia on kuitenkin näin: vaikka näillä työkaluilla saattaisit säästää muutaman dollarin, ne voivat altistaa yrityksesi suurille tietoturvariskeille ja muille piilokustannuksille, jotka voivat vahingoittaa sinua ja yritystäsi pitkällä aikavälillä. Puhutaanpa siitä, miksi ilmaisen sähköisen allekirjoituksen työkalut eivät ole paras vaihtoehto ja miten ammattimainen, turvallinen ratkaisu voi suojata yritystäsi.

1. Turvallisuudesta ei pitäisi neuvotella

Startup-yritykset ovat usein tekemisissä arkaluonteisten sopimusten kanssa (esim. sijoittajasopimukset ja asiakassopimukset). Ilmaisen sähköisen allekirjoituksen käyttäminen tarkoittaa usein sitä, että joudut tinkimään tietoturvaominaisuuksista, kuten salauksesta ja monivaiheisesta tunnistautumisesta. Nämä työkalut eivät välttämättä tarjoa samaa suojaustasoa kuin premium-alustat, mikä altistaa tietosi hakkeroinnille tai petoksille. Kuvittele tilanne, jossa asiakirjaa, jonka luulit olevan turvallisesti allekirjoitettu, voidaan peukaloida, koska työkalussa ei ole vankkoja turvaprotokollia. Eikö olekin pelottavaa? Tämä on suuri riski, jonka otat joka kerta, kun käytät ilmaista työkalua.

• Ilmaisista työkaluista puuttuvat salausstandardit: Ilmaiset työkalut eivät välttämättä tarjoa end-to-end -salausta, jolloin arkaluonteiset tiedot ovat haavoittuvaisia siirron aikana.
• Ei monivaiheista tunnistautumista: Ilman tätä kuka tahansa voi mahdollisesti käyttää ja allekirjoittaa asiakirjoja ilman lupaa.

Kun valitset luotettavan ja turvallisen sähköisen allekirjoituksen työkalun, tiedät, että sopimuksesi ovat turvallisia, salattuja ja todennettuja. Lisäksi monet suojatut työkalut tarjoavat kirjausketjuja, mikä tarkoittaa, että voit seurata jokaista asiakirjaan kohdistuvaa toimenpidettä (esim. kuka on allekirjoittanut sen ja milloin sitä on tarkasteltu).

Lue myös: Mikä on digitaalinen allekirjoitus?

2. Ammattimaisella ilmeellä on väliä – myös asiakirjoja allekirjoitettaessa

Startup-yrityksesi brändi on kaikki kaikessa, ja käyttämäsi työkalut heijastavat brändiäsi. Ilmaiset digitaaliset allekirjoitustyökalut näyttävät usein pelkistetyiltä, ja niissä voi olla mukana vesileimoja tai – mikä vielä pahempaa – niiden avulla et voi tehdä lainkaan muokkauksia. Kuvittele, että lähetät sopimuksen suurelle asiakkaalle, joka näkee allekirjoitussivulla jonkin yleisen vesileiman. Se saattaa antaa viestin, että yrityksesi ei ole täysin vakiintunut tai ammattimainen.

• Ei mukautettua brändäystä: Tämä heikentää ammattimaista imagoasi, sillä ilmaisiin työkaluihin ei useinkaan voi lisätä oman yrityksen logoa tai brändiä.
• Vesileimat tärkeissä asiakirjoissa: Vesileima voi huutaa ”halpaa” tai ”epäammattimaista”.

Ammattimaisilla sähköisen allekirjoituksen työkaluilla, kuten Oneflowlla tai SignNowlla, voit mukauttaa asiakirjamalleja, lisätä yrityksesi brändi-ilmeen ja lähettää asiakirjoja, jotka antavat hyvän kuvan yrityksestäsi. Se on pieni investointi ammattimaisesta yleisilmeestä.

3. Ilmaisen sähköisen allekirjoituksen työkalut ovat epäluotettavia – ja voivat kadota

Et ehkä ole tullut ajatelleeksi, että käyttämäsi ilmainen työkalu ei ehkä ole saatavilla enää lähitulevaisuudessa. Monia ilmaisia alustoja ei ole rakennettu kestämään, ja jos ne lakkautetaan, kaikki sopimuksesi ja asiakirjasi voivat kadota niiden mukana. Tämä on painajaismainen skenaario, jos olet keskellä kaupan klousaamista. Ilmaiset työkalut eivät myöskään useinkaan tarjoa asiakastukea, joten jos jokin menee pieleen (esim. allekirjoitus epäonnistuu), olet omillasi.

• Alustan sulkemisen riski: Ilmaisilla työkaluilla ei useinkaan ole kovin pitkää elinkaarta, mikä tarkoittaa, että ne voivat kadota yhdessä yössä.
• Ei erityistä asiakaspalvelua: Jos sopimusta allekirjoittaessa ilmenee ongelmia tai alusta kaatuu, sinulla ei ole tukitiimiä valmiina auttamaan.

Turvallinen ja luotettava alusta antaa sinulle mielenrauhan siitä, että tärkeät asiakirjasi ovat turvassa, ja jos jokin menee pieleen, saat aina apua.

4. Turvallinen sähköinen allekirjoitustyökalu on investointinsa arvoinen

Startup-yrityksissä on kyse kassavirran hallinnasta, ja ymmärrettävästi voi olla vaikeaa päättää, mihin rahaa käytetään. Mutta tässä hyvä uutinen: monet turvalliset sähköisen allekirjoituksen työkalut eivät ole kovin kalliita. Itse asiassa monet niistä tarjoavat edullisia, pienille yrityksille tai startupeille räätälöityjä paketteja. Joihinkin työkaluihin sisältyy esimerkiksi ilmaisia asiakirjamalleja – oikeudellisesti sitovia sopimuksia, kuten NDA-sopimuksia, palvelusopimuksia tai työsopimuksia.

• Ilmaiset asiakirjamallit: Tämä tarkoittaa, että voit jättää juristin palkkaamisen väliin aina, kun tarvitset uuden sopimuksen.
• Edullinen hinnoittelu: Monet alustat tarjoavat hinnoittelumalleja, jotka skaalautuvat yrityksesi kasvaessa.

Ammattimaisen sähköisen allekirjoitustyökalun valitseminen ei ainoastaan turvaa yrityksesi toimintaa, vaan säästää myös aikaa ja päänvaivaa myöhemmin.

Ilmaiset sopimusmallit Oneflowssa

Säästä aikaa yli neljänkymmenen ilmaisen sopimusmallin avulla.

Lue lisää

Tiivistelmä

Ilmaiset sähköiset allekirjoitustyökalut saattavat ensi silmäyksellä vaikuttaa houkuttelevilta, mutta niihin liittyy vakavia haittoja – turvallisuusriskit, epäammattimainen ulkonäkö ja epäluotettava palvelu. Pienellä investoinnilla saat turvallisen ja ammattimaisen ratkaisun, joka suojaa yritystäsi ja antaa asiakkaillesi ja kumppaneillesi hyvän kuvan yrityksestäsi. Lisäksi monet työkalut tarjoavat ilmaisia asiakirjamalleja ja skaalautuvaa hinnoittelua, joten ne ovat kustannustehokas ratkaisu startup-yrityksille, jotka haluavat tehdä asiat alusta alkaen oikein.

Investointi turvalliseen digitaalisen allekirjoituksen alustaan kannattaa:

• Parannettu turvallisuus: Salaus ja todennus, joita ilmaiset työkalut eivät yksinkertaisesti tarjoa.
• Ammattitaito: Mukautettu brändäys ja siistit, vesileimattomat asiakirjat.
• Luotettavuus: Luotettavat alustat eivät katoa yhdessä yössä, ja saat asiakastukea aina tarvittaessa.
• Sisäänrakennetut asiakirjamallit: Säästä aikaa ja rahaa ammattilaisten suunnittelemien oikeudellisesti sitovien asiakirjamallien avulla.
• Edulliset vaihtoehdot: Monet työkalut on suunniteltu startup-yrityksiä ajatellen, ja ne tarjoavat ratkaisuja, jotka kasvavat yrityksen mukana.

Kun valitset turvallisen ja ammattimaisen sähköisen allekirjoituksen alustan, et maksa vain ohjelmistosta, vaan investoit startup-yrityksesi pitkän aikavälin menestykseen ja uskottavuuteen.

Rekisteröidy 14 päivän ilmaiselle kokeilujaksolle Oneflowssa ja saat ilmaisen pääsyn laajaan mallikirjastoomme, joka sisältää kaikki käytetyimmät sopimukset!