Skip to content

Elektroniske signaturer

Alt du trenger å vite om elektronisk signering av årsregnskapet

Tid for å signere årsregnskapet?

Årsregnskapet kan ofte bli en komplisert affære. Formaliteter skal oppfylles, tallene skal stemme, signaturer fra styremedlemmer skal samles inn, og dokumentene skal dessuten være signert i riktig rekkefølge. Man kan jo få grå hår av mindre. Men frykt ikke – det finnes en reseptfri stresslindring! Elektronisk signering er løsningen som gir deg som revisor full kontroll og innsyn i signeringsprosessen, samtidig som alt går mye smidigere for alle involverte.

Kan man signere årsregnskapet med elektronisk signering?

Svaret er ja, selvsagt kan du det. Dette reguleres i esignaturloven (LOV-2001-06-15-81). Selv bruker vi Oneflow til å signere eget årsregnskap. Verdt å merke seg er at for at en elektronisk signatur skal være gyldig, må den i dette tilfellet være klassifisert som en avansert elektronisk signatur i henhold til EU-forordningen eIDAS. BankID er et eksempel på en godkjent signeringsmetode.

Signerer du årsregnskapet på tradisjonelt vis?

Bedriftenes årsregnskaper kan ofte innebære en rekke hindre som du som revisor må slite deg gjennom. Dersom du signerer på tradisjonelt vis med blekk på papir, blir du kanskje nødt til å reise frem og tilbake til ledelsen med alle dokumentene, legge hele bunken i postkassen (og hvem vet når (om?) posten kommer frem) eller ta alt over milelange eposttråder. Det er ikke bare frustrerende, men innebærer også stor risiko for feil og dermed økte kostnader. Og for styrets del ligger usikkerheten i om dokumentene er signert i riktig rekkefølge.

Woman hula hooping

Elektronisk signering av årsregnskapet gjør jobben enklere

Elektronisk signering er ikke noe nytt, men det er fortsatt stor usikkerhet rundt hva som egentlig gjelder, samt hva som er fordelene. Tre svært gode grunner til å bytte til elektronisk signering er at det er sikrere, smidigere og gir deg full kontroll over hele prosessen.

Fordel 1: Elektronisk signering gir kontroll

Endelig en signeringsprosess hvor du har full kontroll og innsyn. Med elektronisk signering ser du (og Skatteetaten) det nøyaktige tidspunktet for signaturene, noe som utelukker muligheten for fusk og feil. Du vet også at signaturene har havnet i:

  • riktig rekkefølge
  • riktig dokument
  • riktig versjon

I tillegg vil du motta et varsel når dokumentene har blitt levert, åpnet og signert.

Fordel 2: Elektronisk signering er sikkert

Uvedkommende har ingen tilgang. Med elektronisk signering kan du være trygg på ingen uten tilgang til dokumentene får innsyn. I motsetning til e-poster som uten videre lett kan videresendes.

Fordel 3: Elektronisk signering går raskt

Du sparer lysår av tid med elektronisk signering. Du og kundene dine er ikke lenger bundet til å synkronisere et tidspunkt for signering eller å vente på postgangen. Kundene dine kan signere når som helst, hvor som helst, og de trenger ikke engang en Oneflow-konto!

Hvilke dokumenter må signeres i forbindelse med årsregnskapet?

Det er utrolig viktig at årsregnskapet kommer i tide til Regnskapsregisteret (via Altinn). Frist for innsending av årsregnskap er etter hovedreglene 31. juli og forsinkelsesgebyr begynner å løpe fra 1. august. Forsinkelsesgebyret er knyttet til Rettsgebyret. Så hvilke dokumenter må egentlig signeres i forbindelse med årsregnskapet?

Årsregnskap

Når årsregnskapet er ferdig, signeres det av samtlige ordinære styremedlemmer samt daglig leder. I årsregnskapet skal revisoren i tillegg føre inn at de har laget en revisjonsberetning, noe som vanligvis gjøres i forbindelse med styrets underskrifter.

Ettersom årsregnskapet skal opprettes i en original, er det ikke greit å skanne og maile det frem og tilbake. Revisoren må dermed håndtere det per post, noe som kan være ganske vrient. I tillegg til de åpenbare risikoene ved å sende viktige dokumenter per post mangler revisoren også kontroll og innsyn i signeringsprosessen.

Revisjonsberetning

Revisoren skal, etter å ha fått og gjennomgått årsregnskapet, skrive og signere en revisjonsberetning. Når dette er gjort, skriver revisoren i årsregnskapet at revisjonsberetningen er utarbeidet, og signerer også dette.

Bilde som viser sikkerhet med elektronisk signering av årsregnskapet

Hvordan skal dokumentene sendes til det Regnskapsregisteret?

Når det kommer til selve innleveringen har du to valg: Du kan hente ut den ovenfornevnte informasjonen (resultatregnskap, balanse og noter) fra regnskapssystemet ditt, og bruke skjemaet RR-0002 for levering av årsregnskapet i Altinn, eller, hvis regnskapsprogrammet du bruker støtter det, kan du levere rett til Altinn igjennom det.

Hvordan signerer du årsregnskapet elektronisk i Oneflow

  1. Last opp årsregnskapet som en PDF i Oneflow
  2. Legg til styremedlemmer og daglig leder som motparter, bestem i hvilken rekkefølge de skal signere, velg BankID som signeringsmetode og klikk «send»
  3. Undertegner signerer med e-signerer med BankID
  4. Om ønskelig kan revisoren nå laste opp og e-signerer revisjonsberetning og årsregnskapet
  5. Styret kan nå laste ned det e-signerte årsregnskapet og revisjonsberetningen
  6. Last opp årsregnskapet og revisjonsberetningen direkte fra en programvare som støtter digital innsending til Altinn, eller bruk skjemaet RR-0002 for manuell innsending.

Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter

Vil du vite mer om digitale kontrakter eller fremtidens kontraktshåndtering? Vi vil gjerne høre fra deg.

Utforsk kontraktsmagi!

Prev:

Guide: Hvordan skrive et vinnende digitalt tilbud

Next:

5 grunner til hvorfor våre kunder digger digitale kontrakter fra Oneflow

Relaterte artikler

Elektroniske signaturer

Et sikkert e-signaturverktøy er verdt investeringen

Bedriftskultur

Hvorfor er ISO 14001 viktig ved valg av leverandør?

Bedriftskultur

Fem skjulte kostnader ved å jobbe i siloer

Bedriftskultur

Å bygge suksess gjennom disiplin innen fitness, salg og entreprenørskap

Kontrakter

Innsikt fra ekte brukere: Hemmelighetene bak bedre kontraktsforhandlinger

Salg

Salgsoperasjoner: Francisca Alliende fra Mentimeter forteller hvordan dataanalyse kan brukes til å forbedre salgsprosesser

Bedriftskultur

Hvorfor bør ISO 9001 være en avgjørende faktor ved valg av leverandør?

Kontrakter

Det er snart 2025: Hvorfor e-post ikke lenger er nok for kontraktskommunikasjon