Digitale kontrakter og e-signatur er nytt for mange. I denne artikkelen skal vi snakke litt om de vanligste spørsmålene vi blir spurt.
1. Er e-signatur gyldig?
Det korte svaret på dette er ja, men la oss se litt nærmere på dette.
En digital signatur er i utgangspunktet juridisk bindende på samme måte som en fysisk signatur. Dette har vært fastsatt i Norsk lov over lengre tid. I 2018 sluttet vi oss også til EU regulativet eIDAS, som er forkortelsen for ordningen om «elektronisk identifisering og tillitstjenester for elektroniske transaksjoner i det indre marked». I Oneflow følger vi standarden som er satt i eIDAS.
2. Må motparten logge inn for å signere en digital kontrakt?
Nei, motparten trenger ikke å logge inn for å signere, dette er relativt universelt for alle signaturløsninger. Men akkurat som når du skal signere på papir, kan det være at du må identifisere deg før du får underskrive, for eksempel gjennom BankID.
I Oneflow har motparten tilgang på kontrakten gjennom sin e-postadresse og har muligheten til å kommentere, delegere og kommentere avhengig av hvor dere befinner dere i kontraktsprosessen.
3. Kan vi begynne med PDF og digitalisere videre?
Det er ikke noe problem. Vi har flere kunder som som begynner med PDF også digitaliserer seg ytterligere. Det sagt, så vil vi på det sterkeste oppfordre til å ta skrittet over i fullverdige digitale kontrakter da dette gir en rekke fordeler.
Samhandling i kontraktene gir en utrolig fleksibilitet, positiv brukeropplevelse og sparer tid. Det å la motparten kunne fylle inn egne felter, legge til produkter og kun forholde seg til en utgave av kontrakten til en hver tid, gjør at forhandlingsprosessen går kjappere med mindre rot. Det oppleves også som mer profesjonelt og det er enklere å signere.
Det å ha kontrakten i HTML format (interaktiv kontrakt) er også veldig fremtidsrettet format å lagre kontraktene sine i. Det er et lett format å håndtere og det vil på sikt bli mulig å gjøre analyser og hente frem innsikt fra kontraktene gjennom AI og maskinlæring. Dette er i hvert fall noe vi har som en visjon å få til.
4. Hvem kan se mine digitale kontrakter?
Avtalehåndtering og tilgangsstyring er viktig. Dette har vi lagt til rette for gjennom å bruke “roller” og “workspaces” som sørger for enkel tilgangsstyring til de riktige kontraktene.
Verdt å merke seg er at alle rolle, foruten manager, kan tilpasses det dere trenger.
På denne måten kan du for eksempel tilrettelegge med et workspace for HR, hvor de relevante ansatte kan få tilgang til HR relaterte kontrakter. Dette kan være veldig praktisk da du ikke trenger å lete eller etterspørre gamle kontrakter fra kollegaer.
5. Hva koster det?
Ta gjerne en titt på vår priser eller kontakt oss for en prat.
