E-signering er i sin natur ganske enkelt, men det er mange variasjon og mye å tenke på når du skal kjøpe det. Snakker du med kollegaer leter du plutselig etter et e-signeringsverktøy som skal hjelpe HR, IT og salg, samtidig som det snakker med CRM og støtter juridisk.
Men frykt ikke, vi skal i denne artikkelen gi deg noen tips på hva du bør tenke på når du skal anskaffe et e-signeringsverktøy.
Kartlegg hvilke behov et e-signeringsverktøy skal dekke
Som nevnt over påvirker et e-signeringsverktøy mange områder og funksjoner i et selskap, alt fra ansettelser til viktige styredokumenter. Dette kan inkludere mange mennesker og kontrakter i løpet av et år, og da kan behovet også variere. For eksempel stilles det gjerne andre krav til signaturen av et styredokument enn en ansettelseskontrakt.
Les denne artikkelen om du vil vite mer om det juridiske rundt en e-signatur.
Signaturen er viktig, men er bare en liten del av kontraktsprosessen
Før du gjør en kartleggingsrunde kan det også være lurt å tenke på hvor omfattende du ønsker å utrede. Selve signaturen i en kontrakt er utrolig viktig, men det er også en brikke som kan sees i sammenheng av hele kontraktsprosessen. Forhandling og samhandling er gjerne en mye mer kompleks og tidkrevende enn selve signaturen. Det samme gjelder også for arkivering av selve kontrakten som ofte, dessverre, er en noe neglisjert del av kontraktsprosessen.
Her er det nemlig anledning til å digitalisere og effektivisere en hel rekke prosesser.
Vi deler opp kontraktsprosessen slik:
Ved å undersøke hele kontraktsprosessen kan du få en bedre forståelsen for hvilke tidsbruk det faktisk ligger bak en kontrakt og en signatur. Derfor er kan det være lurt å vurdere dette i kartleggingsprosessen og spørre hvordan du skaper, samarbeider, signere og administrere en kontrakt på best mulig måte.
Et typisk eksempel på dette har du kanskje opplevd selv, at du har laget en kontrakt, som du så må redigere etter innspill fra motparten. Dette skjer typisk flere ganger og resulterer i flere utgaver av samme kontrakt. Dette kan unngåes, les mer om det her.
Et annet vanlig eksempel for oss er en kunde som ønsker å forenkle kontraktsprosesser med flere beslutningstakere. Da kan det være kjekt å kunne samarbeide i et dokument som kan redigeres og kommenteres på, etterfulgt av en signeringsrekkefølge, som sørger for at alle får kontrollert det de skal.
Integrering med eksisterende systemer
Muligheten til integrering med eksisterende systemer er gjerne høyt på ønskelisten til våre kunder. Dette kan være viktig å avdekke i utredningen, spesielt hvis dere har flere avdelinger. Ofte er det standard integrasjon med CRM systemer som Salesforce, Dynamics, Hubspot eller annet som er viktigst, et godt API for mer komplekse integrasjoner er også viktig for noen. Men som ofte kommer du langt med enkle integrasjoner hvor du relativt lett kan få e-signeringsverktøyet til å snakke med for eksempel ditt CRM system.
Her er det spesielt én fallgruve det kan være viktig og unngå, nemlig kvaliteten på integrasjonen. At en leverandør kan tilby et spesifikt integrasjon kan bety så mye, alt fra muligheten til å kunne flytte en signatur til CRM, til muligheten for å automatisere mer komplekse prosesser. La oss sammenligne det med en bil: alle biler kjører, men er det riktig bil og utstyr for ditt bruksområdet? Så her må du være nøye når du etterspør hvilke funksjoner integrasjonen du ser på har.
Det er mye å tenke på…
Når du skal anskaffe et signeringsverktøy. Men har du fokus på disse viktige punktene over, så kommer du en lang vei.
Vil du ha noen å sparre med kan du gjerne kontakte oss for en prat.
Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter
Vil du vite mer om digitale kontrakter eller fremtidens kontraktshåndtering? Vi vil gjerne høre fra deg.
