Med Oneflow kan du bruke én enkelt avtaleplattform på tvers av teamene i organisasjonen. Dermed kan du eliminere risiko, bli mer effektiv og redusere kostnadene.
Én kontraktsplattform for alle avdelinger – fra juridisk avdeling til salgsavdelingen og alt derimellom. Hvorfor er Oneflow en plattform for automatiserte kontrakter som passer for alle? Vi har snakket med fire personer i teamene våre for å finne ut hvordan Oneflow hjelper dem med å gjøre underverker.
Oneflow for juridisk avdeling
Som juridisk rådgiver kjenner Olivia Åman til problemene med rotete kontraktshåndtering. Litt for godt, dessverre. Ifølge henne er det mye som kan gå galt når man arbeider med avtaler. Men Oneflow har virkelig reddet livet hennes i det daglige arbeidet.
Problemene ved en tradisjonell avtaleprosess
De største problemene i en tradisjonell kontraktsprosess har én ting til felles – mangel på kontroll. Olivia lister opp fire ting hun synes er frustrerende:
Ulike versjoner av samme mal
Vi vet ikke hvem som har hvilken versjon og hvor gammel den er
Å ikke finne kontrakten
Å glemme å legge til en påminnelse i kalenderen din slik at du ikke går glipp av viktige hendelser
Kontrakter er de viktigste ressursene i et selskap. Derfor må de inneholde de riktige vilkårene, klausulene osv. Men så snart en ansatt laster ned en kontraktsmal, mister du kontrollen.
Når det juridiske teamet oppdaterer malen, blir flere eldre versjoner spredt og lagret på forskjellige personers datamaskiner. Og du har ingen mulighet til å vite hvem som har hvilken versjon.
“Advokater legger ned mye arbeid i å lage gode maler. Men når en mal først er lastet ned, er det svært vanskelig å kontrollere at kontraktene vi sender ut, inneholder de riktige vilkårene”, sier Olivia.
I tillegg kommer problemet med lagring. Å sende kontrakter frem og tilbake via e-post kan ofte føre til at de går tapt på veien, og behovet for å laste opp en kontrakt manuelt til et kontraktshåndteringssystem skaper ytterligere friksjon. For ikke å snakke om risikoen ved å sende kontrakter via e-post.
“Hvis det er et problem med en kontrakt og du trenger tilgang til den, er det ikke sikkert at du vil kontakte den andre parten for å be om det. Det er et tegn på svakhet. Og dette er et stort problem i mange bedrifter – kontrakten blir signert, men ikke lagret på et trygt sted. Den blir bare liggende i Outlook”, sier Olivia.
Hvordan Oneflow kan hjelpe juridiske avdelinger
Olivia beskriver å begynne å bruke Oneflow som en kjempe lettelse. Eller en haug med kontrakter, om du vil. For det første trenger hun aldri å bekymre seg for utdaterte maler. Når hun gjør endringer i en mal i Oneflow, sikrer det at det kun er en versjon. Og det gir henne ro i sjelen.
Olivia er også en stor tilhenger av at alle avtaler automatisk blir lagret etter signering. De vil aldri bli borte, og hun kan enkelt få tilgang til alle avtaler. Hun kan bare søke etter kontrakten i alle arbeidsområdene med avanserte filtre.
“Hvis jeg skriver en ny klausul som gjør meg tenke, ‘Skrev jeg ikke dette for tre år siden?’ kan jeg alltid sjekke fordi det er så enkelt å søke i Oneflows kontraktsarkiv,” sier Olivia.
En annen funksjon Olivia roser høyt er kalenderen. Den lar henne holde oversikt over kommende fornyelser slik at hun ikke går glipp av noe.
“Jeg trenger ikke å legge til kontrakt hendelser i kalenderen min fordi jeg har dem automatisk i Oneflow. Og jeg får en varsling når en kontrakt skal fornyes, for eksempel,” sier Olivia.
Oneflow og sikkerhet
Hos Oneflow setter vi sikkerhet først. I alt vi gjør. Siden kontraktene dine er de mest sensitive og viktige eiendelene for din virksomhet, har vi en dedikert juridisk og overholdelsesteam som jobber med disse problemene.
Spør dette før du kjøper en kontrautomatiseringsplattform
Hvis du ser etter å kjøpe en kontrautomatiseringsplattform, sørg for å utfordre leverandøren på alle saker som gjelder sikkerhet. Til slutt vil de behandle dine mest verdifulle forretningseiendeler. Det er ikke noe du bør ta lett på.
Vi spurte vårt juridiske og overholdelsesteam om hva du bør vurdere før du kjøper en kontrautomatiseringsplattform. Ifølge dem, er det fire hovedspørsmål du bør stille leverandøren:
Hva er deres tilnærming til GDPR?
Hva er bruken av tredjeparter?
Hvordan håndterer de tilgangskontroll?
Hvordan jobber de med forretningskontinuitet og hendelseshåndtering?
Hva er de øverste grunnene til at våre klienter velger Oneflow?
Vårt juridiske og overholdelsesteam nevner tre øverste grunnene til at selskaper velger automatiserte kontrakter fra Oneflow:
Bruk av tredjeparter
GDPR-overholdelse
Lovlighet
“Oneflow har gjort en stor jobb med å begrense hvor mange tredjeparter vi for tiden bruker. Oneflow bruker kun fem tredjeparter, som er mye mindre enn de fleste organisasjoner. Spesielt organisasjoner som tilbyr en lignende tjeneste som vi gjør,” sier Olivia.
Deretter er det GDPR-aspektet. En viktig del av vår virksomhet inkluderer å holde seg oppdatert med informasjonssikkerhet og gjeldende lovgivning.
“Det gode med Oneflow er at vi er databehandleren og ikke kontrolløren. Vi hjelper kundene våre når de får dataforespørselen fra sine kunder, formidler denne og jobber med dem for å oppfylle sine forpliktelser fra et datakontrollørperspektiv,” sier Olivia.
Hva med lovligheten i selve kontrakten? Olivia påpeker at mange e-signeringsleverandører ikke klarer å gi bevis på den juridiske statusen til kontraktene. Fordi deres e-signatur ikke kommer med en godkjent segl, noe som kan skape massive problemer hvis selskapet går konkurs, i tilfelle en rettssak eller enhver utfordring til den juridiske stillingen til kontrakten.
“Det er mange leverandører der ute som gjør e-signering på en eller annen måte. Men de har ikke nødvendigvis en metode som støtter dem, som er det juridiske perspektivet. Dette er noe folk bør være klar over,” sier Olivia.
Kontrakter signert med Oneflow, derimot, blir automatisk forseglet med et kvalifisert elektronisk segl. Dette betyr at du og motpartene dine kan være helt sikre på at det du signerte i dag vil forbli bekreftelig uendret, både nå og i fremtiden. I tillegg har du også tilgang til og kan se hver detalj som har skjedd innen en kontrakt – fra start til
Oneflow for Salg
Admin-arbeid er ikke i salgspersonelets natur. Spør hvilken som helst selger. Nicolas Paanalahti, Country Manager Finland, har brukt Oneflow som selger og leder, så han har sett fordelene i forskjellige teamfunksjoner. Og det er ingen admin så langt du kan se for noen rolle.
Grunner til at salgspersoner velger Oneflow
Ifølge Nicolas, er det tre hovedgrunner til at salgsteamene inkluderer Oneflow i sin salgsteknologi:
For å spare tid
Reduser admin-arbeid
Eliminer risiko i kontrakt- og forslagsprosessen
Selv om vi har kommet langt i mange områder, tar kontrakter fortsatt mye av salgsteamets tid. Verdifulle timer du kunne brukt på å selge. Nicolas forklarer at mange selskaper fortsatt håndterer kontraktene sine manuelt, fra å lage dem til å lagre dem et sted etter signering. Det er altfor tidkrevende i salgsprosessen i dag og i morgen.
“Å gjøre prosessen raskere er veldig viktig for selskapene jeg snakker med. Og selvfølgelig for å spare tid for selgerne for å selge mer,” sier Nicolas.
Som salgsleder vil du sørge for at forslagene dine har de riktige betingelsene og prisene. Overraskelser skjer lett. Oneflow kan hjelpe med å redusere risiko ved å bruke tilgangskontrollerte kontraktmaler som er dynamiske og sikre. Du kan lett låse ned seksjoner du ikke vil at dine salgspersoner skal berøre og kun ha den siste versjonen tilgjengelig.
“Å eliminere risikoer er en av hovedgrunnene til å velge Oneflow. For eksempel, hvis jeg er en salgsleder, hvordan sørger jeg for at mine salgspersoner bruker malen jeg har bestemt meg for? Hvordan sørger jeg for at de ikke gjør endringer i disse malene?” sier Nicolas.
En annen grunn til at salgsteamene foretrekker Oneflow fremfor en annen kontraktsplattform er arkivet. Nicolas får ofte tilbakemeldinger fra prospekter som sier at det er svært verdifullt med en kontraktautomatiseringsplattform som tar seg av kontraktskaping og signering, og som også tar seg av kontraktene etter at de er signert. Det gir kontroll og struktur.
“Vi går fra signeringen, utvider den og setter alt på en plattform, integrert nativt i din CRM,” sier Nicolas.
“Hvordan hjelper Oneflow i salgsprosessen
Hvordan hjelper Oneflow en Oneflow-selger i deres salgsprosess? Her er Nicolas’ strategi:
- “Jeg sender alltid et salgsforslag. Og grunnen til dette er fordi det er veldig enkelt for meg å lage det fra Salesforce, vår CRM. Jeg kan velge riktig mal med et klikk, og all informasjon overføres automatisk til forslaget. Og etter det kan jeg sende det til min prospekt. “
- “Det som er kult med Oneflow er at jeg kan hjelpe prospektet og skyve dem fremover under alle trinnene i prosessen. Grunnleggende analytikk hjelper meg i min salgsprosess, som å se hva de gjør inne i forslaget og hvor mange ganger de har åpnet det. Jeg kan være sikker på at jeg ringer dem på riktig tid. Oneflow tar gjettingen ut av salgsprosessen. “
- “Når det er tid for å forhandle, kan du øyeblikkelig gjøre endringer i forslaget – rett etter samtalen med prospektet. Det gir den magiske wow-effekten, som lar meg imponere kundene før jeg selger noe. Det visualiserer hvordan de kan bruke Oneflow i deres salgsprosess.”
Oneflow for HR
Har du vært involvert i noen rekruttering nylig? Da kan du være kjent med utfordringene med å tiltrekke talenter. Amanda Carapi Sjölin, Talent & Diversity Manager, vet hva en sterk arbeidsgivermerkevare kan gjøre for sjansene dine for å fange kandidaten før konkurransen. Hvert berøringspunkt med merkevaren din teller, selv det siste trinnet i rekrutteringsprosessen.”
Hvordan Oneflow kan styrke ditt varemerke som arbeidsgiver
Det er ikke over før kandidaten signerer tilbudet (gammelt HR ordtak). Med Oneflow kan du raskt og enkelt gjøre kandidater til ansatte. Hvordan? Ved å sende dem interaktive og virkelig digitale arbeidskontrakter. Kandidaten kan skrive inn kontaktinformasjonen, personnummer og adresse direkte i avtalen. Sparer dem for mye unødvendig e-post og brevpost.
“Tilbudet er det første inntrykket kandidaten får av selskapet etter rekrutteringsprosessen. Oneflow hjelper til med å øke arbeidsgivermerkevaren i denne sammenhengen,” sier Amanda.
“Hvordan dine kandidater oppfatter deg er alt. Så la ingenting være tilfeldig. Amanda beskriver kontraktsprosessen med Oneflow som glatt, pluss at det er enkelt å interagere med kandidatene dine. Spørsmål om tilbudet vil nødvendigvis dukke opp, kan de stille dem direkte i kommentarseksjonen. Og signere hvor som helst. Kanskje du er så heldig å få like positiv tilbakemelding som Amanda?
“Nylig snakket jeg med en kandidat som roste Oneflow, både den miljøvennlige aspektet av hele produktet og at det hjelper den enkelte i deres hverdagsarbeid,” sier Amanda.”
Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter
Vil du vite mer om digitale kontrakter eller fremtidens kontraktshåndtering? Vi vil gjerne høre fra deg.
