Kiona
Selger en mer bærekraftig fremtid med HubSpot og digitale kontrakter
Hundrevis
100% innebygd
Brukes i 8
Kiona er et selskap som har vært på en reise siden oppstarten. En digitaliseringsreise som strekker seg over hele Europa fordi de har konsolidert og vokst fra mange selskaper til ett.
Samtidig som de ønsker å gjøre anleggs- og bygningsforvaltningen mer bærekraftig, er de selv på utkikk etter et verktøy som kan gjøre driften mer effektiv, enklere og ikke minst mer bærekraftig.
Hanne Haugum, Head of Sales & Customer Support i Kiona, er ansvarlig for å bidra til å fremtidsrette økosystemet for eiendom ved å sikre at Kionas tilbud havner i så mange bygninger som mulig. For at det skal skje, må salgsteamet ha de beste verktøyene tilgjengelig.
Hanne og Kiona hadde en utfordring. Utfordringen var å samle fire selskaper og salgsprosesser i ett.
“Den største utfordringen for oss var at vi var fire forskjellige selskaper med fire ulike salgsprosesser. Vi forsøkte å gjøre dem til én, og nå prøver vi å få alle til å bruke de samme systemene. Det er vanskelig på noen områder, men vi klarer det i salgsprosessen”, sier Hanne.
Kiona og Hanne støtte på et problem som mange selskaper støter på når de vokser. Å få alle til å bruke de samme plattformene. De trengte en plattform som kunne huse alle avtalene deres, og som var tilgjengelig for ledere i ulike land og på ulike kontorer.
Hanne fortsetter: “Vi måtte ha en plattform som kan hjelpe oss med å få oversikt over hva som skjer i alle landene, slik at vi kan føle at vi alle jobber i samme selskap.”
Så fikk Hanne og Kiona høre om Oneflows digitale kontrakter og at det fungerer sammen med HubSpot, CRM-systemet som Kiona selger med. Så snart de fikk høre om Oneflow, grep de muligheten til å bruke det for å gjøre det enda enklere for dem å bli ett selskap.
Én source of truth i HubSpot
Å ha én source of truth er utrolig viktig i salgsprosessen. Det kan utgjøre forskjellen mellom å nå kvartals- eller årskvoten eller ikke. Å kunne forutsi inntektene nøyaktig er en sentral del av det å drive en virksomhet. Det vet Hanne og teamet hennes. Derfor trengte de et verktøy for kontraktsadministrasjon som fungerer i HubSpot CRM.
Og det var nettopp det de oppdaget da de begynte å bruke Oneflow for HubSpot.
“HubSpot-integrasjonen gjør det enklere for oss å følge fremdriften i avtalene våre. Når det skjer noe i Oneflow, flyttes avtalen i HubSpot automatisk. Når kontrakten sendes ut, flyttes den ett trinn. Når den signeres, flyttes avtalen ett trinn. Det gjør det enkelt for lederne våre å vite at pipelinen alltid er korrekt når det gjelder hva som er signert og hva som er sendt ut”, sier Hanne.
Denne innsikten i avtalene og hvert trinn i prosessen er det salgssjefene ønsker seg av sine selgere. Når pipelinen er nøyaktig, blir det mye enklere å lage prognoser. Og takket være toveis synkronisering mellom Oneflow og HubSpot kan både ledere og selgere være sikre på at alle avtaler er oppdatert.
Det gir også lederne bedre kontroll over salgsprosessen, fortsetter Hanne.
“Hvis de for eksempel har 50 avtaler som ikke er sendt ut, kan de følge opp selgerne for å se hva som skjer. Eller hvis 50 avtaler er sendt, men ikke signert, kan du be selgerne følge opp prospektene for å få dem avsluttet, eller få en følelse av om avtalen er tapt eller vunnet?”
Å ha evnen til å gi avtaler en dytt, spesielt på riktig tidspunkt, kan utgjøre hele forskjellen når en avtale går fra tapt til vunnet. Den nøyaktige innsikten i avtalene er uvurderlig, og Hanne setter pris på det automatiske aspektet.
“Det er en stor fordel for oss at vi ikke er avhengige av at selgerne manuelt flytter avtalen fra hvert trinn til det neste. Det går helt av seg selv takket være Oneflow.”
Kontraktsautomatisering er en stor fordel for bedrifter, og reduserer tid og feil. Selgerne kan fokusere på å selge, i stedet for på administrasjonen som følger med oppdatering av CRM-systemet. Datakvalitet fører til avtalekvalitet, og det er noe digitale kontrakter har gitt Kiona.
“HubSpot-integrasjonen gjør det enklere for oss å følge fremdriften i avtalene våre. Når det skjer noe i Oneflow, flyttes avtalen i HubSpot automatisk. Når kontrakten sendes ut, flyttes den ett trinn. Når den signeres, flyttes avtalen ett trinn. Det gjør det enkelt for lederne våre å vite at pipelinen alltid er korrekt når det gjelder hva som er signert og hva som er sendt ut.”
Hanne Haugum
Head of Customer & Sales Support
Kiona AS
Kiona valgte Oneflow
Som sjef og leder i salgsavdelingen må man ta mange beslutninger som har målbare konsekvenser for organisasjonen. En av disse beslutningene er hvilke verktøy som skal brukes. Disse verktøyene koster penger, noen ganger for mye penger, men vil de ha den ønskede effekten? Det er mange ting å ta hensyn til når man skal velge et verktøy, spesielt et verktøy for kontraktshåndtering.
For Hanne var det flere ting som avgjorde valget av Oneflow. Kunne det kobles til systemene de bruker? Og ville det forenkle arbeidet deres? Svaret hun kom frem til, var ja.
“Integrasjonen med HubSpot var en av de viktigste grunnene til at vi valgte Oneflow, fordi vi har mange ulike systemer som salgsteamene våre bruker. Og vi vil at alt skal være koblet sammen, slik at det for dem virker som ett system. I virkeligheten er det tre, men for dem er det ett, og det gjør hele prosessen enklere for dem”, sier Hanne.
Å forenkle en prosess og gjøre den enklere er en kjernefunksjon som alle programvarer lover, men ikke alle holder det de lover. Når det gjelder digitale kontrakter og Oneflow, holder de dette løftet. Og både Kiona og Hanne ser ut til å være enige i dette.
“En stor fordel som gjør arbeidet vårt enklere, er kontraktsmalene. Noen av produktene våre har nemlig 20 forskjellige maler. Og hvis vi skal ha alle de samme malene på engelsk, norsk, tysk og finsk på ett og samme sted, blir det bare rot. Så selv om vi alle jobber på samme plattform, bruker vi workspaces slik at alle bare ser de kontraktsmalene de skal bruke. Du kan enkelt få tak i den avtalemalen du trenger, siden alle finnes i ditt workspace.”
Organiseringen av kontraktene med workspaces i Oneflow gjør salgsprosessen hos Kiona enklere. Som Hanne sa, i stedet for å sortere gjennom massevis av maler med ulike språk, er det forhåndsinnstilt slik at selgerne bare kan velge det de trenger for den spesifikke avtalen. Kontraktsmalene har vært til stor hjelp. Det er bare å klikke, så er kontrakten klar til bruk.
“Det er veldig bra, og det hjelper oss mye. Når vi åpner en mal, hentes all viktig informasjon fra HubSpot, og vi er sikre på at den er korrekt. Og hvis selgeren glemmer å skrive inn et navn eller et nummer, er det alltid der, for det er jo allerede hentet fra HubSpot” sier hun.
Ett klikk for en kontrakt er enkelt, spesielt når du er sikker på at informasjonen i kontrakten er korrekt.
Transparens i salgsprosessen
Transparens i en prosess er bra. Spesielt i salgsprosessen. Hanna og Kiona har fått mer innsikt i avtalene sine og har brukt Oneflow til å pleie forholdet til potensielle kunder.
“Transparensen i salgsprosessen har vært en stor fordel for oss. Vi kan ha en dialog med kunden inne i kontrakten. Selv etter at vi har sendt den, for mye kan skje underveis i prosessen. Det er flott å kunne endre kontrakten eller la kunden velge og vrake i hva han eller hun vil ha.”
Når som helst i løpet av salgsprosessen kan det oppstå et problem. Eller et spørsmål, så det er avgjørende å ha evnen og verktøyene til å tilpasse seg slike situasjoner. Det kan være avgjørende for en avtale, for hvis man må gå frem og tilbake for mange ganger, kan det forsinke avtalen og ødelegge fremdriften.
Det er her live-dokumenter kommer inn i bildet og i noen tilfeller redder dagen.
“Det at Oneflow er et live-dokument som kan redigeres helt til det er signert, er en stor fordel for oss”, sier Hanne. “Hvis vi for eksempel har en selger i Oslo og en i Bergen som samarbeider med en kunde, kan du sende det ut, og begge har tilgang til det og kan kommentere og jobbe med det sammen. Du trenger ikke å skrive et nytt tilbud og sende det på nytt. Du kan bare jobbe med det til det er slik vi ønsker at det skal være.”
Fleksibilitet er en viktig egenskap. I salg kan ting endre seg lynraskt, og både selgerne og verktøyene deres må kunne tilpasse seg. Ifølge Hanne gir Oneflow Kiona muligheten til å tilpasse seg i sanntid til endringer i prosessen.
Du kan også jobbe med digitale kontrakter for å få mer kontroll og transparens i kontraktsprosessen. Kom i gang gratis her.
Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter
Vil du vite mer om digitale kontrakter eller fremtidens kontraktshåndtering? Vi vil gjerne høre fra deg.
