Oavsett sammanhanget är det svårt att förändra. När du väl är inställd i en rutin. Ett visst sätt att göra saker på, det är lättare att hålla kursen än att slå en ny väg. Det är värt att komma ihåg att förändring är en resa. Detta gäller särskilt när man försöker förändra hur en organisation fungerar via digital transformation. Det är ännu svårare att förändra kulturen. Det är där kommunikation kommer in..
Kommunikation är nyckeln. Det är kännetecknet för framgång i personliga eller professionella relationer. Detta är något vi alla har hört tusentals gånger förut. Och kommunikation är helt avgörande när det kommer till digital transformation och organisationsförändringar. Om du vill att din ska bli en framgång, kommer det att vara helt avgörande att ha effektiv kommunikation från topp till botten av organisationen.
Här är vad du kan göra för att kommunicera dina digitala transformationsansträngningar i hela din organisation för att se till att din transformation slutar som en framgång:
Det börjar på toppen
När man genomgår en digital transformation börjar det på toppen. Med ledningen och ledarna som övervakar initiativen. Bocken slutar med dem. Det betyder att det är de som står i spetsen för kommunikationsstrategierna. De måste förklara detaljerna. Transformationens vem, var, varför, vad och när.
Ledningen ska ha en tydlig vision som de delar med organisationen. Och måla upp en detaljerad bild som alla kan se och föreställa sig själva. Visionen bör ta upp de fördelar som förändringarna kommer att medföra och förklara resultaten på ett påtagligt sätt. Det är en vision som alla på företaget bör köpa och tro på. Men det är dock mer än bara en vision.
Det handlar om att berätta en historia. En historia som har medarbetarna som hjältar. Jag menar, alla föreställer sig alltid sig själva som historiens hjälte eller hur? Det är inte annorlunda här. De anställda är mästare och hjältar i förvandlingen, berätta det för dem. Eftersom du är mycket mer benägen att investeras i processen och slutet av berättelsen om du är involverad i resultatet, ännu mer om du är huvudpersonen.
Så att kommunicera en vision av den digital transformationen med en övertygande historia som placerar medarbetarna i centrum för handlingen kommer att bidra till att säkra det inköp från anställda som behövs så desperat för att en transformation ska bli en framgång. Ledare ses som de mest trovärdiga aktörerna i processen i början, och de måste behålla den statusen allt eftersom transformationen fortskrider. Naturligtvis måste handlingar backa upp sina ord, men tonen är satt från början från toppen.
Hantera förväntningar om digital transformation
En annan sak att tänka på när man kommunicerar insatser för digital transformation är att ha en korrekt tidslinje och handlingsplan som alla kan följa. Detta tjänar till att hantera allas förväntningar när projekten fortskrider. Det är viktigt eftersom det beskriver vad som ska göras med deadlines och tydligt ansvar för åtgärder. Den kartlägger vägen framåt.
Detta, utöver direkt kommunikation till anställda, håller människor i kretsen. Detta kan vara viktigt då anställda under en omvandling kanske inte är i konstant kontakt med varandra. Men om de har en solid skiss och färdplan kan de följa med och kan lugnt anta att deras kollegor är på väg att hålla de deadlines som alla är medvetna om.
Skapa en känsla av ägande
En framgångsrik transformation får alla inom organisationen att känna att de deltagit i den på något sätt. Anställda ska känna att de spelade en roll i dess framgång, oavsett om de var direkt involverade eller inte. Så att etablera en känsla av ägarskap kan avsevärt förbättra chanserna till framgång. Detta går hand i hand med att kommunicera en berättelse där medarbetarna är hjältarna i transformationen. Det ingjuter en känsla av besittning inom dem när det kommer till projektet. De känner att de tog en aktiv roll i resultatet och genomförandet. Det är ett sätt att inspirera dem och få dem att vara stolta över sitt arbete. Motivera dem och driv dem att få sina ansträngningar att sluta på ett positivt sätt.
Förklara fördelarna med och värdet av digital transformation för anställda
Det är väldigt lätt för ledningen och ledarna för transformationen att tala om fördelarna och värdet som transformationen kommer att tillföra organisationen, inte alltid för anställda. Visst kommer det att göra företaget effektivare och mer lönsamt. Men vad betyder det egentligen för de anställda?
De bör vara väl medvetna om vad de kommer att få ut av dessa förändringar. Kommer det att förbättra deras arbetsflöden och spara tid och ansträngning? Kanske kommer det att ta den mest irriterande delen av deras jobb och automatisera det och rädda dem från framtida frustration. Kommer det att underlätta deras jobb eller göra företaget mer lönsamt vilket i sin tur leder till högre ersättning? Eller potentiellt finns det belöningar som kommer att spridas över de anställda när ett initiativ är klart. Oavsett fördelarna ska de kommuniceras på ett sätt som engagerar medarbetarna och uttrycker i skarpa ordalag vad det betyder för dem.
Prata med varandra – ständigt om digital transformation
Eftersom den digitala transformationen pågår bör det finnas regelbundna incheckningar, möten och konstant kommunikation från alla håll om projekten. Det måste finnas en aktiv intern kommunikationsplan varje steg på vägen. Till exempel kan team runt om i organisationen ha ett incheckningssamtal varje vecka eller månad, där medlemmar som inte är direkt involverade i projektet kan närvara och ställa frågor, ta upp oro och få sina röster hörda. Alla borde veta vad som händer med projektet och tvåvägskommunikationskanaler bör etableras.
Dessa möten eller samtal bör användas för att tala om de utmaningar, problem och problem som har uppstått. Informera också om framsteg som görs och lyft fram prestationerna och det hårda arbetet av några av teammedlemmarna. Dialogen ska alltid vara ärlig och uppriktig om allt. Eftersom denna kommunikation är tvåvägs måste ledare och de som är direkt involverade i initiativen lyssna och höra vad andra medlemmar har att säga. Och visa att deras insatser värderas.
Denna ständiga kommunikation kommer att förena företaget kring dessa förändringar och säkra allas inköp. Skapar en känsla av laganda och stärker sin tillhörighet i projektet då de ständigt är engagerade i diskussioner kring transformationen.
Kommunikationsvolymen bör öka avsevärt under omvandlingen och bör förbli så tills långt efter att den är klar.
Använd digitala verktyg för omnikanalkommunikation
Kommunikationen har förändrats drastiskt under de senaste 20 udda åren. Vi kan nås och nås nästan var som helst, när som helst på dygnet. Även om du inte bör bombardera dina anställda efter arbetstid, kan du nå dem på plattformarna där de är. Lita inte på traditionella e-postmeddelanden, inlägg på sociala medier eller pressmeddelanden på intranätet. Du kan vara värd för en Q+A-sessionchatt på zoom, ha en dedikerad kanal för transformationen på Slack som ger framsteg på initiativ. Även att bli riktigt kreativ och ha en framstegsmätare/instrumentpanel i ditt CRM eller intranät skulle vara ett nytt sätt att prata om det.
Det finns massor av tekniska verktyg som möjliggör kommunikation, så att ha de rätta till ditt förfogande kommer att säkerställa att alla får meddelandet. Så ta en omnikanalstrategi för att bredda räckvidden för dina kommunikationsinsatser för att sprida ditt budskap till alla som behöver höra det. Var noga med att uttrycka det i lekmannatermer också. Även om vissa människor kommer att förstå den tekniska jargongen och termerna “företagssynergi” som kommer med organisatoriska förändringar, är det inte fallet för alla. Det är ytterligare en åtgärd för att få alla på samma sida om aspekterna av transformationen.
Kommunikationsvolymen bör öka avsevärt under omvandlingen och bör förbli så tills långt efter att den är klar.
Fortsätt med kommunikationen efter den första förändringen
Den sista men inte minst komponenten i att kommunicera förändring inom organisationen är att samtalen inte slutar. Du bör fortsätta dialogen långt efter att ändringarna har implementerats. Om något borde kommunikationen öka. Som nämnts tidigare är digital transformation inte ett slutmål, det är en process. Samma med förändringarna som följer med det. Därför bör kommunikationen fortsätta efter ändringarna. Det är för att hantera de sannolika frågor, problem eller förvirring som kan uppstå med tiden.
Förändring är en del av livet. Tyvärr, eller lyckligtvis, i vissa fall, förblir ingenting som tiden går. Livet är dynamiskt, inte statiskt. Speciellt affärsvärlden. Om du vill förbli konkurrenskraftig i den moderna industrins mördande atmosfär måste företag anpassa sig. Att skifta. Att vara smidig för att sparka på och växa. Så det är därför digital transformation är så viktig. Och en av de mest avgörande sakerna för att få rätt är att kommunicera din digitala transformation. Det är utspelat och överdrivet, men kommunikation är verkligen nyckeln. Om du gör rätt kommer din förvandling att ha en mycket större chans att lyckas.
