Framtidens arbete kommer att dikteras av en blandning av det fysiska och det digitala. Mänsklig kreativitet blandas med teknisk skicklighet i form av de senaste och bästa verktygen eller lösningarna. För att hjälpa oss att ta oss igenom denna äventyrliga framtid kommer vi att behöva experter och goda råd från dem som kan se den större bilden. Lyckligtvis kunde vi få förstahandsråd från en väletablerad person inom HR-tech.
Digital transformation är ett ständigt aktuellt ämne och dess betydelse kan inte överskattas, särskilt inte när det gäller de människor som genomför den. Som vi nämnde i en tidigare artikel handlar det om att kombinera rätt personer med rätt verktyg vid rätt tidpunkt för att det ska bli en framgång. PWC är en stor ledare när det gäller att genomföra framgångsrika omvandlingar för företag av alla storlekar runt om i världen. När det gäller det växande området HR Tech finns det en person att vända sig till i Sverige, Joakim Karlsson.
Vi hade möjlighet att sitta ner och prata med honom för att lära oss vad som väntar i framtiden inom detta område, några spännande projekt som han har varit involverad i och utforska nya potentiella horisonter. Joakim är chef för HR Tech Lab på PWC Sverige. Han är en pionjär som arbetar i gränslandet mellan HR och digital teknik och den transformativa inverkan de två kan ha på organisationer.
“Vi har ett initiativ här (på PWC) att vi vill vara digitalt först i allt vi gör. Mot våra kunder, våra medarbetare och våra potentiella kandidater. Och själv försöker jag driva på den digitala omvandlingen inom våra HR-avdelningar. Så uppdraget är i princip att gifta ihop teknik, framtid och vissa trender med HR”, säger Joakim.
Sedan han började där 2016 har han arbetat med att omvandla interna processer för att göra dem mer effektiva och digitala.
“I början av HR Tech Lab tänkte jag att det inte handlar om människorna, utan om tekniken. Jag kom från HR, och jag ville ändra min syn eftersom det fanns all denna teknik här, det var bara fantasin som saknades. Men att tänka på det nu, när jag är mer mogen, med fler genomförda och misslyckade projekt. Det handlar om människor.”
Joakim Karlsson
Head of HR Tech Lab
PWC
HR-teknikprojekt med stor genomslagskraft
Redan från början letade Joakim efter projekt som skulle få stor genomslagskraft, både internt och externt. Han ville börja med projekt som han visste skulle lyckas. Av två skäl. För det första för att etablera kompetens. För det andra för att skapa trovärdighet inom organisationen. Något som skulle ge utdelning längre fram och möjliggöra fler experiment.
En heltäckande avtalslösning
Eftersom han är starkt involverad i HR-sidan av verksamheten har han arbetat med rekrytering av kandidater och hela deras avtalsprocess. Så ett av hans första framgångsrika digitala transformationsförsök på PWC var att implementera Oneflows digitala avtal i deras rekryteringsprocess. HR var så att säga hans sandlåda.
“Vid den tidpunkten hade vi varken ett stort antal resurser eller internt förtroende för att implementera (Oneflow), så vi sa till våra interna intressenter: låt HR vara vår sandlåda för automatisering av avtal. Och om det lyckas har vi tusentals kunder som behöver kontrakt och andra avtal, inte bara de anställningsavtal som vi använder för våra egna kandidater. Så potentialen där var enorm”, säger Joakim.
Det var uppenbart att Joakim insåg vilken omvälvande inverkan digitala avtal har på en organisation. Det verkar också som att hans kollegor gjorde det. De följde nämligen hans plan att börja med HR och sedan sprida Oneflow till andra avdelningar. Det var denna inledande framgång som gjorde det möjligt för Joakim att vara mer experimentell och göra fler spännande HR-teknikinitiativ.
Nå talangerna där de befinner sig
Konsultbranschen är känd för att vilja locka till sig de bästa talangerna inom varje bransch. Och från alla toppuniversitet runt om i världen. Och en central del av HR är att hitta dessa topptalanger och se till att de passar in i er organisation. Problemet är hur man når dessa kandidater och väcker deras intresse för att arbeta för er. Detta var en digital utmaning som Joakim var ivrig att ta sig an.
Enligt Joakim handlar det om att nå människorna där de är. Det betyder de plattformar som de redan använder i sitt dagliga liv, som Facebook, etc. Därför skapade han en extern chatbot som intresserade kandidater kunde interagera med. Utan att de behöver söka upp PWC eller göra en extra ansträngning för att hitta dem. Det kunde också användas som ett employer branding-initiativ. Eftersom de viktigaste frågorna som kandidaterna ställde, vad de var oroliga för eller mest fokuserade på kunde användas i rekryteringskampanjer. Det var en social lyssningsövning för att lära sig mer om vad talangerna vill och bryr sig om, och sedan använda den informationen för att bättre attrahera rätt kandidater.
Augmented reality för att skapa buzz internt
Man får inte glömma vikten av internkommunikation och medarbetarengagemang, eftersom människor är den viktigaste delen av en organisation. Och på PWC, enligt Joakim, är den globala planen att alla där måste vara en agent för digital förändring. Men ibland är det svårt att få alla att bli entusiastiska över eller ens uppmärksamma det senaste digitala initiativet. Det var då Joakim bestämde sig för att vara mer kreativ och bryta mönstret med traditionella företagsövergripande e-postmeddelanden, broschyrer och intetsägande zoom-möten.
“Det ligger i allas intresse att driva arbetet med digital transformation framåt, men vi ville experimentera med en ny lansering. Så vi skickade ut broschyrer och cupcakes och spelade sedan in vår HR-direktör och andra ledare inom digital transformation här på PWC i vår studio i Stockholm. Och sydde ihop dem till en augmented reality-lösning”, säger Joakim. “På lanseringsdagen kunde man rikta kameran mot broschyren och då ‘poppade’ de upp på telefonen och hälsade med ett meddelande om att man deltar i initiativet och tackade för att man är en changemaker.”
Det var ett kreativt sätt att skapa intresse för ett nytt initiativ. Ett coolt sätt att kommunicera förändringar effektivt inom organisationen, samtidigt som man utnyttjade kraften i de digitala kommunikationsverktyg som fanns tillgängliga för dem. Joakim säger att det var ett bra sätt för dem att öka sin interna kommunikation som hade en positiv inverkan.
“Du måste, du måste fånga upp dem på något sätt eftersom människor är viktiga, men människor är också svåra att nå. Det är därför AR eller något liknande kan göra skillnad”, fortsätter Joakim.
Människor är den viktigaste delen
Joakim erkänner naturligtvis att han är partisk eftersom han arbetar med HR-tech, så naturligtvis tycker han att människor är den viktigaste aspekten. Inte bara för en organisation utan även för en digital transformation. Men när han började sin resa hade han det motsatta perspektivet.
“Det är väldigt fördomsfullt att höra det från mig, eftersom jag är super hardcore inom HR, men människor är det viktigaste. I början av HR Tech Lab var jag raka motsatsen. Jag tänkte att det inte handlar om människorna, utan om tekniken”, säger han. “Jag kom från HR, och jag ville ändra min syn eftersom det fanns all denna teknik här, det var bara fantasin som saknades. Men att tänka på det nu, när jag är mer mogen, med fler genomförda och misslyckade projekt. Det handlar om människor.”
Den här perspektivförändringen är ganska ögonöppnande. När Joakim försökte växla upp ville han utmana sina åsikter och ha ett öppet sinne. Men trots att han har sett och arbetat med några av de nyaste teknikerna som verkligen kan förändra en organisation, är det fortfarande människorna som är hjärtat och själen i den.
Han konstaterar också att på grund av de senaste trenderna, eftersom vi fortfarande befinner oss i en pandemi, har människors roll i en organisation blivit ännu viktigare. HR-konsulter har också blivit mer efterfrågade. Medarbetarnas välbefinnande har blivit en internationell fråga och detta har visat sig vara ett viktigt ämne.
“Det handlar mer om HR än någonsin tidigare. Vi har anställt ännu fler HR-experter som konsulter för oss eftersom de behöver mer backup när det gäller människor. Särskilt eftersom de inser att personalagendan är så viktig just nu”, säger Joakim.
Skapa en härlig miljö
Alla företag vill hävda att de har en härlig miljö. En fantastisk kultur där alla kan trivas, vara glada och producera fantastiska resultat. Det är vanligt att företag bara slänger sig med tjusiga modeord som är just det, modeord. För att verkligen skapa en miljö där medarbetarna kan göra sitt bästa för att uppnå sin sanna potential och sina mål för digital transformation, säger Joakim att det finns två saker som krävs.
Mod och frihet. Mod, säger han, att ha modet och initiativet att satsa på projekt som andra inte vågar göra. Projekt som kan misslyckas eller bli stora framgångar. Det är ingen garanti, men du vet inte förrän du har försökt. Frihet, säger han, för om du inte har friheten att tänka utanför boxen eller vara kreativ i dina strävanden kommer människor inte att prova nya saker eller ta risker.
Det handlar om att ha modet att agera, men friheten att misslyckas. När anställda känner sig trygga i sin position eller har en miljö där kreativiteten inte kvävs, kommer de att ta kalkylerade risker. Han säger att detta är förutsättningarna för att göra något innovativt, fantasifullt och speciellt. Och han hoppas att dessa egenskaper kommer att fortsätta att inspirera den framtida utvecklingen av HR Tech.
Läs mer: Varför är HR ditt hemliga vapen för en digital transformation?
HR-tech-trender att hålla utkik efter
Här är trender att hålla utkik efter inom HR-tech enligt Joakim.
VR och AR
Ett företag som utvecklar virtual reality och augmented reality var den första trenden som Joakim kom att tänka på.
“Om du frågade mig för två år sedan skulle jag inte säga VR, eftersom jag tror att hypen har lagt sig. Nu kommer den tillbaka med besked. Som ni vet har Facebook bytt namn till Meta, och det talas om metaverse-företag i investerarrapporter.”
Det finns till och med kurser på Stanford University som undervisas och hålls helt i VR. De planerar att göra 140 000 minuter i VR under kursen. Och med effekterna av pandemin som tvingar människor att stanna hemma, eller ha mer tid hemma, är det ett område som har en betydande tillväxtpotential. Det kanske inte är företaget “Meta” som vinner, men det kommer att komma ut något gott ur det här.
“Virtual reality, augmented reality, eller om man slår ihop det till “metaverse”. tror jag att vi ska hålla utkik efter”, säger Joakim.
Aktivism bland anställda
Den andra trenden som nämndes var att anställda nu är mer aktiva på sina egna profiler och kanaler på sociala medier när det gäller företagens moral och hur de behandlar sina anställda. Joakim nämnde ett exempel där anställda behandlats illa av ett företag, vilket ledde till en våg av liknande berättelser från andra företag. Det startade en räkning som skadade deras finanser. Det skrämde investerare från att placera sina pengar i ett företag som inte sköts eller drivs på ett bra sätt.
“Jag tror att medarbetaraktivism kan vara något som har stor potential. Det är inte svårt, men det ligger i linje med den yngre generationens behov av att kunna säga vad man tycker och det finns så många kanaler som de kan nå ut på nu. Det finns en slags förskjutning i hur mycket makt en viss individ kan ha”, säger Joakim.
Läs även: Vad ska du göra när du blir uppsagd?
Gör det bara
Joakim är i rådgivningsbranschen. Han delar med sig av sina rekommendationer om vad han tycker att andra borde göra. När det gäller HR-tech har han en sak som han skulle ropa från toppen av ett berg.
“Gör det bara för att tekniken finns där ute. Det finns alla dessa tekniker, det är bara fantasin som släpar efter. Så om du sitter på ett företag och vill göra något nytt så finns det alla dessa lösningar där ute. Du behöver bara kreativiteten.”
Vilka är de viktigaste delarna av HR-tech?
Nu när vi har en solid grund för vad HR-tech är och varför det är så viktigt, kan vi utforska några av dess viktigaste komponenter i detalj.
Informationssystem för HR (HRIS)
HRIS, även känt som Human Resources Management Systems (HRMS), utgör ryggraden bland HR-tech. Det centraliserar centrala HR-data, inklusive medarbetarinformation, löner, förmåner, utbildning och prestationsbedömningar. HRIS förenklar HR-processerna, eliminerar manuellt pappersarbete och gör det möjligt för HR-medarbetare att enkelt komma åt och analysera data.
System för hantering av ansökande (ATS)
När det gäller rekrytering och anställning är ATS-verktyg banbrytande. Den automatiserar och effektiviserar hela rekryteringsprocessen, från platsannonser och screening av sökande till schemaläggning av intervjuer och onboarding. ATS gör det möjligt för HR-teamen att attrahera kandidater av högsta kvalitet, minska tiden till anställning och säkerställa en smidig onboarding-upplevelse.
Självbetjäningsportaler för anställda
Portaler för självbetjäning ger medarbetarna direkt tillgång till sin HR-relaterade information. Med hjälp av dessa portaler kan medarbetarna uppdatera personuppgifter, se lönespecifikationer, få tillgång till utbildningsmaterial och begära ledighet, allt på en och samma plats. Genom att främja självbetjäning ökar HR-tekniken medarbetarnas tillfredsställelse och minskar den administrativa bördan för HR-teamen.
