Mindex

Mindex sai täyden näkyvyyden sopimuksiin ja tehokkaan prosessin Oneflown avulla

Mindex on teknologiayritys, jolla on yli kolmen vuosikymmenen kokemus ohjelmistoratkaisujen ja -palvelujen toimittamisesta asiakkaille eri toimialoilla. Mindexin pääkonttori sijaitsee Rochesterissa, New Yorkissa, ja yritys toimii useilla liiketoiminta-alueilla aina ohjelmistokehityksen asiantuntijapalveluista omiin koulutusalan tuotteisiin.

“Mindex on ollut olemassa jo yli 30 vuotta. Tarjoamme asiantuntijapalveluja, joissa autamme muita yrityksiä integraatioissa tai räätälöidyssä ohjelmistokehityksessä, ja meillä on myös oma tuotevalikoima, joka keskittyy K–12-kouluihin,” kertoo Mindexin Business Analyst Lee Iannone, “Kuten Oneflow auttaa yrityksiä tehostamaan sopimustenhallintaa, me autamme kouluja tehostamaan datan, arvosanojen ja erityisopetusohjelmien hallintaa.”

Tänä päivänä Mindex työllistää lähes 400 henkilöä ja jatkaa kasvuaan sekä palvelu- että tuotealueilla. Organisaation kasvaessa he huomasivat, että myös sopimushallinta muuttui yhä hajanaisemmaksi.

Haaste: Pirstaleiset työnkulut ja rajallinen näkyvyys

Ennen Oneflowta Mindex hallinnoi sopimuksia Word-dokumenttien, SharePointin ja DocuSignin yhdistelmällä. Jokainen osasto hoiti sopimuksensa eri tavoin, mikä loi siiloja ja heikensi kokonaisnäkyvyyttä. “Meillä ei oikeastaan koskaan ollut hyvää tapaa vastata kysymykseen: ‘Missä kaikki sopimuksemme ovat?'” Lee muistelee, “Halusimme selkeän kokonaiskuvan: kuinka monta sopimusta on klousattu, mikä niiden arvo on ja mitkä niistä ovat tilauspohjaisia tai projektipohjaisia.”

Rakenteen puute aiheutti myös operatiivisia tehottomuuksia. Sopimuksia säilytettiin eri paikoissa, hyväksymiskäytännöt vaihtelivat tiimeittäin, eikä keskitettyä paikkaa määräpäiville tai uusimisille ollut. “Pidin aiemmin manuaalista listaa,” Lee sanoo, “Ihmiset lähettivät minulle sähköpostia, kun sopimus oli allekirjoitettu – jos he muistivat. Muussa tapauksessa minulla ei ollut mitään tietoa sopimusten tilasta. Se teki raportoinnista haastavaa ja loi tarpeetonta riskiä.”

Kasvun tueksi ja sujuvan yhteistyön varmistamiseksi Mindex tarvitsi keskitetyn, joustavan ja integroidun alustan, joka pystyisi hallitsemaan kaikenlaisia sopimustyyppejä aina työkuvauksista ja vaiheistetusta projektityöstä vuosittaisiin tilauksiin.

Ratkaisu: Yksi alusta kaikille sopimuksille

Lee sai tehtäväkseen löytää sopivan ratkaisun. Hän johti laajaa projektia, jossa käytiin läpi seitsemän eri toimittajaa ja rakennettiin yksityiskohtainen pisteytystaulukko “pakollisista”, “hyödyllisistä” ja “lisäarvoa tuottavista” ominaisuuksista. “Halusimme ratkaisun, joka olisi tarpeeksi joustava eri sopimusmalleille, hyväksyntäprosesseille ja sopimustyypeille – mutta ei niin monimutkainen, että se tuntuisi ylivoimaiselta. Sen piti olla tehokas, mutta helppokäyttöinen”, Lee kertoo.

Mindex valitsi lopulta Oneflown sen tarjoaman joustavuuden, yksinkertaisuuden ja erityisesti suoran HubSpot-integraation vuoksi. “HubSpot on meille kriittisen tärkeä. Käytämme sitä laajasti, joten tarvitsimme ratkaisun, joka toimii sen kanssa saumattomasti,” Lee sanoo, “Vain muutama alusta teki sen kunnolla – ja Oneflow teki sen parhaiten.”

Implementoinnin aikana Oneflown asiakastuen tiimit työskentelivät tiiviisti Leen kanssa mallien luomiseksi, vanhojen sopimusten lataamiseksi palveluun ja henkilöstön kouluttamiseksi. “Onboarding oli todella helppo. Pystyin selittämään kaiken henkilöstöllemme, koska Oneflown tiimi näytti kaiken niin selkeästi minulle,” Lee kertoo.

Tulokset: Yksi totuuden lähde ja nopeammat sopimukset

Mindex hallinnoi nyt kaikkia sopimuksiaan – sekä asiakas- että toimittajasopimuksia – Oneflown avulla keskitetysti yhdessä paikassa. Järjestelmän vaikutukset näkyivät välittömästi.

Nopeampi sopimusten luonti ja vähemmän manuaalista työtä

“Heti sopimusprosessin alusta asti kaikki on nyt helpompaa,” Lee selittää, “Meillä on ajantasaiset ja hyväksytyt mallipohjat, yhtenäinen brändi-ilme ja sopimukset, jotka täyttyvät automaattisesti HubSpotin datalla. Ei enää kopioimista ja liittämistä Wordista tai Excelistä.”

Automaatio on lyhentänyt sopimusten käsittelyaikaa huomattavasti. “Yksi tiimiläisistämme sanoi, että hänen käyttämänsä aika kirjaimellisesti puolittui,” Lee jakaa. “Se oli valtava onnistuminen.”

Täysi näkyvyys tiimien välillä

Johtoryhmä, talousosasto ja myyntitiimi pääsevät nyt käsiksi samoihin, ajantasaisiin tietoihin. Sopimukset on helppo löytää ja niitä on vaivatonta seurata ja hallita ilman, että tarvitsee penkoa jaettuja kansioita tai vanhentuneita tiedostoja. “Kun tarvitsen sopimuksen, tiedän tarkalleen missä se on – uusin versio, ilman epäselvyyksiä. Oneflow on meidän totuuden lähteemme,” Lee sanoo. “Johtotiimi saa jopa sähköpostin aina, kun sopimus allekirjoitetaan. Siitä on tullut meillä juhlan hetki.”

Parempi yhteistyö sisäisesti ja ulkoisesti

Oneflow on parantanut yhteistyötä sekä Mindexin tiimien välillä että asiakkaiden kanssa. “Aiemmin olimme sähköpostiketjujen ja Word-kommenttien varassa. Nyt voimme tehdä yhteistyötä suoraan Oneflowssa,” Lee sanoo. “Kommentointi- ja yhteistyötyökalut ovat selkeitä, seurattavia ja helppokäyttöisiä – myös asiakkaiden kanssa. Se on vähentänyt sekaannusta ja tehnyt työskentelystä huomattavasti sujuvampaa.”

Tiimit, jotka ennen työskentelivät siiloissa, jakavat nyt yhteisen prosessin. “Meillä on nyt yrityksen sisäinen Oneflow-käyttäjäryhmä. Jaamme parhaita käytäntöjä, kysymme vinkkejä ja teemme yhteistyötä yhtenä organisaationa. Tätä ei ollut olemassa ennen,” Lee kertoo.

HubSpot-integraatio: Puuttuva palanen

HubSpot-integraatio nousi nopeasti Mindexin suosikkitoiminnoksi. Sen avulla käyttäjät voivat luoda sopimuksia suoraan HubSpotista, ja asiakastiedot täyttyvät automaattisesti. “Integraaatio on uskomattoman hyvä. Voit siirtyä ensimmäisestä kontaktista asiakkaan kanssa allekirjoitettuun sopimukseen poistumatta HubSpotista. Mietimme aidosti: voiko tämä olla näin helppoa?” Lee kertoo.

Integraatio varmistaa myös, että kaikki data pysyy synkronoituna, mikä vähentää manuaalista työtä ja pitää myynnin ja talouden linjassa. “Voimme nyt käyttää HubSpotin raportointia ja myyntiputkea aina sopimuksen allekirjoitukseen asti. Se oli puuttuva palanen – ja Oneflow täytti sen täydellisesti.”