The Assessment Company
taltutti sopimuskaaokseen ja sai täyden kontrollin
30+
Vähentynyt
100%
Kaikki alkoi tarpeesta poistaa paperityö. The Assessment Companyn, konsulttiyrityksen, jolla on syvää asiantuntemusta strategiasta, taitojen kehittämisestä ja rekrytoinnista, oli aika jättää hyvästit manuaalisille prosesseille, sähköposteille ja PDF-tiedostoille. He halusivat jotain parempaa – ja löysivät sen Oneflowsta.
“Olemme hyviä arvioimaan ihmisiä. Mutta sopimustyömme? Sekin vaati perusteellista tarkastusta”, toteaa Steffen Bye Vangen, yrityksen teknologiajohtaja. Ratkaisuna oli siirtyminen Oneflowhun ja digitaaliseen ympäristöön, joka tarjoaa nopeutta, joustavuutta ja sujuvuutta.
Sopimusprosessin haasteet
The Assessment Company auttaa organisaatioita asettamaan oikean strategisen suunnan. He tarjoavat strategian, organisaation kehittämisen ja rekrytoinnin palveluja, usein yhdistettynä. Kokeneen tiimin ja positiivisen maineensa ansiosta he ovat keskeinen kehityskumppani sekä yksityisille että julkisille organisaatioille. Rekrytointi on edelleen yrityksen suurin liiketoiminta-alue, mutta kaikki palvelut perustuvat samaan missioon: pysyvän muutoksen luomiseen.
Ironista kyllä, heidän oma sopimusprosessinsa ei ollut aivan tavoitteen mukainen.
“Hoidimme suurimman osan [sopimustyöstä] manuaalisesti. Se tarkoittin useita sähköposteja, PDF-tiedostoja ja copypastettamista”, Steffen kertoo. “Meistä tuntui, että käyttämämme prosessi ei ollut kunnossa; siitä puuttui joustavuutta ja räätälöintiä, eikä se vaikuttanut sopimuksen allekirjoittajasta kovin luotettavalta.”
Kolme vaatimusta: integrointi, joustavuus ja luotettavuus
Uutta työkalua ei lähdetty etsimään sattumanvaraisesti. Yrityksellä oli selkeä vaatimuslista:
- Järjestelmän piti integroitua olemassa oleviin työkaluihin, erityisesti Hubspotiin.
- Sen oli oltava joustava ja räätälöitävissä, jotta he pystyivät rakentamaan omia työnkulkujaan.
- Sen piti herättää luottamusta sekä sisäisesti että asiakkaiden keskuudessa.
“Tärkeä tekijä [Oneflown valinnassa] oli se, että kyseessä on pohjoismainen ratkaisu, mikä luo luottamusta. Tutustuimme useisiin vaihtoehtoihin, ja Oneflow erottui nopeasti edukseen”, Steffen kertoo. “Se on pohjoismainen, se on johdonmukainen – ja se tuntui oikealta.”
Oneflow täytti kaikki vaatimukset
Valinta osui Oneflowhun ilman monien eri vaihtoehtojen perusteellista testausta. Ratkaisu vastasi yrityksen tarpeita alusta alkaen. Ja mikä tärkeintä? Käyttö pystyttiin aloittamaan välittömästi ja omien työnkulkujen rakentamiseen ei tarvittu avuksi kehittäjiä tai konsultteja.
“Teimme paljon itse, ja käyttöönotto sujui todella nopeasti. Mahdollisuus itsepalveluun ja oman datasyötteen luomiseen säästi paljon aikaa. Integraatio Hubspotin kanssa ratkaistiin siten, että pystyimme omistamaan prosessin ja optimoimaan sitä matkan varrella”, Steffen toteaa.
Täydet pisteet käytettävyydestä
Kaikki The Assessment Companyn työntekijät käyttävät Oneflowta. Suurinta käyttö on kaupallisessa tiimissä, mutta myös trainee-ohjelman työntekijät, toimittajien hallinnan osaajat ja sisäinen rekrytointi luottavat työkaluun.
“Se on järjestelmä, jota kokeilee kerran ja josta ei sitten halua päästää irti. Huomaat äkkiä, miten sujuvasti se toimii”, Steffen sanoo.
Kun kuukausittain tehdään 20-30 sopimusta – ja määrä on kasvamassa – on tärkeää, että prosessi on sekä vankka että intuitiivinen.
“Teimme paljon itse, ja käyttöönotto sujui todella nopeasti. Mahdollisuus itsepalveluun ja oman datasyötteen luomiseen säästi paljon aikaa. Integraatio Hubspotin kanssa ratkaistiin siten, että pystyimme omistamaan prosessin ja optimoimaan sitä matkan varrella.”
Steffen Bye Vangen
CTO
The Assessment Company
Miten integraatiot toimivat?
Oneflow + Hubspot = Automatisoitu kokonaisuus
Näin se toimii:
- Diili (deal) siirretään Hubspotissa “solution proposal:iin”.
- Oneflow luo automaattisesti sopimuksen diilin tiedoilla Hubspot-integraation kautta.
- Asiakas saa sopimuksen allekirjoitettavaksi, ja kaikki tiedot ovat valmiina dokumentilla.
- Kun allekirjoitus on tehty, diili asetetaan automaattisesti tilaan “Closed won”.
- Samalla se käynnistää uusia prosesseja projektinhallinnassa, resurssisuunnittelussa ja Teamsissa.
Ei manuaalista työtä. Ei kaksinkertaista tietojen syöttöä. Kaikki kontrollissa.
Oneflow + Teamtailor = Täydellinen rekrytointiin
Teamtailor-integraatio on antanut lisäpotkua erityisesti trainee-ohjelmalle. Sekä harjoittelijoiden että yritysten sopimukset lähetetään Oneflown kautta – nopeasti, turvallisesti ja jäljitettävästi.
Tulos? Säästetty aika ja ennakoitava tulevaisuus.
Oneflown vaikutus tuntuu koko organisaatiossa. Kyse ei ole vain hallinnointiin käytetyn ajan vähenemisestä, vaan myös paremmasta laadusta ja kokemuksesta sekä tarkemmista tiedoista.
Steffen selittää: “Suurin hyöty on aika, jonka säästämme asiakkaan kanssa käytävässä vuoropuhelussa. Meillä on nyt yhteinen asiakirja, jonka pohjalta työskentelemme, eikä sähköposteja ja PDF-tiedostoja lähetetä edestakaisin. Säästämme paljon aikaa ja näytämme ammattimaisemmilta. Datan laatu, dokumentointi ja jäljitettävyys ovat parantuneet.”
Automaatio tuo lisää kapasiteettia ilman henkilöstömäärän kasvattamista
Tehokkaampien prosessien ansiosta tiimi voi hoitaa enemmän toimeksiantoja ilman, että tiimin koon tarvitsee kasvaa.
“Oneflowlla on ollut suuri vaikutus. Olemme saavuttaneet paremman tehokkuuden työntekijää kohden. Aikaa menee yksinkertaisesti vähemmän hukkaan ja asiakkaat saavat enemmän arvoa”, Steffen kertoo.
“Suurin hyöty on aika, jonka säästämme asiakkaan kanssa käytävässä vuoropuhelussa. Meillä on nyt yhteinen asiakirja, jonka pohjalta työskentelemme, eikä sähköposteja ja PDF-tiedostoja lähetetä edestakaisin. Säästämme paljon aikaa ja näytämme ammattimaisemmilta. Datan laatu, dokumentointi ja jäljitettävyys ovat parantuneet.”
Steffen Bye Vangen
CTO
The Assessment Company
Sisäinen innostus ja aito omistajuus
Työntekijät ovat tyytyväisiä – eikä se ole itsestään selvä seikka, kun uusia järjestelmiä otetaan käyttöön. He arvostavat erityisesti integraatiota Hubspotin kanssa ja seurannan automatisointia.
“Parasta on se, että tietoja ei tarvitse syöttää moneen eri paikkaan. Kaikki tapahtuu automaattisesti. On vähemmän muistettavia asioita ja vähemmän virheitä, joita voi sattua”, Steffen sanoo.
Valmiina kasvuun – valmiina kaikkeen
The Assessment Companylla on suuria kasvutavoitteita, ja Oneflow on tärkeä osa strategista perustaa. Ammattitaitoisen lähestymistavan, teknisen avoimuuden ja vankan menetelmän ansiosta heillä on hyvät valmiudet laajentua entisestään.
“Kun avaamme uusia toimipisteitä, voimme ottaa käyttöön koko digitaalisen koneiston – Oneflow mukaan lukien – ja käynnistää toiminnan heti ensimmäisenä päivänä.”
Mitä Oneflown avulla on konkreettisesti saavutettu? Tässä muutamia esimerkkejä
- Jopa 30 sopimusta kuukaudessa, täysin automatisoidusti
- Saumaton integraatio Hubspotin ja Teamtailorin kanssa
- Toimiva itsepalvelu – käyttöönotto ilman konsultteja
- Parempi datan laatu ja jäljitettävyys
- Ajansäästö ja hallinnoinnin väheneminen
- Valmius skaalautumiseen ja uusien toimipisteiden perustamiseen
Mitä tämä tarkoittaa Oneflowta harkitseville?
Jos työskentelet organisaatiossa, joka hallinnoi sopimuksia myynnissä, HR:ssä tai muissa projekteissa – ja sinusta tuntuu, että manuaalista seurantaa ja PDF-tiedostoja on liikaa ja valvontaa liian vähän – on ehkä aika tehdä niin kuin The Assessment Company teki.
Anna Oneflown johdattaa sinut manuaalisesta työstä digitaaliseen flowhun.
Haluatko tietää lisää sähköisistä allekirjoituksista, digitaalisista sopimuksista tai sopimusten hallinnan tulevaisuudesta?
Oneflow on mahdollistanut Paragraaffille täysin brändin mukaiset, selkeät ja asiakkaan tarpeisiin muokkautuvat sopimukset – vaivattomasti ja modernisti.
Lue lisää
MPS tehosti sopimusprosessia Oneflown avulla, säästäen aikaa ja vähentäen manuaalista työtä HubSpot-integraation ansiosta.
Lue lisää
Oneflow on antanut Knowitille paremman hallinnan ja nopeammat prosessit sekä vähentänyt manuaalista työtä. Saumattomien integraatioiden ja käyttäjäystävällisyyden ansiosta työkalu on tullut luonnolliseksi osaksi Knowitin digitaalista…
Lue lisää
Stockholm Exergi käsittelee satoja sopimuksia kuukausittain. Lue, miten he antoivat sopimushallinnalleen uutta virtaa.
Lue lisää
Oneflow on tuonut ARE:lle paitsi toiminnallista selkeyttä, myös arvokasta läpinäkyvyyttä myyntiprosesseihin. Salesforce-integraatio on tuonut merkittävää hyötyä myyntiprosesseihin, kun tiedot liikkuvat kaksisuuntaisesti järjestelmien välillä.
Lue lisää
Modjo tehostaa myyntiä Oneflown avulla: Nopeammat sopimukset, saumaton yhteistyö ja älykkäämmät päätökset tehokkaan Salesforce-integraation ansiosta.
Lue lisää