Yrityksesi tärkeimmät asiakirjat eivät ole vain dokumentteja – ne ovat päätöksiä, vastuita ja velvollisuuksia, jotka elävät ajan myötä. Sopimukset, tarjoukset, salassapitosopimukset, työsopimukset, yhteistyösopimukset… kaikki ne muodostavat selkärangan sille, miten yrityksesi toimii – ja menestyy.
Siksi tiedonhallinnan digitalisointi ei ole vain tekninen parannus – se on strateginen päätös.
Mutta liian moni organisaatio toimii vielä tänäkin päivänä Word-dokumenteilla, sähköposteilla ja tallennetuilla PDF-tiedostoilla, joita kukaan ei löydä silloin kun niitä tarvitaan.
Oneflow tarjoaa ratkaisun, jossa digitaalinen sopimushallinta tekee tiedonhallinnasta järjestelmällistä, nopeaa ja riskitöntä – samalla, kun vapautat myyntiä, HR:ää ja johtoa keskittymään oleelliseen.
Mikä on tiedonhallinta – ja miksi sillä on väliä?
Tiedonhallinta tarkoittaa yrityksen tietojen, asiakirjojen ja datan systemaattista keräämistä, tallentamista, käyttöä ja säilyttämistä. Kyse ei ole pelkästään arkistoinnista – vaan:
- Tiedon löydettävyydestä
- Tietoturvasta ja riskienhallinnasta
- Dokumentoiduista prosesseista
- Aikarajojen ja sopimusehtojen hallinnasta
- Sääntöjen ja lakien noudattamisesta (GDPR, ISO-standardit, toimialavaatimukset)
Forresterin mukaan yritykset, jotka panostavat dokumenttien ja sopimusten digitalisointiin, pystyvät vähentämään operatiivisia riskejä 30 % ja nopeuttamaan asiakasprosessejaan jopa 50 % (Forrester, 2023).
Miksi juuri sopimushallinta on tiedonhallinnan kriittisin osa?
Sopimukset ovat erityisasemassa, koska ne:
- Syntyvät eri osastoilla (myynti, HR, hankinta, johto)
- Sitovat yrityksen juridisesti
- Sisältävät aikarajoja, ehtoja ja vastuita
- Katoa helposti sähköposteihin tai kansioihin
- Vaativat tarkkaa seurantaa ja hallintaa
Ilman järjestelmällistä sopimushallintaa:
- Tiedostoja katoaa tai jää päivittämättä
- Tärkeitä määräaikoja (esim. sopimuksen päättymispäivä tai optio) unohdetaan
- Riskit kasvavat – sekä oikeudelliset että maineeseen liittyvät
- Hallinnointi vie kohtuuttomasti aikaa eri tiimeiltä
Siksi sopimusten digitalisointi on paras lähtökohta koko yrityksen tiedonhallinnan kehittämiseen.
Lue myös: Opas: Sopimusten elinkaaren hallinta
Oneflow – digitaalinen sopimushallinta yhdellä alustalla
Oneflow ei ole pelkkä allekirjoitustyökalu. Se on kokonaisvaltainen sopimusten elinkaaren hallintaratkaisu, joka digitalisoi kaikki vaiheet:
1. Sopimuksen luonti
Käytä valmiita malleja (esim. työsopimus, yhteistyösopimus, tarjous) tai luo omasi. Oneflown editori toimii selaimessa – ei tarvetta Wordille.
2. Yhteismuokkaus ja kommentointi
Sopimuksen sisältöä voi muokata yhdessä toisen osapuolen kanssa reaaliaikaisesti, suoraan alustalla.
3. Allekirjoitus sähköisesti
Täysin GDPR-yhteensopiva sähköinen allekirjoitus tekee sopimuksesta juridisesti sitovan hetkessä – ilman paperia.
4. Sopimusten hallinta
Kaikki sopimukset tallentuvat automaattisesti Oneflown järjestelmään, jossa ne ovat haettavissa, luokiteltavissa ja ajastettavissa.
5. Muistutukset ja automaattiset toiminnot
Aseta automaattisia ilmoituksia esimerkiksi, kun sopimus vanhenee – ei enää unohtuneita määräaikoja.
Mitä hyötyä saat, kun digitalisoit sopimushallinnan Oneflowlla?
| Hyöty | Vaikutus |
|---|---|
| Parempi löydettävyys | Kaikki sopimukset yhdessä paikassa, helposti haettavissa esimerkiksi metatietojen perusteella |
| Vähentynyt riskialttius | Automaattiset muistutukset ja hallittu pääsy takaavat, ettei mikään jää huomaamatta |
| Nopeammat prosessit | Myynti, HR ja johto säästävät aikaa, kun asiakirjat liikkuvat nopeasti ja tehokkaasti |
| Läpinäkyvyys | Reaaliaikainen näkyvyys sopimusten tilaan ja vastuuhenkilöihin |
| Säästöt | Paperinkulut, tulostimet, skannerit ja manuaalinen työ jäävät historiaan |
