Sopimukset ovat yritystoiminnan näkymätön moottori. Jokainen kauppa, yhteistyö ja kumppanuus perustuu sopimuksiin – mutta liian usein ne hautautuvat sähköpostien liitteisiin, erillisiin kansioihin ja pölyisiin mappihyllyihin. Seurauksena on hukattua aikaa, riskejä ja epävarmuutta.
Sähköinen sopimushallinta ratkaisee tämän ongelman. Sen avulla sopimusten koko elinkaari kulkee digitaalisesti: valmistelusta allekirjoitukseen, seurannasta arkistointiin. Oikeilla työkaluilla, kuten Oneflowlla, sopimushallinnasta tulee sujuvaa, turvallista ja ennen kaikkea liiketoimintaa vauhdittavaa.
Tässä oppaassa kerromme, mitä sähköinen sopimushallinta tarkoittaa, miksi se on niin tärkeää ja miten saat siitä parhaan hyödyn irti.
Mitä sähköinen sopimushallinta on?
Sähköinen sopimushallinta tarkoittaa prosessia, jossa kaikki sopimukseen liittyvät vaiheet hoidetaan digitaalisesti. Tämä kattaa:
- Luonnostelun: sopimusten laatiminen valmiista mallipohjista.
- Neuvottelut ja muutokset: kommentointi ja versioiden hallinta reaaliajassa.
- Allekirjoituksen: sähköinen allekirjoitus SES-, AdES- tai QES-tasolla.
- Arkistoinnin ja seurannan: turvallinen säilytys ja sopimusten elinkaaren hallinta.
Toisin sanoen kyse ei ole vain sähköisestä allekirjoittamisesta, vaan koko prosessin digitalisoimisesta.
Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?
Miksi sähköinen sopimushallinta on välttämätöntä?
Tutkimukset osoittavat, että manuaalisesti hallinnoidut sopimukset aiheuttavat yrityksille valtavia piilokustannuksia. Forresterin mukaan huonosti hallitut sopimusprosessit johtavat usein hukattuun työaikaan, virheisiin ja jopa menetettyihin sopimuksiin – ja sähköiseen hallintaan siirtyneet organisaatiot voivat säästää miljoonia euroja vuositasolla.
Sähköinen sopimushallinta tuo kolme merkittävää hyötyä:
- Tehokkuus: Sopimusprosessi nopeutuu päivistä tunteihin.
- Läpinäkyvyys: Kaikki dokumentit ja muutokset löytyvät yhdestä paikasta.
- Riskien hallinta: Selkeä versiohistoria ja automaattiset muistutukset vähentävät virheitä ja unohtuneita määräaikoja.
Käytännön esimerkki: miten yksi sopimus mullisti koko prosessin
Eräs suomalainen IT-yritys teki vuosittain satoja sopimuksia asiakkaidensa kanssa. Prosessi oli työläs: sopimukset laadittiin Wordissa, lähetettiin sähköpostilla, tulostettiin allekirjoitettavaksi ja lopulta skannattiin takaisin. Joskus lopullista versiota ei edes löytynyt helposti, ja se aiheutti kiistoja asiakkaiden kanssa.
Kun yritys otti käyttöön Oneflown sähköisen sopimushallinnan, koko prosessi muuttui. Sopimukset laadittiin suoraan alustalla valmiista mallipohjista, asiakkaat kommentoivat niitä reaaliajassa ja allekirjoitus tapahtui vahvan sähköisen tunnistautumisen avulla. Kaikki dokumentit tallentuivat automaattisesti pilveen, josta ne olivat aina saatavilla.
Tuloksena oli huomattava ajansäästö, nopeampi kassavirta ja vähemmän kiistoja – sekä asiakkaiden silmissä moderni ja luotettava yrityskuva.
Miten Oneflow tekee sähköisestä sopimushallinnasta helppoa?
Oneflow erottuu kilpailijoista siinä, että se ei keskity pelkästään allekirjoitukseen, vaan koko sopimuksen elinkaareen. Sen avulla sopimukset eivät ole enää irrallisia tiedostoja, vaan elävä osa liiketoimintaa.
Lue myös: Opas: Sopimusten elinkaaren hallinta
Oneflown keskeiset ominaisuudet:
- Interaktiiviset sopimukset: Sopimukset eivät ole staattisia PDF:iä, vaan niitä voidaan muokata ja päivittää yhdessä reaaliajassa.
- Sähköinen allekirjoitus kaikilla tasoilla: SES, AdES ja QES, aina tilanteen vaatimusten mukaan.
- Automaattiset muistutukset ja sopimusten seuranta: Et enää unohda määräaikoja tai opt-out-ikkunoita.
- Integraatiot CRM- ja ERP-järjestelmiin: Sopimustiedot yhdistyvät suoraan myynti- ja talousjärjestelmiin.
- Turvallisuus: ISO 27001 -sertifioitu ympäristö ja salattu tiedonsiirto takaavat tietoturvan.
Yleisimmät haasteet sopimushallinnassa – ja miten sähköinen ratkaisu auttaa
Moni yritys kamppailee kolmen toistuvan ongelman kanssa:
- Sopimukset katoavat – paperit jäävät mapeissa unohduksiin tai sähköpostiketjujen pohjalle.
- Versioiden sekamelska – eri osapuolet työskentelevät eri tiedostoversioilla.
- Unohtuneet ehdot ja määräajat – esimerkiksi automaattisesti jatkuvat sopimukset huomataan liian myöhään.
Sähköinen sopimushallinta ratkaisee nämä ongelmat. Kun kaikki sopimukset ovat yhdessä, keskitetysti hallinnoidussa alustassa, ne ovat aina ajan tasalla, helposti löydettävissä ja täysin jäljitettävissä.
Sähköinen sopimushallinta ja laki Suomessa
Suomessa sähköinen sopimushallinta on täysin laillista ja tuettu lainsäädännöllä. Sopimukset ovat päteviä riippumatta siitä, onko ne allekirjoitettu käsin vai sähköisesti, kunhan tahdonilmaisu on selvä. eIDAS-asetus takaa lisäksi, että sähköisesti allekirjoitetut sopimukset ovat päteviä kaikissa EU-maissa.
Digi- ja väestötietovirasto (DVV) sekä Traficom valvovat sähköisiä luottamuspalveluja, kuten varmentajia ja tunnistuspalveluita. Tämä tarkoittaa, että kun käytät hyväksyttyjä palveluita, sopimustesi pätevyys ja turvallisuus on juridisesti taattu.
Johtopäätös
Sähköinen sopimushallinta ei ole enää vain “kiva lisä”, vaan välttämättömyys jokaiselle modernille organisaatiolle. Se tekee sopimusprosesseista nopeampia, turvallisempia ja läpinäkyvämpiä – ja vapauttaa aikaa ja resursseja itse liiketoimintaan.
Oneflow tarjoaa kokonaisratkaisun, joka vie sopimushallinnan uudelle tasolle. Se ei ainoastaan digitalisoi prosessia, vaan muuttaa sen aidosti älykkääksi ja liiketoimintaa tukevaksi.
Älä enää anna sopimusten hautautua sähköpostien liitteisiin tai mappihyllyihin. Siirry digitaaliseen aikaan!
Luo ilmainen tili Oneflowhun jo tänään ja koe itse, miten sopimusten hallinta muuttuu helppoudesta kilpailueduksi.
