Q2C-prosessi (Quote-to-Cash) saattaa ensi silmäyksellä vaikuttaa suoraviivaiselta.
Siihen kuuluu kuitenkin useita vaiheita, kuten tarjousten laatiminen, sopimusneuvottelut, tilausten hallinta, laskutus, toimitukset ja lopuksi maksujen vastaanottaminen.
Tämän prosessin manuaalinen hallinta voi olla haastavaa, mutta kun prosessi on virtaviivaistettui, Quote-to-cashi voi parantaa liidien konversiota ja asiakastyytyväisyyttä.
Jatka lukemista, niin saat tietää, miksi ja miten voit yksinkertaistaa prosessia ja millainen rooli automaatiolla on sen virtaviivaistamisessa.
Mitä Quote-to-Cash tarkoittaa?
Quote-to-cash tarkoittaa koko liiketoimintaprosessia, joka alkaa asiakkaan ostoaikeesta ja päättyy siihen, kun yritys saa maksun palveluistaan tai tuotteistaan.
Prosessi alkaa tyypillisesti siitä, että myynti on asiakkaaseen yhteydessä ja tarvittaessa konfiguroi tuotteen tai palvelun hänen tarpeitaan vastaavaksi.
Sen jälkeen myyntitiimi laatii yksityiskohtaisen tarjouksen, joka sisältää hinnoittelu- ja palveluehdot, ja jakaa sen sisäisesti neuvotteluja ja hyväksyntöjä varten.
Kun kaikki tiimit ovat hyväksyneet tarjouksen, yritys luo laillisesti sitovan sopimuksen asiakkaan kanssa.
Kun sopimus on allekirjoitettu onnistuneesti, yritys käsittelee tilauksen ja luo laskun.
Toimituksen jälkeen asiakas suorittaa maksun, ja yritys kirjaa sen osaksi tulovirtojaan rahoitusjärjestelmiin.
Rikkinäinen Q2C-prosessi (Quote-to-Cash) vahingoittaa yrityksen tulosta
Rikkinäisellä Q2C-prosessilla voi olla vakavia vaikutuksia yrityksesi tuloja tuottaviin prosesseihin. Virheet tai epäjohdonmukaisuudet tarjouksissa, sisäisten hyväksyntöjen viivästyminen tai sopimusehtojen päällekkäisyys ja virheet voivat lopulta johtaa myynnin epäonnistumiseen ja turhautuneisiin asiakkaisiin.
Lisäksi huonosti integroidut järjestelmät voivat lisätä operatiivisia akustannuksia, mikä vaikeuttaa Quote-to-cash -prosessin optimointia.
Quote-to-Cash -prosessi voi aiheuttaa turhautumista
Quote-to-cash -prosessi on yleensä monimutkainen ja siihen liittyy useita hyväksyntöjä eri vaiheissa. Pienikin virhe tai viive voi vaikeuttaa koko työnkulkua ja johtaa tehtävien toistamiseen.
Liian monta yksittäistä vaihetta
Prosessi edellyttää, että myyjät ja tukifunktiot kopioivat ja liittävät tietoja manuaalisesti eri järjestelmien välillä, esimerkiksi Excel-taulukoista CRM:ään tai asiakirjamalleista laskutusjärjestelmiin, varsinkin jos integraatiot puuttuvat.
Kun tarjouksiin, toimituksiin, hinnoitteluun ja laskutukseen liittyviä tietoja on paljon, manuaalisesta syötöstä johtuvien epäjohdonmukaisuuksien riski on aina olemassa. Tämä voi johtaa siihen, että tiedostoja lähetetään edestakaisin eri osastojen välillä muutoksia ja hyväksyntöjä varten.
Eri työkalut eivät ole yhteydessä toisiinsa
Yksi Q2C-prosessin haastavimmista seikoista on asianmukainen kommunikointi osastojen käyttämien eri työkalujen välillä.
Myyntitiimit saattavat käyttää CRM-ohjelmistoa, kuten Zohoa tai Salesforcea, talousosasto ERP- tai kirjanpitotyökalua ja lakiosasto sopimusten hallintaohjelmistoa.
Tehottomuus näiden alustojen yhdistämisessä voi luoda tietosiiloja ja sekaannusta tiimien välille.
Tämän seurauksena tiimeillä voi olla vaikeuksia löytää tietojen lähde ja tulkita tietoja väärin. Tämä voi johtaa manuaaliseen kirjaamiseen ja tietojen jakamiseen koko prosessin ajan.
Hyväksynnät kestävät ikuisuuden
Yhden pullonkaulna Quote-to-cash -prosessissa aiheuttavat hyväksynnät.
Ennen kuin tiedot siirretään prosessin seuraavaan vaiheeseen, ne vaativat yleensä ylemmän johdon tai muiden asianosaisten hyväksynnän.
Vaikka jotkin hyväksynnät voivat olla nopeita, monet viivästyvät saatavuusongelmien tai tarkastusprosessin tehottomuuden vuoksi.
Lisäksi jos asiakirjoissa havaitaan poikkeama tai virhe, ne saatetaan hylätä välittömästi, jolloin tiimien on tarkistettava poikkeamat ja pyydettävä hyväksyntää uudelleen.
Tämä loputon silmukka voi venyä ikuisesti, viivästyttää kauppoja ja turhauttaa asiakkaita.
Yksinkertaiset virheet aiheuttavat suuria ongelmia
Väärin hinnoiteltu tarjous edellyttää korjausta. Tämä aiheuttaa sen, että tiimit joutuvat siirtämään tiedostoja edestakaisin, ja johtaa uskottavuuden menettämiseen asiakkaiden keskuudessa. Esimerkiksi HR-ohjelmiston tilaussopimuksen yhteydessä tarjouksen tekeminen 500 käyttäjälle 1 000 käyttäjän sijaan voi aiheuttaa viivästyksiä hankinnoissa ja edellyttää ylimääräisiä johdon hyväksyntöjä poikkeaman korjaamiseksi.
Samoin juridisista asiakirjoista tai sopimuksista puuttuvat lausekkeet voivat vaatia uudelleentarkastelua, mikä viivästyttää hyväksyntöjä.
Lisäksi vanhentuneet sopimusmallit, joissa viitataan vanhoihin liitteisiin tai lausekkeisiin, voivat johtaa sopimusehtojen uudelleenneuvottelemiseen, mikä puolestaan johtaa viivästyksiin tai jopa myynnin menetykseen.
Miksi prosessi kannattaa korjata?
Parantamalla Quote-to-cash – prosessia voit virtaviivaistaa koko työnkulkusi ja varmistaa, että kaikki tiimit työskentelevät yhdessä tulojen kotiuttamiseksi
Nopeammat sopimukset
Virtaviivaistetussa Q2C-prosessissa on vähemmän hyväksyntään, väärään tietoon ja viestintään liittyviä haasteita, ja se kulkee sujuvasti vaiheesta toiseen.
Tämän seurauksena kaupat etenevät nopeasti tarjouksesta allekirjoitettuun sopimukseen . Tämä voi lisätä myyntiä ja parantaa asiakaskokemusta.
Parempi tiimien välinen yhteistyö
Rationalisoitu Q2C-lähestymistapa voi helpottaa tiimien välistä parempaa yhteistyötä.
Kun tiimit työskentelevät yhteisellä alustalla, joka integroi kaikki työkalut (mm. CRM-, ERP- ja kirjanpito-ohjelmistot) yhteen paikkaan, se yksinkertaistaa poikkitoiminnallista viestintää.
Tiimien välillä vaihdettavien sähköpostiviestien väheneminen tarkoittaa, että hyväksymisistä, tarkistuksista tai edistymisestä ei tarvitse keskustella edestakaisin.
Parempi asiakaskokemus
86 % ostajista on valmis maksamaan enemmän hyvästä asiakaskokemuksesta.
Sen varmistaminen, että Quote-to-Cash -prosessi sujuu kitkattomasti tarjouksesta maksun kirjaamisen, ei ainoastaan lisää asiakkaiden luottamusta yritystä kohtaan, vaan parantaa myös yleistä asiakaskokemusta.
Se myös vähentää virheiden riskiä ja lyhentää sopimuksen läpimenoaikaa.
Tämä lisää asiakastyytyväisyyttä ja mahdollisuuksia saada lisää asiakkaita ja suosituksia.
Vähemmän riskejä, vähemmän virheitä
Automatisoitu Quote-to-cash -prosessi voi minimoida manuaalisten virheiden ja erehdysten riskin perusteellisesti.
Automatisoidut vaiheet tuovat läpinäkyvyyttä ja selkeyttä työnkulkuun jokaisessa vaiheessa.
Lisäksi se auttaa varmistamaan sopimusten noudattamisen ja minimoi virheistä tai viivästyksistä johtuvien tulonmenetysten riskin.
Mitä sinun tulisi yksinkertaistaa ensin?
Nyt kun ymmärrät virtaviivaistetun Quote-to-cash -prosessin merkityksen, katsotaan seuraavaksi, mistä sen parantaminen kannattaa aloittaa nopeampien ja kannattavampien tulosten saavuttamiseksi.
Tarjouslaskenta ja hinnoittelu
Taulukoiden tutkiminen, hintojen laskeminen ja tarjousten laatiminen manuaalisesti on aikaa vievää ja yleensä altista virheille.
Aloita integroimalla CPQ:n (Configure, Price, Quote) kaltainen työkalu ja valmiit asiakirjamallit, jotka pystyvät automaattisesti imemään kaikki tuotetiedot, hinnoittelun ja ehdot dokumentille, jotta voit luoda tarjouksia vain muutamassa minuutissa.
Näin sinun ei tarvitse tarkistaa jokaista toimenpidettä kahteen kertaan, ja prosessi nopeutuu.
Samoin B2B-myynnin ulkoistusyritykset, jotka tarjoavat eritasoisia ratkaisuja, voivat käyttää CPQ-työkaluja tai sisäänrakennettua hinnoitteluautomaatiota luodakseen nopeasti tarjouksia, jotka perustuvat käyttötasoihin tai ominaisuusvaatimuksiin.
Tämä auttaa vähentämään hinnoitteluvirheitä ja parantaa myynnin sykliä varmistamalla, että tarjoukset ovat yhdenmukaisia ja räätälöityjä kunkin asiakkaan tarpeisiin.
Jos tarjoamasi tuotteet tai palvelut edellyttävät asiakkaiden tarpeiden kehittynyttä arviointia, automaattisten raporttien avulla toteutetun arvioinnin luominen voi myös olla hyvä ratkaisu.
Sopimukset ja neuvottelut
Sopimukset ja neuvottelut ovat kriittisiä vaiheita Quote-to-Cash -prosessissa.
Manuaalisesti luodut sopimukset voivat olla täynnä vanhentuneita muotoiluja ja turhia lausekkeita sekä vaatia lukuisia manuaalisia muokkauksia, mikä voi johtaa pitkiin edestakaisiin neuvotteluihin tiimisi ja asiakkaan välillä.
Ratkaistakseen tämän ongelman monet yritykset turvautuvat sopimusten hallintatyökaluihin.
Alan tietojen mukaan 81 prosenttia yrityksistä aikookin ottaa käyttöönsä sopimusautomaatiotyökalun.
Älykkäät sopimustyökalut mahdollistavat reaaliaikaisen muokkauksen ja versionseurannan. Jokainen tiimin jäsen voi tarkastella sopimuksen päivitettyä versiota ilman ristiriitaisuuksia.
Tiimit voivat myös suoraan jakaa palautteensa ja kommenttinsa toisilleen sekä työskennellä yhdessä sopimusehtojen parantamiseksi aiheuttamatta viivästyksiä.
Hyväksynnät ja allekirjoitukset
Hyväksymisten ja allekirjoitusten seuranta on myös tärkeä tehtävä, joka vaatii jatkuvaa valvontaa.
Voi olla työlästä seurata manuaalisesti, missä vaiheessa kukin hyväksyntä on.
Määritä hyväksyntöjä varten automaattiset säännöt, kuten asiakassopimusten luokittelu niiden tärkeysjärjestyksen tai liikevaihdon perusteella.
Ota käyttöön sääntöjä, kuten vaatimus siitä, että asiakassopimuksen on siirryttävä viimeiseen vaiheeseen tietyn ajan kuluessa, tai että suuret kaupat käsitellään toimitusjohtajan allekirjoituksella jokaisessa vaiheessa.
Tieto siitä, että tiettyjä sääntöjä on noudatettava, auttaa tiimejä nopeuttamaan hyväksymisprosessia, mikä johtaa nopeampaan kauppojen klousaamiseen.
Voit myös ottaa käyttöön reaaliaikaisia muistutuksia, jotta tiimin jäsenet pysyvät ajan tasalla sopimuksen tilasta, ja integroida sähköisen allekirjoituksen työkalun, jotta tulostaminen tai skannaaminen ei ole enää tarpeen. Näiden muutosten ansiosta saat täyden näkyvyyden siihen, kuka on allekirjoittanut, mitä kauppoja on vireillä ja mistä löytyy pullonkauloja.
Työkalujen yhdistäminen
Kuten jo mainittiin, Quote-to-Cash – prosessiin osallistuu useita osastoja (esim. myynti, talous, RevOps ja asiakaspalvelu), jotka käyttävät prosessin hoitamiseen erilaisia työkaluja, kuten CRM:ää, kirjanpito-ohjelmistoja, sopimustyökaluja ja laskutusjärjestelmiä.
Siksi on tärkeää, että nämä työkalut on yhdistetty toimivaksi kokonaisuudeksi.
Kun tiedot kulkevat automaattisesti eri alustojen välillä, virheiden riski pienenee, toistuva tietojen syöttäminen poistuu ja varmistat, ettei dataa häviä eri vaiheiden välillä.
Se myös yksinkertaistaa edistymisen seurantaa.
Miten automatisointi auttaa?
Quote-to-Cash -ohjelmistomarkkinoiden odotetaan saavuttavan 2 749,76 miljoonaa Yhdysvaltain dollaria vuoteen 2031 mennessä.
Automaatio voi olla pelastaja, kun on kyse manuaalisten tehtävien aiheuttamien riskien ja virheiden poistamisesta Q2C -prosessissa.
Automatisoimalla toistuvia tehtäviä, kuten tarjousmallien manuaalista tarkistamista, hyväksyntöjen tilan seurantaa ja muistutusten lähettämistä tarjousten tarkistamista ja hyväksymistä varten, organisaatiot voivat poistaa paljon edestakaista viestintää , joka tyypillisesti tapahtuu sähköpostien, puhelinsoittojen tai henkilökohtaisen seurannan kautta.
Automaatio auttaa nopeuttamaan koko Q2C-työnkulkua ja antaa tiimeille reaaliaikaisen näkyvyyden sopimusten edistymiseen: missä vaiheessa mikäkin tarjous on, mitä toimenpiteitä on vireillä ja mitkä sopimukset on allekirjoitettu ja valmiina toimitettavaksi.
Näin myyntitiimit voivat käyttää enemmän aikaa potentiaalisten asiakkaiden etsimiseen sen sijaan, että tuhlaavat aikaa päivitysten jahtaamiseen jokaiselta osastolta.
Mistä tietää, että se toimii?
Kun olet ottanut automaation käyttöön Quote-to-Cash -prosessissasi, nyt on aika mitata sen onnistumista.
Keskeisten suorituskykyindikaattoreiden seuranta on tehokkain tapa määrittää, toimiiko automatisoitu ja yksinkertaistettu Q2C-prosessi tarkoitetulla tavalla.
Aloita seuranta:
- Kuinka kauan tarjousten luominen ja lähettäminen kestää?
Jos luvut osoittavat nopeaa läpimenoaikaa, strategiat toimivat.
- Kuinka nopeasti sopimukset allekirjoitetaan?
Lyhyempi allekirjoitussykli osoittaa, että sopimushallintatyökalusi auttaa virtaviivaistamaan hyväksyntöjä ja neuvotteluja.
- Mikä on keskimääräinen kaupan klousaamiseen kuluva aika?
Laske aika, joka kuluu ensimmäisen tarjouksen lähettämisestä siihen, kun viimeinen maksu on saatu asiakkaalta.
Keskimääräisen ajan lyheneminen osoittaa parannuksen prosessin kulkuun.
- Kuinka monta kauppaa viivästyy tai menetetään prosessiongelmien vuoksi?
Käy lopuksi läpi järjestelmä ja määritä niiden kauppojen määrä, jotka on menetetty tai peruutettu hyväksymisprosessien viivästymisen, sopimusehtojen epäjohdonmukaisuuksien tai muiden Q2C-prosessin taustalla olevien syiden vuoksi.
Jos nämä luvut paranevat sen jälkeen, kun olet yksinkertaistanut prosessia, muutoksesi toimivat.
Aloita pienestä, ja näet suuria tuloksia
Yksinkertaistaminen on avain menestykseen.
Aloita virtaviivaistamalla pieniä päivittäisiä toimintoja, kuten vireillä olevien hyväksyntöjen manuaalista tarkistamista tai päivitysten jakamisesta tiimille.
Näiden pienempien toimintojen automatisointi ja yksinkertaistaminen lisää itseluottamusta suurempiin tehtäviin, kuten kaikkien työkalujen ja työnkulkujen automatisointiin ja integrointiin yhdelle alustalle.
Quite-to-Cash -prosessin yksinkertaistaminen ja virtaviivaistaminen ei ainoastaan luo sujuvamman kokemuksen tiimisi jäsenille, vaan se tarjoaa saumattoman kokemuksen myös asiakkaillesi.
