Jos olet koskaan miettinyt, mitä tarkoitetaan sähköisellä allekirjoituksella, annamme tähän lyhyen vastauksen ja kerromme, miksi sinun pitäisi alkaa käyttää sähköistä allekirjoitusta työssäsi.
Aivan kuten mustekynällä tehty allekirjoitus, sähköinen allekirjoitus verkossa on eräs tapa allekirjoittaa asiakirjoja. Voit käyttää sähköistä allekirjoitustyökalua, jonka avulla voit allekirjoittaa asiakirjan yhdellä klikkauksella tai kirjoittaa allekirjoituksen digitaaliseen dokumenttiin hiirellä. Tämä on yksinkertaisesti sitä, mitä sähköinen allekirjoittaminen oikeastaan on. Mutta entä sen käytön hyödyt?
Olemme koonneet 16 sähköisen allekirjoituksen selkeintä etua, jotka voivat suoraan vaikuttaa liiketoimintaasi:
1. Sähköinen allekirjoitus säästää aikaa ja energiaa
On sanomattakin selvää, että paperin kaltaisten fyysisten materiaalien käsittely on aikaa vievää, kallista ja jättää paljon tilaa virheille. Sähköinen sopimus säästää vähintään 50 % paperisopimusten tekemiseen käytetystä ajasta. Kuvittele, miten paljon aikaa voit säästää, jos tiimissä on useampi kuin yksi henkilö, joka käsittelee sopimuksia päivittäin.
2. Harvalla on tulostin, mutta kaikilla on puhelin
Ei ole järkevää pyytää ihmisiä tulostamaan, allekirjoittamaan ja skannaamaan sopimuksesi, kun voit tehdä minkä tahansa laillisesti sitovan sopimuksen sähköisen allekirjoittamisen helposti yhdellä klikkauksella, millä tahansa laitteella. Liiketoiminnan ei tarvitse pysähtyä siksi, että et ole työpöytäsi ääressä.
Lue myös: Mikä on sähköinen allekirjoitus?
3. Myynnin onnistumisaste on jopa 94 % sähköisesti allekirjoitetuilla sopimuksilla
Tekemällä allekirjoittamisesta naurettavan helppoa prospektillesi millä tahansa laitteella, nostat onnistumisastetta ja lyhennät myyntisykliä. Mahdolliset asiakkaat saavat sähköpostin, jossa on suojattu linkki tarjoukseesi, ja he voivat allekirjoittaa sen helposti ilman sisäänkirjautumista.
4. Sähköinen allekirjoitus on turvallisempi kuin muste paperilla
Pätevän digitaalisen allekirjoituksen ansiosta voit olla varma, että asiakirjaasi ei ole peukaloitu allekirjoituksen jälkeen, ja että allekirjoittajan henkilöllisyys voidaan todistaa. Voit myös tarjota muita todentamistapoja, kuten allekirjoittamista tekstiviestillä tai sähköistä tunnistautumista.
5. Modernisoi julkisuuskuvasi sähköisellä allekirjoituksella
Yritätkö myydä milleniaaleille? Sitten sinun on tarjottava vaivaton digitaalinen kokemus, johon nämä diginatiivit ovat tottuneet. Digitaaliset sopimukset ovat interaktiivisia ja näyttävät upeilta laitteesta riippumatta. Ole mobiili kaikessa mitä teet.
6. Hallitse kaikkia B2B-sopimuksiasi
Antaako nykyinen prosessisi sinulle mahdollisuuden hallita sitä, kuka pääsee käsiksi sopimuksiisi tai voi tehdä muutoksia niihin? Oletko lopettanut sopimusten edestakaisin lähettämisen sähköpostitse? Jos vastauksesi on muuta kuin “kyllä”, olet vaikeuksissa – ainakin GDPR:n näkökulmasta. Sähköinen allekirjoitus tarjoaa sinulle mukavamman ratkaisun.
7. GDPR:stä puheen ollen; noudatatko sitä 100 prosenttisesti?
Sopimukset sisältävät henkilötietoja, ja GDPR:n myötä yleinen käytäntö lähettää sopimuksia edestakaisin sähköpostitse neuvotteluprosessin aikana ei ole enää turvallinen. Vaatimusten noudattaminen edellyttää täydellisen kirjausketjun luomista sopimusprosessin aikana tapahtuneista vuorovaikutuksista.
8. Aloita yhteistyö – lopeta pitkien sähköpostiketjujen luominen
Tee yhteistyötä reaaliajassa suoraan sopimuksella yhteistyökumppaneidesi ja kollegoidesi kanssa käymättä läpi pitkiä sähköpostiviestejä. He voivat kommentoida, ja sinä voit muokata ja päivittää ehdotusta tai sopimusta välittömästi. Sähköinen allekirjoitus syntyy yhdellä klikkauksella. Kaikki yhdellä alustalla – milloin tahansa, missä tahansa.
9. Kenellä on sopimuksen uusin versio?
Älä koskaan kysy tätä kysymystä enää. Digitaalisesta sopimuksesta on vain yksi versio, ja voit olla varma, että kaikki näkevät aina saman version kuin sinä.
10. Tiedä, mitä tapahtuu sopimuksen lähettämisen jälkeen
Onko prospektisi valmis ostamaan? Onko kollegasi avannut sopimuksen? Kuinka monta kertaa he ovat olleet vuorovaikutuksessa sen kanssa? Käytä näitä havaintoja hallitaksesi aikaa ja priorisoidaksesi tehtäviä. Ei enää arvailua.
11. Lopeta jankkaaminen, käytä sähköistä allekirjoitusta
Onko tiimissäsi ketään muuta, jonka on tarkistettava tai allekirjoitettava sopimus? Digitaalisten sopimusten avulla voit helposti määrittää työnkulkuja ja delegoida allekirjoitusoikeuksia. Tiimillesi ilmoitetaan ja heitä muistutetaan, kun on heidän vuoronsa toimia ja tehdä sähköinen allekirjoitus.
12. Etsitkö tiettyä sopimusta?
Allekirjoitetut sopimuksesi tallennetaan turvallisesti älykkääseen arkistoon, jonka avulla voit etsiä kaikista sopimuksista samanaikaisesti. Syötä avainsana, kuten asiakkaan etunimi, ja näet luettelon kaikista nimeen liittyvistä sopimuksista välittömästi.
13. Ei enää ylittyneitä määräaikoja sähköisellä allekirjoituksella
Pysy ajan tasalla tärkeistä sopimusten virstanpylväistä, kuten irtisanomisajasta, uusimisesta ja päättymisestä automaattisten ilmoitusten ja muistutusten avulla. Tämän vaiheen laiminlyönti johtaa usein reaktiiviseen ja tehottomaan prosessiin, jolloin yritykselle aiheutuu sääntöjen noudattamatta jättämisen, tulojen menetyksen, korkeampien kulujen ja muiden seuraamusten riski.
14. Yksi totuuden lähde
Käytä sopimusanalytiikkaa ymmärtääksesi ja seurataksesi myyntiä, hankintaa ja muita liiketoiminnan KPI-mittareita, kuten sykliaikoja, kauppojen voittoprosenttia, päättymis- ja uusimistilastoja, sopimustuloja ja -kuluja. Kaikki tämä ilman tietojen hakemista useista eri lähteistä.
15. Hyödynnä data työssäsi
Paperisten tai PDF-muotoisten sopimustesi muuntaminen digitaalisiksi sopimuksiksi mahdollistaa tietojen poimimisen sopimuksistasi työnkulkujen automatisoimiseksi, päätösten tekemiseksi ja liiketoiminnan edistämiseksi. Voit aina yhdistää digitaaliset sopimukset suosikkijärjestelmiisi. Työskentele älykkäämmin ja nopeammin datan avulla.
16. Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä; tee jotain hyvää planeetan eteen
Paperisopimusten tulostaminen ja skannaaminen vahingoittaa ympäristöä ja tuhlaa arvokkaita resurssejamme. Totuus on, että se ei ole enää tarpeen. Yhdessä voimme luoda tulevaisuuden, jossa sopimusten hallinta ei enää liity paperiin, kirjekuoriin, postikuluihin, tulostimiin ja skannereihin. Sähköinen allekirjoitus on ensimmäinen askel tätä kohti. Kaikki tämä ja paljon muuta voidaan tehdä sähköisellä allekirjoitusohjelmistolla, kuten Oneflowlla.
