Miksi sinun kannattaa ottaa käyttöön tekoäly hankinnoissa – Opas vuodelle 2025

Tekoäly muuttaa hankinnan pelisääntöjä. Se voi tehdä hankinnoista sujuvampia ja tehokkaampia kuin koskaan aiemmin. Tärkeintä on kuitenkin se, miten sitä käytetään. Tässä artikkelissa käymme läpi, miksi sinunkin kannattaa ottaa käyttöön tekoäly hankinnoissa.

Käydään läpi:

1. Miksi tekoälyä kannattaa käyttää hankinnoissa?
2. Miten tekoälyä kannattaa käyttää hankinnoissa?
3. Mitä tekoälytyökaluja kannattaa käyttää hankinnassa?
4. Mitkä ovat tekoälyn käytön hyödyt hankinnoissa?
5. Miten tekoäly vaikuttaa liiketoimintaan?

Mutta ennen kuin pääsemme siihen…

Mitä tekoäly oikeastaan on?

Tekoälyllä tarkoitetaan erilaisia tietokoneohjelmia ja ohjelmistoja, jotka pystyvät tekemään tehtäviä, joiden suorittaminen normaalisti vaatisi ihmisen älykkyyttä. Tekoälyohjelmistot on ohjelmoitu loogisilla algoritmeilla, jotka antavat niille kyvyn ”ajatella” ja toimia asianmukaisesti.

Tekoäly on ollut olemassa jo jonkin aikaa, mutta vasta ChatGPT:n käynnistäminen vuoden 2022 lopulla johti sen todelliseen läpimurtoon. Olemme luultavasti kaikki jo käyneet ainakin muutaman kerran ChatGPT:ssä. Piditpä sitä sitten kiehtovana, hieman pelottavana tai ihan turhana, voimme kaikki olla yhtä mieltä siitä, että olemme vasta raapaisemassa pintaa sen osalta, mitä tekoäly voi tehdä – erityisesti hankinnoissa.

Mitä on hankinta?

Hankinnalla tarkoitetaan yrityksessäsi tarvittavien tavaroiden ja palveluiden löytämistä ja ostamista. Siihen kuuluu monenlaisia tehtäviä, kuten mahdollisten toimittajien arviointi, sopimusneuvottelut ja suorituskyvyn seuranta.

Hankintaprosessi B2B:ssä alkaa tyypillisesti organisaation tarpeiden, kuten laitteiden tai palvelujen, tunnistamisella. Kun tarpeista on sovittu, hankintaryhmä arvioi mahdollisia toimittajia esimerkiksi kustannusten, toimitusaikojen ja luotettavuuden perusteella. Tiimi voi pyytää tarjouksia useilta toimittajilta parhaan mahdollisen hinnan löytämiseksi.

Kun toimittaja on valittu, hankintaryhmä neuvottelee sopimusehdoista, jotka usein sisältävät muun muassa hinnoittelun, toimitusaikataulut ja maksuehdot. On tärkeää huomata, että hankintaprosessissa ei ole kyse vain halvimman hinnan saamisesta, vaan myös sen toimittajan löytämisestä, joka voi tarjota organisaatiolle parhaan kokonaisarvon.

Kun sopimus on allekirjoitettu, hankintatiimi hallinnoi suhdetta toimittajaan ja varmistaa, että toimittaja toimittaa tavarat tai palvelut sovitulla tavalla. Tähän kuuluu toimittajan suorituskyvyn seuranta, esiin tuleviin ongelmiin puuttuminen ja sen varmistaminen, että toimittaja täyttää sopimuksen mukaiset velvoitteensa.

Katsotaanpa siis seuraavaksi, miten voit hyödyntää tekoälyä hankinnoissa.

1. Miksi ottaa käyttöön tekoäly hankinnoissa?

Tekoälyssä ei ole kyse vain hallinnollisten tehtävien poistamisesta tai minimoimisesta. Kyse on työn mahdollisimman tehokkaasta hallinnoinnista ja tavoitteiden saavuttamisesta mahdollisimman hyvin.

Seuraavassa on muutamia keskeisiä syitä, miksi sinun kannattaa ottaa käyttöön tekoäly hankinnoissa:

• Tehokkuuden parantaminen – Tekoäly voi auttaa sinua hallitsemaan tietojen syöttämistä ja laskujen hallintaa, jotka voivat olla aikaa vieviä tehtäviä.
• Parempi päätöksenteko – Kun hallinnollisiin tehtäviin kuluu vähemmän aikaa, hankintatiimilläsi on enemmän aikaa ajatella isommin – ja strategisemmin. Kun sinulla on enemmän aikaa laajempaan ajatteluun, hankintatiimilläsi on enemmän aikaa harkita tärkeitä päätöksiä ja jopa edistää hankintastrategiaasi.
• Parempi suunnittelu – Kun työviikossa on enemmän aikaa, hankintatiimisi voi tarkastella syvällisemmin organisaatiosi hankintatarpeita, niiden tilannetta ja sitä, miten niitä voidaan edistää.
• Hankintojen skaalaaminen – Jos haluat skaalata liiketoimintaasi, hankintatiimisi on olennainen osa tätä prosessia. Kun sinulla on enemmän aikaa, tiimisi voi etsiä toimittajia, jotka voivat tarjota enemmän tarvitsemaasi, parhaaseen mahdolliseen hintaan.

Nämä ovat vain neljä syytä, miksi sinun pitäisi ottaa käyttöön tekoäly hankinnoissa. Mahdollisuuksia on kuitenkin loputtomasti. Kun tekoälyteknologia kehittyy ja edistyy, sen rooli hankinnoissa tulee entistä välttämättömämmäksi.

2. Miten sinun tulisi käyttää tekoälyä hankinnoissa?

Nyt tiedät, miksi sinun kannattaa ottaa käyttöön tekoäly hankinnoissa. Mutta mitkä ovat tavat, joilla sitä voi käyttää?

Tässä muutamia keinoja, joilla voit hyödyntää tekoälyä hankinnoissa:

• Analysoi menosi – Tekoäly voi auttaa sinua analysoimaan menojasi, jotta ne olisivat mahdollisimman tehokkaita. Se voi auttaa vähentämään ylikulutusta, ja jotkin ohjelmistot voivat myös antaa suosituksia siitä, miten kustannuksia voidaan vähentää. Tämä on ratkaisevan tärkeää näinä vaikeina taloudellisina aikoina.
• Sopimusten hallinta yhdessä paikassa – Allekirjoitettujen sopimusten kirjoittaminen, skannaaminen, lähettäminen ja käsittely on monimutkainen prosessi. Onneksi tekoäly voi auttaa siinä. Sopimusten hallintaohjelmisto voi auttaa sinua luomaan, allekirjoittamaan ja tallentamaan kaikki sopimuksesi yhdessä paikassa. Sopimusten hallintaohjelmistoissa on jopa valmiita malleja, joten sinun tarvitsee luoda vain kerran yksi hahmotelma, ja voit sitten käyttää sitä hankinnoissa niin kauan kuin haluat.
• Kysynnän ennustaminen – Tekoäly käyttää aiempia ja reaaliaikaisia tietoja tarkastellakseen, miten tuotteiden kysyntä muuttuu. Tämä voi auttaa sinua suunnittelemaan jatkoa, jos olennaisen tarvikkeen hinta todennäköisesti nousee.
• Laskujen vaivaton käsittely – Laskutus on olennainen osa hankintoja, mutta se voi olla myös kaikkein haastavin osa. Onneksi on olemassa tekoälyteknologiaa, joka voi automatisoida koko prosessin ja varmistaa sujuvamman toimitusketjun.
• Oikean toimittajan löytäminen – tekoälyä voidaan käyttää toimittajien arviointiin ja asettamiseen paremmuusjärjestykseen esimerkiksi hinnan, laadun, toimitusaikojen ja suorituskykyhistorian perusteella.

Nämä ovat vain muutamia tapoja, joilla voit hyödyntää tekoälyä hankinnoissa. Parasta tekoälysä on se, että voit räätälöidä sen vastaamaan yrityksesi tarpeita.

Lue myös: 10 parasta hankintaohjelmistoa vuonna 2025

3. Tekoäly hankinnoissa: Mitä työkaluja sinun kannattaa käyttää?

Tekoälyä eri tavoin hyödyntäviä hankintatyökaluja on useita. Tässä on siis vain muutamia hienoja työkaluja:

• Oneflow

Oneflow on kaiken kattava sopimusten hallintatyökalu, jonka AI Assist -toiminto luo sopimuksen tyhjästä vain muutamassa hetkessä. Oneflown live-muokkausominaisuuden avulla voit myös päivittää sopimusehtoja reaaliaikaisesti neuvottelujen aikana. Kun on kyse sopimusten neuvottelusta ja hallinnasta, Oneflow on olennainen osa hankintaprosessia.

• Arkestro

Arkestro käyttää tekoälyä ennustamaan hankintojen suuntauksia. Käyttämällä koneoppimista se auttaa sinua näkemään tulevat trendit ja suunnittelemaan niiden mukaisesti. Ottamalla Arketron osaksi työnkulkujasi voit säästää rahaa ja pysyä kilpailijoitasi edellä.

• Vendr

Vendr on erikoistunut hankintoihin yrityksille, jotka ovat valmiita skaalautumaan. Vendrissä on dataan perustuvia suosituksia, joiden avulla löydät yrityksellesi sopivan työkalun heti ensimmäisellä yrittämällä. Parasta on, että Vendr on suunnattu erityisesti SaaS-yrityksille. Voit siis olla varma, että skaalautuminen tapahtuu juuri sinulle sopivalla ohjelmistolla.

• GEP SMART

GEP SMART on hankintaohjelmisto, joka auttaa sinua valvomaan menojasi reaaliaikaisten maksutietojen avulla. Sen lisäksi se auttaa sinua ennustamaan, miten menosi muuttuvat ajan mittaan. Parasta on, että GEP SMART on täysin pilvipohjainen, joten sinun ei tarvitse huolehtia jälleen uuden ohjelmiston lataamisesta hankintatiimillesi.

• Planergy

Planergy on kokonaisvaltainen alusta, joka käyttää tekoälyä hankinnoissa automatisoidakseen koko prosessin neuvotteluista aina maksuun asti. Se antaa reaaliaikaista tietoa menoistasi ja jopa vinkkejä siitä, miten voit tehostaa prosessejasi entisestään. Tavoitteena on vähentää hankintatiimisi hukkaan heitettyä aikaa ja resursseja.

4. Mitkä ovat tekoälyn käytön hyödyt hankinnoissa?

Tekoäly hankinnoissa tuo mukanaan niin monia etuja, että emme pysty listaamaan tähän ihan kaikkia. Tässä on siis vain muutamia niistä:

• Parempi menojen hallinta – Hyödyntämällä tekoälyn mukana tulevia kustannus- ja trendianalyysejä voit hallita menojasi täysin. Voit jopa nähdä tarkalleen, missä voit säästää ja mikä on korvaamatonta näinä vaikeina taloudellisina aikoina.
• Reaaliaikainen näkemys liiketoimintasi tarpeita vastaavista trendeistä – Tämä on avainasemassa, kun haluat tietää, mitä kannattaa ostaa ja milloin. Jos näet, että jonkin keskeisen tarvikkeen hinta on nousemassa, voit ostaa sitä enemmän. Vastaavasti, jos jonkin tuotteen hinta on laskemassa, voit lykätä sen ostamista siihen asti, kunnes näin tapahtuu.
• Sujuvammat ja nopeammat hankintaprosessit – aivan liian usein hankintaprosessi jumiutuu loputtomalta tuntuvaan paperityöhön. Tekoälyn käyttö hankinnoissa muuttaa tämän. Voit neuvotella, luoda sopimuksia, saada ne allekirjoitettua ja jopa maksaa laskut muutamalla klikkauksella, jolloin sinulle jää enemmän aikaa rakentaa hankintastrategiaasi.
• Kaikki hankintaan liittyvät materiaalisi yhdessä paikassa – Sen sijaan, että sinun tarvitsisi kaivella arkistokaappeja tai täyteen ahdettua Google-työtilaa, voit säilyttää kaikki tietosi, sopimukset ja asiakirjat yhdessä paikassa. Näin sinun on helpompaa pitää prosessi täydessä hallinnassa.

5. Mitkä ovat tekoälyn vaikutukset liiketoimintaan?

Kuten olemme jo nähneet sen käytön vaikutukset useissa työkaluissa (kuten Salesforcessa), tekoälyllä voi olla voimakas vaikutus liiketoimintaan. Seuraavassa on kolme helposti havaittavaa liiketoiminnallista hyötyä, joita tekoäly hankinnoissa tuo mukanaan:

• Vähemmän hallinnollista työtä, enemmän voittoja – Kun arkistointiin, tarkastuksiin ja muihin yleisiin hallinnollisiin tehtäviin kuluu vähemmän aikaa, hankintatiimisi voi käyttää enemmän aikaa siihen, mitä he parhaiten osaavat: hankkimaan parhaat mahdolliset sopimukset tärkeistä tarvikkeista. Kun sinulla on enemmän aikaa neuvotella, tiimisi voi lopulta saada paremman hinnan, mikä tarkoittaa pitkällä aikavälillä suurempaa voittoa.
• Parempi asiakaspysyvyys – Kun pystyt hankkimaan tarvikkeita nopeammin, voit pysyä kilpailijoittesi edellä. Kun sinulla on enemmän aikaa neuvotella sopimuksistasi, voit tarjota kilpailukykyisen hinnan, mikä on näinä aikoina tärkeää.
• Enemmän aikaa luovalle ajattelulle – Kaikkien hankintaosastojen on totuttava tekemään enemmän pienemmillä resursseilla. Kun hallinnollisiin tehtäviin kuluu vähemmän aikaa, tiimisi voi käyttää tämän ylimääräisen ajan uusien ja innovatiivisten tapojen löytämiseen budjetin maksimoimiseksi.

Lue myös: Hankinnan opas vuodelle 2025

Tiivistelmä

Tekoäly hankinnoissa muuttaa tapaamme työskennellä. Sen avulla hankintaosastot voivat neuvotella ja allekirjoittaa ostilauksia – olivatpa ne sitten fyysisiä tarvikkeita tai ohjelmistoja – aivan uudella tavalla.

Tekoäly muuttuu ja kehittyy jatkuvasti ja jo nyt käyttää esimerkiksi menojen analysointiin, kysynnän ennustamiseen ja laskujen käsittelyyn. Nämä ovat vain muutamia esimerkkejä sen käyttökohteista. Tekoäly hankinnoissa voi myös tarjota reaaliaikaista tietoa siitä, miten teet hankintoja, mihin käytät varojasi ja miten voit vähentää kustannuksia.

Tekoälyn käyttömahdollisuuksia ja hyötyjä hankinnoissa on runsaasti. Kaikki alkaa siitä, että löydät oikean tekoälyyn perustuvan hankintaohjelmiston organisaatiosi liiketoiminnan tarpeisiin.