Manuaaliset prosessit vievät yrityksen ja työntekijöiden aikaa – ja estävät organisaatiotasi keskittymästä olennaiseen. Kun prosessit ovat hajallaan, se vaikuttaa koko tiimiin, vaikka ylempi johto joutuisi puuttumaan niihin manuaalisesti tai muodostaisi tietosiiloja. Onneksi työnkulun hallinnan ei tarvitse olla taakka!
Optimoimalla työnkulut voit antaa organisaatiollesi, työntekijöillesi ja asiakkaillesi edellytykset menestykseen.
Jos olet valmis nostamaan työnkulkujen optimointipyrkimyksesi seuraavalle tasolle, jatka lukemista.
Tässä artikkelissa syvennymme siihen, mitä työnkulkujen optimointi tarkoittaa ja miksi sillä on merkitystä. Käymme myös läpi, miten voit optimoida työnkulkujasi onnistuneempien projektien ja suuremman tuottavuuden saavuttamiseksi.
Aloitetaanpa.
Mitä työnkulkujen optimointi on?
Työnkulkujen optimointi tarkoittaa työjärjestelmien automatisointia tuottavuuden parantamiseksi.
Työnkulkujen optimoinnin tavoitteena on tehdä työtä älykkäämmin ja vähentää ihmisen toimia, kun käytössä on ennalta määritellyt liiketoimintaprosessit.
Työnkulkuohjelmiston avulla voit korvata monia hallinnollisia tehtäviä, automatisoida muistutuksia ja luoda yhdenmukaisen järjestelmän.
Miksi työnkulkujen optimointi on tärkeää?
Onnistunut työnkulkujen optimointi tarkoittaa, että voit suojella arvokasta aikaasi ja kasvattaa liiketoimintaasi. Itse asiassa 48 prosenttia yrityksistä käyttää automatisoituja työnkulkuja tuottavuuden parantamiseksi.
Virtaviivaistetut työnkulut vähentävät myös inhimillisiä virheitä – ja korvaavat tarpeettomia vaiheita tiimiltäsi.
Kun käytössäsi on tehokkaat työnkulut, voit:
- Parantaa liiketoimintaasi sisältäpäin
- Poistaa tarpeettomia kuluja
- Edistää luottamusta ja avoimuutta
- Tehostaa tehtävien suorittamista
- Havaita prosessin pullonkaulat
- Allokoida resursseja paremmin
- Parantaa viestintää
- Vähentää tietosiiloja
- Nopeuttaa hyväksyntöjä
- Ja paljon muuta.
Nyt kun ymmärrät “mitä” ja “miksi” – siirrytään seuraavaksi “miten”-osioon.
Lue myös: CRM:n hyödyntäminen kannattavaan kasvuun
Miten optimoida työnkulut?
Valmistaudu tallentamaan tämä artikkeli ja tekemään muistiinpanoja.
Näin voit optimoida organisaatiosi työnkulut:
1. Selvitä organisaatiosi tavoitteet
Mikä on visiosi yrityksellesi?
Mikä on lopputavoitteesi ja yleinen missiosi?
Selvyyden saaminen siitä, mihin haluat mennä, on ratkaisevan tärkeää, jotta ymmärrät, mihin työnkulut kannattaa keskittää.
Jos esimerkiksi haluat luoda verkkouutissivuston, joka kilpailee Iltasanomien kanssa, tarvitset erittäin tarkat sisällönhallintaprosessit.
Jos haluat kasvattaa myyntiosastoasi ja lisätä SaaS-myyntiä 25 prosenttia, tarvitset moitteetonta liidien pisteytystä ja konversioon keskittyviä työnkulkuja.
Kun määrittelet tavoitteitasi, voit asettaa ne SMART-tavoitteiksi. Nämä tavoitteet ovat selkeitä, seurattavissa ja saavutettavissa.
Pidä tavoitteesi päällimmäisenä mielessäsi, kun käymme läpi loput vaiheet.
2. Hahmottele ja dokumentoi toimintasi
Millä toiminnoilla yrityksesi operoi tällä hetkellä? Mitä osastoja teillä on? Miten saatte työnne tehtyä?
Laadi toimintakatsaus ja dokumentoi se.
Jos organisaatiosi on suuri, luokittele mahdollisimman paljon.
Tässä on yksinkertainen toimintojen yleiskatsausmalli, jota voit käyttää:
(Yrityksen nimi) Toimintojen yleiskatsaus
(osaston tyyppi, esim. ”myynti”)
Tyypillisiä toimintoja:
- A (”Käyttää LinkedIniä prospektien tunnistamiseen.”)
- B (”Lisää prospektit manuaalisesti CRM:ään”)
- C (”Pisteyttää uudet prospektit manuaalisesti”)
Tätä mallia voidaan soveltaa myös kaikkiin muihin osastoihin organisaatiossasi.
3. Tarkasta nykyiset työnkulut
Jos sinulla on työnkulkuja, jotka on määritetty työnkulkuohjelmiston avulla, nyt on aika varmistaa, että ne palvelevat sinua edelleen. Tarkista jokainen niistä ja etsi mahdollisuuksia virtaviivaistaa niitä.
Jos teet useimmat asiat manuaalisesti, on aika tarkastaa myös nämä.
Mitkä toiminnot vievät liikaa työntekijän aikaa? Mitkä niistä vievät yrityksen budjettia? Mitkä niistä haittaavat asiakkaiden menestystä tai saavat projektit kestämään liian kauan?
Muista myös kirjata ylös, mikä toimii hyvin – ja katso, voitko jäljitellä sitä muissa prosesseissa.
Älä unohda tarkastaa myös prosessien hallintaan käyttämiäsi työkaluja tai varastoja.
Yksi työnkulkujen optimoinnin päätavoitteista on saavuttaa tavoitteesi – samalla kun käytetään mahdollisimman vähän resursseja ja varmistetaan tietoturva.
Kun tarkastelet tuottavuusekosysteemien optimointia, ota huomioon kaikki niiden käyttämän teknologian tekijät. Tämä koskee myös taustajärjestelmiä, kuten datakeskuksia. Voit esimerkiksi valita kestävän datakeskustoimittajan varmistaaksesi, että tekniikkasi on luotettavasti käytettävissä ja maksimoit samalla energiatehokkuuden.
Harkitse myös muita back-end-kerroksia, kuten yritysten salasanojen hallintaa ja todennusta.
Esimerkiksi yksi nykyaikaisen työnkulkujen optimoinnin tärkeimmistä haasteista on tarjota käyttäjille ja osastoille asianmukaiset tekniikan käyttöoikeustasot.
Jos sinulla ei ole turvallista tapaa antaa käyttäjille käyttöoikeuksia pyytämättä tunnistetietoja, saatat asettaa organisaatiosi kyberrikosten vaaraan. Tässä skenaariossa voit valita esimerkiksi OAuth 2.0:n, jonka avulla voit antaa tiimin jäsenille pääsyn järjestelmiin.
Tämä auttaa käyttäjiä kirjautumaan sisään nopeasti uhraamatta heidän (tai yrityksesi) tietoturvaa.
4. Luo hienostuneempi prosessi
Korosta tarkastuksen aikana dokumentoimasi tehottomat prosessit ja kehitä strategioita niiden parantamiseksi.
Harkitse operatiivisen ”työryhmän” kokoamista, jotta voitte käsitellä asiaa yhdessä.
Tämä voi tarkoittaa toiminnanjohtajaa ja muita mahdollisesti tarvitsemiasi prosessituen asiantuntijoita.
Lue myös: Verkkoyrittäjän ajanhallinta: 5 strategiaa tuottavuuden lisäämiseksi
5. Käytä työnkulkuihisi sopivia työkaluja
Tutustu G2:een tai Capterraan ja lue työnkulun hallintaohjelmistoista, kuten projektinhallintatyökaluista, tuottavuusohjelmistoista ja tiimityösovelluksista.
Yrityksellesi sopivat työkalut vaihtelevat. Ota huomioon toimialasi, työnkulun tarkastuksen tulokset ja päämääräsi löytääksesi sinulle sopivat sovellukset. Jos sinulla on työryhmä, varmista, että he auttavat sinua tässä vaiheessa.
Rekisteröidy ilmaisiin kokeiluversioihin ja testaa ominaisuuksia sekä määritä mallityönkulkuja, jotta näet, onko työkalu sopiva sinulle.
Tutustu samalla myös muihin teknologiavaihtoehtoihin, joita tiimisi voi käyttää älykkäämpään työskentelyyn.
Jos esimerkiksi johtamasi EdTech-brändi on erikoistunut opastusvideoihin, harkitse tekoälypohjaisten tekstistä puheeksi -ohjelmistovaihtoehtojen testaamista, jotta voit säästää aikaa äänen tallentamisessa ja muokkaamisessa. Voit myös luoda ääntä brändisi erityisellä tyylillä ja sävyllä ja säätää kieltä, jos toimit kansainvälisesti.
Jos omistat graafisen suunnittelutoimiston, joka on erikoistunut B2C-brändäykseen, harkitse kuvien tekemiseen tarkoitettujen tekoälyvaihtoehtojen testaamista, jotta voit säästää aikaa logojen suunnittelussa. Voit luoda myös muita brändielementtejä, kuten suunnittelumalleja, verkkosivusisältöä, sosiaalisen median tarinamalleja tai jopa yrityksesi nimen, jos olet vasta aloittamassa.
Muita työkaluja, joihin kannattaa tutustua, ovat mm:
- Videoneuvottelutyökalut
- Relevantit integraatiot
- Virtuaaliset whiteboardit
- Muistiinpanotyökalut
- Chat-työkalut
Tekoälytyökalut ovat uusi normi, sillä 77 prosenttia yrityksistä joko käyttää tai aikoo käyttää tekoälytyökaluja tällä hetkellä. Vaikka tekoälyyn ei kannata luottaa liikaa, näiden työkalujen hyödyntäminen työnkulkujen virtaviivaistamisessa voi auttaa sinua pääsemään nopeammin eteenpäin.
6. Määritä optimaaliset työnkulut ja automatisoi kaikki, mitä voit
Kun olet testannut mahdollisia työkaluvaihtoehtoja, valitse tiimisi kanssa yhdessä parhaat vaihtoehdot.
Käyttäkää auditoinnissa tehtyjä muistiinpanoja ja viittatkaa työnkulkujen optimointistrategioihin, joista tiiminne keskusteli vaiheessa neljä.
Määritä työnkulut, jotta näitä strategioita voidaan testata.
Muista käyttää ohjelmistovalintojasi virtaviivaistamaan mahdollisimman monia toistuvia tehtäviä – erityisesti niitä, joita ihmisen ei tarvitse tehdä.
Voit myös osallistua työnkulkujen automatisointikoulutukseen, jossa voit oppia erilaisista automaatioresepteistä ja siitä, miten ne voivat auttaa sinua säästämään aikaa.
Lisätukea saat ottamalla yhteyttä kuhunkin työkaluun liittyvään asiakastukeen ja selvittämällä, millaisia käyttöönottovaihtoehtoja heillä on. Jotkin SaaS-yritykset tarjoavat tukea ja mukautettua koodausta tai voivat ohjata sinut asiantuntijan luo.
Paras tapa onnistua?
Etsi operatiivinen johtaja, jolla on kokemusta toimialaltasi. Hänellä on myös oltava vankka työnkulkujen automatisoinnin asiantuntemus – ja tapa todistaa se.
7. Varmista asianmukainen täytäntöönpano
Hienosäädä uusia työnkulkuja, kunnes sinulla on järjestelmä, joka vie organisaatiosi kohti päämäärääsi.
Kouluta tiimisi näihin uusiin työnkulkuihin ja harkitse kokeilupäivän järjestämistä kaikille osastoille niiden testaamiseksi.
Kun kaikki osaavat käyttää niitä, tee järjestelystä virallinen. Aloita uusien työnkulkujen käyttö ja paranna niitä ajan myötä.
Lue myös: Mikä on asiakirjahallintajärjestelmä (DMS)?
8. Suorita työnkulkuanalyysi kuukausittain
Tarkasta ja tarkenna työnkulkujen optimointitekniikoita vähintään kuukausittain.
Harkitse ainakin yhden operatiivisen johtajan varaamista tämän prosessin pilotointia varten. Hän voi auttaa organisaatiotasi toteuttamaan jatkuvaa parantamista.
Voit myös harkita kyberturvallisuusasiantuntijan palkkaamista varmistaaksesi, että työnkulut ovat aina täysin turvallisia. Pyydä häntä tarkastamaan tietojärjestelmät, käyttäjien todennustyökalut ja prosessitekniikka varmistaaksesi, ettei mikään ole vaarassa.
Kysy, onko heillä muita protokollia, joita voit ottaa käyttöön, ja tarjoavatko he kyberturvallisuuskoulutusta.
Järjestä kyberturvallisuuskoulutusta kaikilla osastoilla ja lähetä säännöllisiä päivityksiä muistuttaaksesi tiimin jäseniä siitä, miten tiedot pidetään turvassa.
Tiivistelmä
Aikasi on kallisarvoista – ja suuret unelmasi eivät ehdi odottaa.
Vaikka yrityksellesi omistautuminen on ratkaisevan tärkeää, ylitöihin tai manuaalisiin prosesseihin turvautuminen ei loppupeleissä kannata.
Siksi on ratkaisevan tärkeää, että käytössäsi on integroituja tuottavuusekosysteemejä.
Ja voit saada niitä luomalla optimoituja työnkulkuja tavoitteidesi mukaisesti.
Jos olet valmis luomaan hyvin öljytyn systeemin, varaa aikataulustasi hetki ja toimi käsittelemiemme vaiheiden mukaisesti.
Malja menestyksellesi!
_________________________________________________________________________
Kirjoittajasta:
Luca Ramassa on LeadsBridgen markkinointiasiantuntija, joka suhtautuu intohimoisesti markkinointiin ja teknologiaan. Hänen tavoitteenaan on auttaa yrityksiä parantamaan verkkoimagoaan ja viestintästrategiaansa.
