Handmatige processen kosten tijd van het bedrijf en de medewerkers – en zorgen ervoor dat je organisatie zich niet kan concentreren op wat belangrijk is. Van het vereisen van handmatige tussenkomst van het hoger management tot het vormen van informatiesilo’s, wanneer je versnipperde processen hebt, heeft dat invloed op het hele team. Gelukkig hoeft workflowoptimalisatie geen last te zijn.
Door je workflows te optimaliseren, kun je je organisatie, medewerkers en klanten klaarstomen voor succes.
Als je klaar bent om je inspanningen voor het optimaliseren van je workflows te verbeteren, lees dan verder.
In dit artikel gaan we dieper in op wat workflowoptimalisatie betekent en waarom het belangrijk is. We bespreken ook hoe je je werkstromen kunt optimaliseren voor succesvollere projecten en een hogere productiviteit.
Laten we beginnen.
Wat is workflowoptimalisatie?
Workflowoptimalisatie betekent het automatiseren van je werksystemen om de productiviteit te verhogen.
Het doel van workflowoptimalisatie is om slimmer te werken en menselijke tussenkomst te verminderen door vooraf gedefinieerde bedrijfsprocessen in te stellen.
Met workflowsoftware kun je veel administratieve taken vervangen, herinneringen automatiseren en een op elkaar afgestemd systeem creëren voor alles wat je doet.
Waarom is workflowoptimalisatie belangrijk?
Succesvolle workflowoptimalisatie betekent dat je je kostbare tijd kunt beschermen en in plaats daarvan je bedrijf kunt laten groeien. In feite gebruikt 48% van de bedrijven geautomatiseerde workflows om de productiviteit te verbeteren.
Gestroomlijnde workflows verminderen ook menselijke fouten – en vervangen onnodige stappen die teamleden zouden moeten nemen om een opdracht te voltooien.
Met efficiënte workflows kun je:
- Je bedrijf van binnenuit verbeteren
- Onnodige kosten voorkomen
- Vertrouwen en transparantie bevorderen
- Voltooiing van taken stroomlijnen
- Procesknelpunten opsporen
- Middelen betertoewijzen
- Communicatie verbeteren
- Informatiesilo’s verminderen
- Goedkeuringen versnellen
- En nog veel meer
Nu je duidelijk bent over het “wat” en het “waarom”, laten we het eens hebben over het “hoe”.
Hoe optimaliseer je je workflows?
Sla dit artikel op en maak aantekeningen.
Hier lees je hoe je de workflows van je organisatie kunt optimaliseren:
1. Krijg duidelijkheid over je organisatiedoelen
Wat is je visie voor je bedrijf?
Wat is je einddoel en algemene missie?
Duidelijk krijgen waar je naartoe wilt is cruciaal om te begrijpen waar je je workflows op moet richten.
Als je bijvoorbeeld een online nieuwsmagazine wilt maken dat concurreert met de Huffington Post, dan heb je zeer verfijnde contentmanagementprocessen nodig.
Als je je verkoopafdeling wilt laten groeien en de sales van SaaS met 25% wilt vergroten, dan heb je onberispelijke lead scoring en conversiegerichte workflows nodig.
Wanneer je je doelen definieert, kun je ze als SMART-doelen stellen. Deze doelen zijn duidelijk, traceerbaar en haalbaar.
Houd je doelen in gedachten terwijl we de rest van de stappen doorlopen.
2. Schets en documenteer je activiteiten
Welke activiteiten runnen je bedrijf op dit moment? Welke afdelingen heb je? Hoe krijg je werk gedaan?
Maak een overzicht van je activiteiten en documenteer dit.
Als je een grote organisatie hebt, zorg er dan voor dat je zoveel mogelijk categoriseert.
Hier is een eenvoudig model voor een bedrijfsoverzicht dat je kunt gebruiken:
(Bedrijfsnaam) Bedrijfsoverzicht
(Type afdeling, bijvoorbeeld “Sales”)
Typische activiteiten:
- A (“LinkedIn gebruiken om potentiële prospects te identificeren”)
- B (“Handmatig prospects toevoegen aan ons CRM”)
- C (“Nieuwe prospects handmatig scoren”)
- D
Dit model is toepasbaar op alle andere afdelingen binnen je organisatie.
3. Controleer je huidige workflows
Als je workflows hebt ingesteld met workflowsoftware, is dit het moment om te controleren of ze je nog steeds van dienst zijn. Bekijk ze allemaal en zoek naar mogelijkheden om ze te stroomlijnen.
Als je de meeste dingen handmatig doet, is het ook tijd om die te controleren.
Welke handelingen kosten je werknemers te veel tijd? Welke slokken het budget van het bedrijf op? Welke belemmeren het succes van de klant of zorgen ervoor dat projecten te lang duren?
Noteer ook wat goed werkt en kijk of je dat kunt kopiëren met andere processen.
Vergeet niet om ook de specifieke tools of magazijnen die je gebruikt om processen te beheren te controleren.
Een van de belangrijkste doelen van workflowoptimalisatie is het bereiken van de doelstellingen van de workflow – terwijl er zo weinig mogelijk middelen worden gebruikt en de beveiliging van data wordt gewaarborgd.
Als je kijkt naar het optimaliseren van je productiviteitsecosystemen, houd dan rekening met alle factoren van de technologie die ze gebruiken. Dit geldt ook voor back-end systemen, zoals datacenters. Je zou bijvoorbeeld kunnen kiezen voor een duurzame leverancier van datacenters om ervoor te zorgen dat je technologie betrouwbare uptimes heeft en tegelijkertijd energiezuinig is.
Denk ook aan andere back-end lagen, zoals het beheer van zakelijke wachtwoorden en authenticatie.
Een van de grootste uitdagingen van moderne workflowoptimalisatie is bijvoorbeeld het bieden van de juiste technische toegangsniveaus aan gebruikers en afdelingen.
Als je geen veilige manier hebt om gebruikers toegang te geven zonder om referenties te vragen, kun je je organisatie in gevaar brengen voor cybercriminaliteit. In dit scenario zou je kunnen kiezen voor OAuth 2.0 om teamleden toegang te geven tot je technische stapel.
Dit helpt gebruikers snel in te loggen zonder dat dit ten koste gaat van hun data (of die van je bedrijf).
4. Creëer een meer verfijnd proces en systeem voor alles
Markeer de inefficiënte processen die je tijdens je audit hebt gedocumenteerd en bedenk manieren om ze te verbeteren.
Overweeg om samen te komen met een operationele “taskforce” om dit samen aan te pakken.
Dit kan een operationeel directeur, operationeel manager en andere procesondersteunende specialisten zijn die je nodig hebt.
Lees ook: Timemanagement voor online ondernemers: 5 strategieën om productiviteit te verhogen
5. Gebruik de juiste tools voor je workflows
Ga naar G2 of Capterra om meer te lezen over software voor workflowbeheer, zoals tools voor projectbeheer, productiviteitssoftware en apps voor teamsamenwerking.
De tools die geschikt zijn voor jouw specifieke bedrijf zullen variëren. Houd rekening met je industrie, de resultaten van workflow audits en het einddoel om de juiste apps voor jou te vinden. Als je een werkgroep hebt, zorg er dan voor dat zij je helpen met deze stap.
Meld je aan voor gratis proefversies, test features en zet namaakworkflows op om te zien of een tool geschikt is voor jou.
Als je hier toch bent, kijk dan ook eens naar andere technologische opties die je team kan gebruiken om slimmer te werken.
Als je bijvoorbeeld een EdTech merk hebt dat gespecialiseerd is in uitlegvideo’s, overweeg dan om AI tekst-naar-spraak software te testen om tijd te besparen bij het opnemen en bewerken van audio. Je kunt ook audio genereren in de specifieke stijl en toon van je merk en de taal aanpassen als je een internationaal publiek bedient.
Of, als je een grafisch ontwerpbureau hebt dat gespecialiseerd is in B2C branding, overweeg dan het testen van AI logomakeropties om tijd te besparen bij het ontwerpen van logo’s. Je kunt ook andere merkelementen genereren, zoals ontwerpen voor merchandise, website templates, social media Story templates of zelfs je bedrijfsnaam als je net begint.
Andere tools waar je naar kunt kijken zijn onder andere:
- Tools voor videoconferenties
- Relevante integraties
- Virtuele whiteboards
- Tools om aantekeningen te maken
- Chat tools
AI-tools zijn de nieuwe norm: 77% van de bedrijven gebruikt AI-tools of is van plan deze te gaan gebruiken. Hoewel het een goed idee is om niet te veel op AI te vertrouwen, kan het gebruik van deze tools om je workflows te stroomlijnen je helpen om je concurrenten voor te blijven.
6. Zet optimale workflows op en automatiseer wat je kunt
Nadat je de mogelijke tools hebt getest, moet je met je team afspreken welke het beste werken.
Gebruik de aantekeningen van je audit en verwijs naar de strategieën voor workflowoptimalisatie die je team in stap vier heeft besproken.
Stel je workflows in om deze strategieën te testen.
Zorg ervoor dat je software gebruikt om zoveel mogelijk herhalende taken te stroomlijnen – vooral de taken waar je geen mensen voor nodig hebt.
Je kunt ook trainingen in workflowautomatisering volgen om meer te leren over de verschillende automatiseringsrecepten en hoe ze je kunnen helpen tijd te besparen.
Neem voor extra ondersteuning contact op met de klantenservice die bij elke tool hoort om te zien wat voor inwerkopties ze hebben. Sommige SaaS-bedrijven bieden workflowondersteuning en aangepaste codering of kunnen je doorverwijzen naar een specialist.
Je beste gok?
Zoek een operationeel directeur (bij voorkeur de jouwe) met ervaring in jouw industrie. Ze moeten ook een gedegen expertise hebben op het gebied van workflowautomatisering – en een manier om het te bewijzen.
7. Zorg voor een goede implementatie
Verfijn je nieuwe workflows totdat je een definitief systeem hebt dat je organisatie op het juiste spoor zet om je einddoel te bereiken.
Train je team op deze nieuwe workflows en overweeg een proefdag voor alle afdelingen om ze uit te testen.
Als iedereen weet hoe ze moeten worden gebruikt, maak het dan officieel. Begin je nieuwe workflows te gebruiken en verbeter ze na verloop van tijd.
En over herhalen gesproken …
Lees ook: Wat is een document management system (DMS)?
8. Voer elke maand een workflowanalyse uit
Voer minimaal elke maand een audit uit en verfijn je workflowoptimalisatietechnieken.
Overweeg om ten minste één operations manager aan te wijzen om dit proces te begeleiden. Zij kunnen helpen om je organisatie verantwoordelijk te houden voor continue verbetering.
Je kunt ook overwegen om een cyberbeveiligingsspecialist in te huren om ervoor te zorgen dat je workflows volledig veilig zijn. Laat hem je data systemen, user authentication tools en procestechnologie doornemen om er zeker van te zijn dat er niets in gevaar is.
Vraag of ze andere protocollen hebben die je kunt implementeren en of ze cyberbeveiligingstrainingen aanbieden.
Zorg voor cyberbeveiligingstrainingen op alle afdelingen en stuur regelmatig updates om teamleden eraan te herinneren hoe ze data veilig kunnen houden.
Conclusies
Je tijd is kostbaar – en je grote droomdoelen hebben geen tijd om te wachten.
Jezelf inzetten voor je bedrijf is cruciaal, maar overwerken of vertrouwen op handmatige processen put je organisatie als geheel uit.
Daarom is het van cruciaal belang om geïntegreerde productiviteitsecosystemen te hebben.
En die kun je hebben door geoptimaliseerde workflows te creëren in lijn met je doelstellingen.
Als je klaar bent om een goed geoliede operationele machine te creëren, maak dan tijd vrij in je agenda om de stappen die we vandaag hebben behandeld uit te voeren.
Op jouw succes!
