Hedin bil säästää aikaa ja rahaa Oneflown avulla.

10 tuntia

vähemmän hallinnollista työtä viikossa

<1 kuukausi

positiiviseen ROI:hin

hedin bil oneflow

Hedin Bilillä on runsaat sata toimipaikkaa ympäri Ruotsia, ja se on valtaosa ruotsalaisista tuntee sen suurena ruotsalaisena autokauppiaana. Konsernissa työskentelee noin 3 300 työntekijää, ja he aloittivat toimimalla Ruotsin merkittävimpien automerkkien jälleenmyyjinä ja edustajina. Oneflown ansiosta henkilöstöosasto on pystynyt virtaviivaistamaan liiketoiminnassa käsiteltävien sopimusten hallintaa. Työaikaa säästyy useita tunteja viikossa, ja henkilöstöllä on täysi hallinta sopimuksista GDPR-turvallisessa järjestelmässä.

Ongelma

Hedin Bilin HR-Business Partners Elin Skoglundin ja Eva Ekströmin työn haasteista suuri osa on ennakointiin ja ennustamiseen liittyvää. Yrityksen kasvaessa paljon nopeasti haasteita on ollut rutiinien ja prosessien aikaa saamisessa. Ennen Oneflow:ta kaikki liiketoiminnan sopimukset allekirjoitettiin käsin, mikä kävi lopulta kestämättömäksi. Väärinkäsitykset olivat yleisiä, sopimukset eivät olleet yhdenmukaisia ja osa sopimuksista oli kirjoitettu väärin. Ennen kaikkea sopimusten kulku ei ollut GDPR:n mukaista. Yli 3000 henkilön hallinto oli hyvin hankalaa kaikkien pyöritellessä useita erilaisia sopimuksia.

"Sopimusten laatiminen, hyväksyminen ja hallinnointi valtavalle joukolle ihmisiä söivät hirvittävän suuren osan työajastani. Sopimusprosessin valvonta kävi miltei mahdottomaksi heti, kun lähetin sopimuksen postitse tai sähköpostitse: tavoittaako se varmasti oikean henkilön?”

Hedin Bilin ratkaisu

Hedin Bilillä oli tarve hyvin yksinkertaiselle ja joustavalle järjestelmälle, joka automatisoi tietyt sopimusprosessin osat. Näin sopimusprosessi olisi yhteneväinen sopimusten hallinnan kanssa. Oneflow ratkaisi kaikki tarkistusluettelon kohteet:

  • Käyttäjäystävällisyys
  • Automatisoidut sopimusmallit
  • Tuki sopimusten kansionhallinnalle
  • Mahdollisuus asettaa sääntöjä, kuten sopimuksen automaattinen poistaminen

Oneflown käyttö Evan ja Elinin tiimeissä alkoi ongelmitta ja sitä laajennettiin asteittain. Nykyään Oneflow on heillä käytössä käytössä kaikessa, mikä edellyttää allekirjoitusta: työsopimukset, yhteistyösopimukset, pöytäkirjat – kaikki. Eva on iloisesti yllättynyt siitä, miten sujuvasti kaikki on sujunut aina toteutuksesta positiivisiin tuloksiin.

“Sileä” on täydellinen termi kuvaamaan Hedin Bilin Oneflow-kokemuksesta, eikä tämä koske pelkästään HR-toimintoja: myös palkkahallinto hyötyy, koska heille saapuu ilmoitus joka kerta, kun uusi työsopimus allekirjoitetaan.

"Oneflown 100-prosenttinen digitaalisuus tekee siitä niin yksinkertaisen ja joustavan. Jos haluan esimerkiksi lisätä ylimääräisen allekirjoittajan, voin tehdä sen yksinkertaisesti nappia painamalla. Jos taas haluan muuttaa sopimuksen alkamispäivää, päivitän sen reaaliajassa ja teen uuden allekirjoituksen."

Tulokset

Oneflow on taatusti säästänyt huomattavasti aikaa Elinin ja Evan työpäivissä. Sopimusten mahdollisista virheistä tai puutteista päästään helpommin eroon vain muutamalla napinpainalluksella. Näin työntekijöille jää enemmän aikaa keskittyä oikeisiin asioihin.

Elin ja Eva ovat lisäksi kärryillä koko ajan siitä, missä vaiheessa on. Jos jokin osapuoli esimerkiksi viivästelee allekirjoittamisen kanssa, heillä on mahdollisuus ottaa aktiivisempi ote tapaukseen. Heille on ensimmäisestä päivästä ollut selvää, että Oneflow on tärkeä työkalu, jolla on saa hallinnan ja yleiskuvan sopimusprosessista.

"Oneflow toimii sopimustietokantana, jossa voin helposti tarkastella työntekijän sopimushistoriaa ja nähdä henkilön, joka ne on sekä luonut että allekirjoittanut. Sopimukset eivät myöskään voi eksyä tai olla väärässä paikassa. GDPR:n näkökulmasta Oneflow on erinomainen, koska se on suljettu järjestelmä."

Elin ja Eva arvioivat säästävänsä useita tunteja viikossa Oneflown avulla ja mainitsevat, että sisäiset sopimukset voidaan allekirjoittaa ja viimeistellä noin viiden minuutin kuluessa. Joten: suosittelisivatko he Oneflowia muille?

"Kyllä, epäilemättä! Sekä johtajat että työntekijät arvostavat Oneflowta uskomattomasti."

Heistä

Elin Skoglund ja Eva Ekström

HR Business Partners, Hedin Bil

Liikevaihto: 24,5 miljardia Ruotsin kruunua koko konsernille

Työntekijöiden määrä: noin 3300

Haluatko tietää, miten voit työskennellä älykkäämmin ja tehokkaammin sopimuksilla?

Lisää yrityksesi ja sähköpostiosoitteesi, niin varaamme henkilökohtaisen esittelyn!