La gestion manuelle des contrats peut coûter plus cher que vous ne le pensez. En effet, le travail manuel est souvent source d’inefficacité et d’erreurs coûteuses. Notre récente enquête auprès des clients a révélé que l’automatisation des contrats peut vous aider à récupérer 4 heures par semaine pour vous concentrer sur d’autres tâches plus importantes que la perte de temps liée au travail manuel.

Que feriez-vous avec quatre heures supplémentaires par semaine ?

Pour les professionnels de la vente, des ressources humaines et du droit, le temps, c’est de l’argent, et les processus obsolètes peuvent entraîner des opportunités manquées et des problèmes de conformité. Pensez-y : avec seulement quatre heures de plus par semaine, combien d’affaires supplémentaires pourriez-vous conclure, de candidats pourriez-vous embaucher ou d’examens juridiques pourriez-vous finaliser ?

Comprendre ces coûts cachés est la première étape vers la mise en œuvre de solutions efficaces. La rationalisation de vos flux de travail contractuels n’est pas seulement une question de commodité, c’est aussi une question de compétitivité et de conformité dans le paysage commercial actuel, qui évolue rapidement.

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Pourquoi la gestion manuelle des contrats est-elle inefficace ?

S’appuyer sur des processus manuels tels que les traitements de texte et les feuilles de calcul peut conduire à :

• Des tâches chronophages : La rédaction, la révision et la gestion manuelle des contrats ralentissent les activités de l’entreprise.
• Augmentation des taux d’erreur : En l’absence de contrôles automatisés, les erreurs dans les contrats sont plus susceptibles de se produire.
• Un manque de visibilité : Le suivi manuel de l’état d’avancement des contrats rend difficile le contrôle de la progression et des délais.

Selon Procurement Tactics, une gestion inefficace des contrats peut entraîner divers problèmes, tels que des pertes de revenus et des erreurs dans les accords.

Sur le marché concurrentiel d’aujourd’hui, ces inefficacités ne sont pas seulement coûteuses en temps, elles peuvent aussi nuire aux relations avec les clients et ternir la réputation de votre organisation.

Quelles sont les conséquences concrètes d’une gestion manuelle des contrats ?

Une gestion inefficace des contrats peut entraîner de lourdes sanctions financières. Par exemple, en 2023, l’entreprise de défense RTX (anciennement Raytheon) a accepté de payer plus de 950 millions de dollars de pénalités pour mettre fin à des enquêtes gouvernementales sur des allégations de fraude contractuelle et de corruption impliquant l’armée de l’air du Qatar.

Cette affaire montre qu’une mauvaise surveillance des contrats peut entraîner des amendes considérables et nuire à la réputation de l’entreprise. Même les organisations qui n’ont pas commis d’infractions à la réglementation perdent souvent des revenus en raison de leur inefficacité.s, with studies showing companies can lose as much as 9% of annual revenue from poor contract management practices.

Comment la gestion manuelle des contrats amplifie-t-elle les risques et compromet-elle la conformité ?

La gestion manuelle des contrats augmentent le risque de non-conformité aux réglementations, ce qui entraîne des sanctions juridiques. Au-delà des problèmes juridiques, des clauses contractuelles incohérentes ou peu claires peuvent conduire à des litiges, ce qui peut faire dérailler des opérations commerciales essentielles et nuire à la confiance des clients.

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Comment remplacer la gestion manuelle des contrats par la technologie ?

Pour relever ces défis, les organisations devraient envisager :

• Adopter un logiciel de gestion des contrats : Automatiser les flux de travail, réduire les erreurs et améliorer la visibilité.
• Créer un processus clair de gestion des contrats : Veiller à ce que l’entreprise suive un processus contrôlé et sécurisé afin de réduire les risques de non-conformité.
• Réaliser des audits réguliers du processus de passation des marchés : Permet d’identifier et de rectifier rapidement les problèmes

Une gestion efficace des contrats permet non seulement d’atténuer les risques, mais aussi de contribuer à l’efficacité opérationnelle et à la réduction des coûts. En investissant dans des solutions modernes, les entreprises peuvent responsabiliser leurs équipes, conclure des contrats plus rapidement et créer un processus contractuel plus fiable.

Principaux enseignements

• La gestion manuelle des contrats est source d’inefficacité et augmente le risque d’erreurs coûteuses.
• Des cas concrets démontrent les graves conséquences financières et de réputation d’une mauvaise surveillance des contrats.
• La mise en œuvre de solutions automatisées de gestion des contrats renforce la conformité, réduit les risques et améliore l’efficacité opérationnelle.
• De petits changements progressifs dans votre processus de gestion des contrats peuvent conduire à des avantages significatifs à long terme.

Prendre des mesures dès aujourd’hui pour moderniser vos flux de travail contractuels peut vous épargner les coûts cachés de l’inefficacité tout en vous aidant à acquérir un avantage concurrentiel sur le marché. Ne laissez pas la gestion manuelle des contrats vous ralentir.