Siden de fleste dokumenter i dag lagres og deles elektronisk, er det avgjørende å sikre integriteten til disse filene. Det er her digitale sertifikater kommer inn i bildet – spesielt sertifikat for digital signatur. Med et sertifikat for digital signatur kan du signere digitale dokumenter på en sikker og effektiv måte, og dermed sikre dokumentenes autentisitet.
I dette innlegget vil vi svare på alle spørsmålene dine om sertifikat for digital signatur, hva de er og hvordan du skaffer deg et.
Forståelse av digitale signatursertifikater
En digital signatur er enkelt sagt en elektronisk versjon av en fysisk signatur.
Et sertifikat for digital signatur er et elektronisk dokument som beviser underskriverens identitet. Hvis du signerer en kontrakt med en digital signatur, sikrer det dokumentets integritet. I tillegg kan hvem som helst verifisere det, noe som gir et ekstra sikkerhetslag. Signaturen utstedes av en betrodd tredjeparts sertifiseringsinstans (CA) etter å ha verifisert begjæringens identitet. Denne er unik for hver enkelt person eller organisasjon og inneholder opplysninger som navn, e-postadresse og offentlig nøkkel.
Et sertifikat for digital signatur skaper en digital identitet, et elektronisk pass som autentiserer underskriveren. Som en juridisk anerkjent form for ID gir et sertifikat for digital signatur deg trygghet når du utveksler dokumenter online.
Hvorfor sertifikat for digital signatur er viktige
Vi kan ikke få understreket viktigheten av sertifikat for digital signatur nok. De tilbyr:
- Høyere sikkerhet: Sertifikat for digital signatur er sikrere enn håndskrevne signaturer, med mindre sjanse for forfalskning eller manipulering. Dedikerte e-signaturløsninger er nøkkelen til sikkerhet og hastighet i elektroniske transaksjoner. Den elektroniske prosessen bruker avanserte krypteringsalgoritmer for å sikre konfidensialiteten og integriteten til de signerte dataene. Selv om det digitale dokumentet blir fanget opp under overføringen, kan det ikke endres uten at det blir oppdaget. Digitale signaturer er dessuten unike for hver enkelt underskriver, slik at det er umulig å forfalske eller kopiere dem.
- Juridisk gyldighet: I mange land har digitale signaturer samme juridiske gyldighet som fysiske signaturer og kan godtas i retten. I USA gir loven om elektroniske signaturer i global og nasjonal handel (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) et juridisk rammeverk for elektroniske signaturer, slik at de er gyldige og kan håndheves. I EU fastsetter eIDAS-forordningen standarder for elektronisk identifikasjon og tillitstjenester, inkludert digitale signaturer. Merk at dette varierer fra land til land og mellom ulike signaturtyper.
- Forbedret effektivitet: Ved å eliminere fysisk tilstedeværelse og papirarbeid får e-signaturløsninger med funksjonalitet for sertifikat for digital signatur raskere prosesserbare, og du sparer tid og ressurser som ellers ville gått bort i å skrive ut og sende fysiske dokumenter. Dette er svært nyttig for selskaper som har flere lokasjoner, slik at de kan utveksle dokumenter raskt og problemfritt.
- Global aksept: Digitale signaturer er anerkjent og akseptert globalt, noe som er nyttig for internasjonal utveksling av digitalt signerte kontrakter mellom enkeltpersoner, organisasjoner og myndigheter.
En kort kommentar i digitale signaturer og elektroniske signaturer
Begrepene «digital signatur» og «elektronisk signatur» høres kanskje like ut, men de er ikke det samme. En elektronisk signatur er et vidt begrep som betyr en hvilken som helst elektronisk måte å indikere aksept av en avtale eller et dokument på. Det kan være så enkelt som å klikke på en «Jeg godtar»-knapp eller skrive inn navnet ditt på slutten av en e-post.
I motsetning til dette er en digital signatur en type elektronisk signatur som gir et høyere nivå av sikkerhet og identitetssikring. Digitale signaturer bruker et digitalt sertifikat utstedt av en betrodd sertifiseringsinstans (CA) for å autentisere underskriveren. Dette innebærer et par kryptografiske nøkler: en privat nøkkel som holdes hemmelig av underskriveren, og en offentlig nøkkel som deles med andre. Når et dokument signeres digitalt, skaper den private nøkkelen et unikt digitalt fingeravtrykk (eller hash) som krypteres og knyttes til dokumentet. Dette sikrer at dokumentet ikke har blitt endret, og verifiserer identiteten til den som signerer.
Kort sagt er alle digitale signaturer elektroniske signaturer, men ikke alle elektroniske signaturer er digitale signaturer. Digitale signaturer gir høyere sikkerhet og er basert i Public Key Infrastructure (PKI), så de egner seg for høyrisikotransaksjoner som krever streng identitetssikring.
Typer sertifikat for digital signatur
Før vi kommer til begjæringen av sertifikater for digital signatur, skal vi gi deg en oversikt over hvilke typer sertifikater som er tilgjengelige.
Klasse 1
Klasse 1-sertifikater brukes primært til å sikre e-postkommunikasjon. De validerer e-postadressen til innehaveren, slik at e-postene som sendes og mottas av dem, er sikre og manipulasjonssikre.
Klasse 2
Klasse 2-sertifikater gir større sikkerhet og brukes til signering av dokumenter i forbindelse med online-transaksjoner og selskaper som gjør forretninger over Internett. Begjæringens identitet verifiseres mot et offentlig utstedt identitetsbevis.
Klasse 3
Klasse 3-sertifikater gir det høyeste sikkerhetsnivået og brukes til signering av dokumenter i juridisk bindende begjæringer som krever bekreftet autentisitet. Begjæringens identitet verifiseres fysisk før sertifikatet utstedes.
Krav for å få et sertifikat for digital signatur
Nødvendige dokumenter
Når du søker om et digitalt signatursertifikat for signering av dokumenter, må du sende inn identitetsbevis, adressebevis og andre støttedokumenter i henhold til sertifiseringsmyndighetens krav.
Tekniske krav
Du må også sørge for at du oppfyller de tekniske kravene for å få et sertifikat for digital signatur. Dette innebærer blant annet at du må ha en gyldig e-postadresse, en datamaskin med internettilgang og kompatibel programvare for å installere og bruke sertifikatet.
Hvordan få et sertifikat for digital signatur
A Qualified Electronic Signature (QES) is the highest level of electronic signature under the eIDAS framework. As such, it requires strict identity verification and is equivalent to a handwritten signature under EU law, so it’s required for high-value and regulated agreements. Once you have your digital signature certificate, you can begin with your secure and efficient digital document signing.
Velg en sertifikatutsteder (CA)
Det første steget er å velge en klarert sertifiseringsinstans (CA) som er anerkjent av mottakerne av signeringsdokumentene dine. Se etter sertifiseringsinstanser som tilbyr flere sertifikatalternativer som passer til dine behov.
Gjør undersøkelser og les gjennomganger for å ta en informert beslutning om hvilken sertifiseringsinstans som passer best for deg.
Fyll ut søknadsskjemaet
Når du har valgt en sertifikatutsteder (CA), må du nøye fylle ut deres søknadsskjema med personlig informasjon, kontaktopplysninger og annen nødvendig informasjon i henhold til deres krav.
Avvent verifisering
Etter at du har sendt inn søknaden din, vil CA starte verifiseringsprosessen. Dette innebærer å bekrefte identiteten din og verifisere dokumentene du har sendt inn. Prosessen (og varigheten) kan variere avhengig av CA og typen sertifikat du søker om.
Svar på eventuelle forespørsler om tilleggsinformasjon eller avklaringer i denne fasen for å unngå forsinkelser i utstedelsen av ditt digitale signatursertifikat.
Bruke ditt digitale signatursertifikat
Nå som du har sertifikatet for digital signatur, skal vi lære hvordan du bruker det.
Installer sertifikatet for digital signatur
Installasjonsprosessen for det digitale signatursertifikatet kan variere i forhold til programvaren og operativsystemet ditt. Vanligvis importerer eller installerer du det digitale sertifikatet i programvaren for digital signering i henhold til instruksjonene som følger med.
Når du har installert den, kan du bruke sertifikatet for digital signatur til å signere dokumenter sikkert og effektivt digitalt.
Sjekk programvaredokumentasjonen eller støtteressursene for mer informasjon i installasjonen av det digitale signatursertifikatet.
Les også: Hvordan lage en sikker digital signatur?
Gratis kontraktsmaler i Oneflow
Hvordan du bruker sertifikatet for digital signatur til å signere dokumenter
Når du har installert sertifikatet for digital signatur, kan du begynne å signere digitale dokumenter. De fleste programvarer har et enkelt og brukervennlig grensesnitt for å signere filer digitalt. Følg instruksjonene i skjermbildet for å signere dokumenter digitalt på en sikker og effektiv måte.
Åpne dokumentet du vil signere, velg alternativet for å signere digitalt, og velg sertifikatet for den digitale signaturen din. Følg deretter instruksjonene i skjermbildet for å bruke signaturen din på filen.
Nå er du ferdig! Du har ditt digitale signatursertifikat. Autentisiteten, integriteten og den juridiske bindingen til de digitale dokumentene dine er sikret. Gå digitalt!
Sikre kontraktene dine med digitale signatursertifikater og elektroniske segl
Å sikre identiteten til hver enkelt motpart er et viktig aspekt ved kontraktshåndtering, og digitale signatursertifikater er en bra måte å oppnå dette på. Men hva om du ønsker å beskytte dokumentet mot å bli tuklet med etter signeringen? Heldigvis har Oneflow en måte å gjøre dette på.
Plattformen vår støtter interne forseglingsfunksjoner som gjør det enkelt for brukerne å validere kontraktene sine. Nedlasting og kontroll av dokumentet tar bare noen få, enkle steg:
- Gå til Dokumenter og åpne dokumentet ditt (hvis du er eier), eller bare åpne filen du har mottatt (hvis du er en motpart).
- Gå til Flere alternativer, og klikk på Last ned som PDF.
- Åpne filen i Adobe Reader.
- Et signert og forseglet dokument skal ha en blå strek øverst med en «Signert og alle signaturer er gyldige»-klausul.
- Klikk i signaturpanelet for å vise tilleggsinformasjon.
- Du kan også gjennomgå kontraktens revisjonsspor ved å klikke i vedlegg.
Oneflows elektroniske forsegling er bare én av de mange fordelene plattformen kan tilby. La oss ta en nærmere titt på plattformen.
Oneflow – et kraftig verktøy for digitale signeringsbehov
I tillegg til støtte for elektroniske segl, tilbyr Oneflow mange kraftige funksjoner – inkludert nyttige funksjoner for automatisering og kontraktshåndtering:
- Oneflow AI for kontraktsarbeid – Bruk AI i kontraktsarbeidet for å importere flere kontrakter til Oneflow samtidig, enkelt søke i hele databasen og gjennomgå dokumenter for feil og problemer med compliance.
- Workspaces and collaboration – Streamline your contract workflows to improve collaboration with features such as branded workspaces, video screen recordings, audit trails, comments, configurable triggers and access rules.
- Dynamic templates – Access free, customizable templates to create various popular contract types much faster or create your own custom templates for future use.
Dynamiske maler – Få tilgang til gratis, tilpassbare maler for å skape ulike populære kontraktsmaler mye raskere, eller lag dine egne tilpassede maler for fremtidig bruk. - Sporing av signeringsprosesser – Overvåk hvem som signerer dokumentene dine og når de er signert via Oneflow.
- Administrasjon – Bruk funksjoner som påminnelser, varsler og roller for å forbedre kontraktshåndteringen og regulere dokumenttilgangen.
- Analyse – Følg med på nøkkeltall og engasjementsdata (besøkstall, åpningsfrekvens osv.) for å sikre at de prosesserbare avtalene dine jobber så godt som mulig.
- Integrasjoner – Bruk Oneflows integrasjoner til å koble til verktøy som HubSpot, Teatailor eller Salesforce og tilpasse plattformen etter eget ønske.
Konklusjon
Digitale signatursertifikater og elektroniske segl er effektive verktøy for å bygge tillit og åpenhet mellom motparter, noe som gjør dem til et viktig aspekt ved den daglige kontraktshåndteringen.
Hvis du bruker Oneflow kontraktshåndtering, får du mange ekstra fordeler i tillegg til dette økte validitetsnivået. Løsningen tilbyr flere ulike signeringsmetoder for håndtering av eksterne elektroniske signaturer, funksjoner for kontraktsautomatisering, samarbeidsverktøy og AI-funksjoner som gjør det mye enklere å importere og gjennomgå kontrakter. Det er også enkelt å integrere med andre systemer.
Vil du sjekke ut Oneflow? Prøv det i dag med vår 14-dagers gratis prøveperiode!
Ofte stilte spørsmål
Hvordan får man et digitalt signatursertifikat?
Du må velge en sertifiseringsinstans for digitale signatursertifikater (CA) og søke via et skjema. Etter verifisering – som krever at du sender inn dokumenter som ID for å bevise identiteten din – får du sertifikatet ditt.
Hva er et digitalt signatursertifikat?
Et digitalt signatursertifikat utstedes av en betrodd tredjepartsautoritet som verifiserer alle nødvendige detaljer (navn, adresse osv.) om motpartens identitet. Det er nyttig i prosessen med signering av digitale dokumenter.
Hvordan mye koster DSC?
Prisen avhenger blant annet i av hvilken CA som velges, gyldighetsperiode og sertifikatets klasse.
Hvordan skaper jeg min digitale signatur?
Oneflow lar deg enkelt skape din digitale signatur. Vi tilbyr flere elektroniske ID-er som du kan aktivere for å kunne signere dokumenter digitalt og sikkert med bare noen få klikk.
